合規工具太多，哪一款最適合您呢？
合規工具－魔術還是陷阱？
作為合規官或人力資源經理，您需要製定合規計畫的框架、實施、培訓、評估、獲取回饋、分析回饋，並向管理團隊提供數據驅動的建議和行動計畫和董事會。您發現問題、改善文化、降低風險並幫助您的公司將風險從紅色變為綠色。
您可能是透過手動仔細研究電子表格、瘋狂地查找文件、與部門領導交談並最終發現並解決問題來開始合規管理的。但不久之後您可能會發現手動管理和監控整個合規計畫很困難。從那時起，您開始尋找「合規工具」來節省您的時間並幫助您準確評估計劃的績效。
但合規工具真的能達到您想要的效果嗎？這軟件 您多年來購買的一系列任務可能無法很好地協同工作。您想要的只是減少管理任務並更輕鬆地跟踪，以便您能夠了解全局；事實上，你所擁有的是一堆不同的工具，它們造成了被困資訊的孤島，使你無法獲得解決問題所需的洞察力。你只想有一個「信鴿」來減輕你的負擔，但你卻買了一輛笨重的汽車，引擎和齒輪都很複雜——現在你需要學習如何使用搬運工。
如果您有這種感覺，那麼您並不是唯一一個。雖然這些工具的目的是解決問題，但它們實際上最終會帶來更多的工作。
大牌的陷阱
我們知道合規計畫並不是「一刀切」的事。儘管總體目標可能是共同的並且框架是標準化的，但每個組織都有自己的一系列問題，並且規則和決策也不盡相同。僅僅因為一種工具擁有最大的市場份額並不意味著它對您和您的公司來說是最好的 - 相反，它實際上可能對您來說是最糟糕的選擇。讓我解釋一下原因。
- 擁有「最大的市場份額」意味著設計解決方案的公司已經擁有無數需要考慮的現有客戶。他們的開發隊列中的眾多請求將優先於您的新請求。舊工具很可能是根據客戶要求構建的，無論該工具聲稱如何可自訂和可配置，您最終都會得到與您的需求無關或未優化的功能。
- 「老而好」的規則並不適用於技術領域。科技是發展最快的產業，新的編碼語言不斷湧現，每週都會出現新的技能和規範。如果一項技術產品是 15 年前開發的，它可能使用的是市場不再推薦的過時技術。程式開發得越多，改變堆疊和適應新技術就越困難，因此「舊程式」可能需要妥協並有限制。
- 如果供應商透過合併或收購獲得了市場份額，那麼他們的解決方案不太可能無縫整合——將不同的工具合併為一個需要大量的時間和精力，而且遷移會帶來風險。因此，雖然他們的提議可能看起來像是他們提供一種解決方案，但實際上每個工具都將是同一品牌下的單獨解決方案。
科技工具的黃金法則：越簡單越好
您希望在一個地方推出合規政策和計劃、培訓、溝通、獲取回饋，然後追蹤和記錄所有內容。
讓我們考慮一下要實現這一目標您真正需要什麼。
雙向溝通平台，可以在任何地方、在他們方便的時間接觸到您的受眾
顯然，溝通是合規計畫中最重要的部分。為了成功溝通，您需要能夠隨時透過員工最熟悉的設備與他們聯繫。理想情況下，您還能夠將受眾範圍擴大到員工之外。如果您考慮其他利害關係人，包括第三方供應商、經銷商、供應商和董事會，您可以涵蓋更大的計劃範圍。空間和連接需要個人化（不像門戶網站或合規網站）、互動式和安全，並應盡可能允許匿名（因為我們知道，如果可以保持匿名，更高比例的人更有可能參與）。
能夠執行從發佈到回饋的合規計畫的表單或調查產生器
假設您必須在大流行期間發布修訂後的在家工作政策，包括有關疫苗接種和返回辦公室時戴口罩的強制性更新。更新政策後，您需要將其發送給所有員工以供閱讀並簽署。您還想透過向他們發送測試或調查來檢查他們的意識。之後，您想了解新的政策和規則是否被接受，並獲得一些回饋和改進的想法。
或者您想向所有人發出關於揭露利益衝突的提醒，包括更新的禮品政策和申請表，以便他們可以輕鬆取得。
如果您想發送年度道德與合規調查，以便分析當前的直言文化和態度，並計劃應加強哪些方面來改善這種文化，該怎麼辦？
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選擇適合您的解決方案合作夥伴
習慣一個平台需要時間和金錢，因此選擇合適的平台非常重要。許多公司通常會根據已經建立的產品來選擇供應商。這可能看起來更方便，好像它可能適合您當前的需求，但您會根據過去而不是前瞻性地做出決定。面向未來開發的技術解決方案會更好，您不想受困於老式技術或概念。
但未來尚未確定，那麼在為當前解決方案選擇合適的供應商時需要考慮什麼？
供應商是否擁有一支能夠足夠快地行動並考慮您的意見的團隊？
在這裡，更大的公司不一定更強大，因為只有透過最小化利害關係人才能實現敏捷。您需要一個專門的客戶服務團隊來滿足您的需求並為您升級和跟進。
供應商的主要市場規模與貴公司相似嗎？
儘管最終目標是相同的，但根據每個使用者的情況，技術解決方案的設計可能會大不相同。如果工具是針對您的特定用例而設計的，那麼工具將發揮最佳作用。應採取一種非常不同的方法來為一個或幾個團隊而不是 100 名團隊成員設計工具。針對大型組織進行最佳化的工具將在權限、權限和協作等方面具有更多層次，佔用大量開發時間，但會給中小型團隊留下額外不必要的路線和配置。對可配置性或靈活性的一般承諾無法涵蓋所有用例，因此任何工具的設計都必須考慮到您的特定用例，這一點很重要。市場規模與您公司的市場規模相似的供應商更有可能按照您需要的規模進行思考。
供應商是否致力於新技術，包括資料探勘和人工智慧？
請您的內部 IT 團隊檢查和審查任何潛在供應商的技術。確定供應商是否使用尖端的現代技術或老式堆疊可以為您提供有關他們的承諾和技術狀態的證據。
該方法是否提供了一系列零散的解決方案或適應性強且可以執行各種任務的簡單工具？
令人驚訝的是，許多作為單一工具銷售的合規解決方案實際上為每個部分提供了單獨的應用程式。通常，最強大、最有用的工具其實是最簡單的。工具越全面，配置就越複雜。更實用、更有效率的方法是在短短幾分鐘內將佔用 80% 時間的任務自動化，然後繼續手動完成其餘 20%，而不是花費數週、數月甚至數年時間嘗試配置整個流程。
簡單的答案：工具是提供幫助，而不是引導
如果行動計劃不符合目的並且您預計它會在某個時候崩潰，您不會建議您的管理團隊或董事會成員制定合規計劃。那麼，為什麼您會選擇一個不支持您的特定需求的解決方案，而只是一廂情願地認為它會起作用呢？
