起草清晰網站合規聲明的 15 個想法

世界各地的政府都在監管商業。有些法規有詳細記錄且非常明確——它們具有明確的義務，並且要么滿足或不滿足合規性。在這些較簡單的監管情況下，政府會設立監管機構來遵守要求，並至少在理論上監管合規性。在其他情況下，除了標準後備機構之外沒有監管機構：政府檢察部門，它可能會也可能不會根據自己的重點、工作量和能力來監管這些問題。我們在英國和澳洲等國家看到了第二類立法，即使有一個「監管者」正在監督一項立法，初級起訴仍由檢察部門負責。這有時意味著未能達到合規性不會被起訴。

越來越普遍的是，政府試圖使用「軟監管」來監管領域，其中法律更類似於有義務報告合規情況的政策。政府實際上並不規範法律，也不會積極起訴違規行為。相反，它將起草法律，以便“每個人都可以輕鬆報告合規情況”，然後將識別不合規公司的工作交給媒體和社區。我們已經在以下領域看到了這一點可持续性 和人口販運法，其中包括要求公司發布年度報告，解釋其遵守規定法律的情況。

不幸的是，基於「在您的網站上報告」的合規舉措實際上可能並不能真正推動真正的合規。基於網站的合規報告通常是雄心勃勃的——精心起草以表明“合規正在進行中”，並且對何時可以實現完全合規做出預測非常謹慎。有些只是一個段落，做了絕對最低限度的「勾選框」合規性。

有時，聰明的記者可能會發現報告中的弱點，並開始報道，從而導致某種形式的“媒體審判”，因此公司需要確保每份報告都清晰，並被媒體和社區（即主要負責人）理解。

對於任何想要起草此類聲明的人來說，以下是需要考慮的 15 件事。

1. 簡單英語

身為律師，我們往往會讓事情變得更複雜。最好的報告是由外行人為外行人撰寫的。讓您的行銷團隊以每個人都能理解的語言撰寫報告。雖然監管機構可能會閱讀它，但主要受眾將是媒體、客戶和潛在客戶以及社群。

3.用簡單的術語解釋業務，為人們提供背景信息

在許多情況下，您需要報告的特定法律可能並不真正直接適用於您的業務。現在您有機會以清晰的方式解釋您的業務：將其與法律活動聯繫起來並表明「這裡沒什麼可看的」。顯然，報告需要準確反映業務及其業務，但盡量用最簡單的術語來起草。

4. 將合規性融入您的價值觀和使命宣言

如果您希望遵守特定義務或法規，請將這種合規性融入您的價值觀、使命和 ESG 目標中。談談您對道德、誠信和標準的整體態度，然後將這個主題作為其中的一部分進行討論。您想要傳達的訊息是，這是您的整體計劃的一部分，旨在成為一家具有強大 ESG 價值觀的高度誠信的公司。傳達的訊息不應該是「我們提供的資訊盡可能少，以滿足這項要求，而且我們需要寫這麼多，這讓我們很惱火」。

5. 不要只是總結你的政策

許多公司認為，列出他們對此問題有政策的事實應該符合大多數法律的要求。這就像列出一項關於人口販運的政策並說“我們有一項政策，一切都很好，這裡沒什麼可看的！”我們都知道，遵守人口販運或現代奴隸制等主題需要全面的合規計劃，最好遵循 ISO 37003 等公認的合規框架。

6. 談論團隊

成功的報告包括有關將計劃或舉措整合在一起的團隊的詳細信息，包括外部利益相關者。這表明這些問題是真實存在的，它們正在由真實的人積極管理，並且這些舉措有一個「所有者」。

7. 簡單地解釋法律義務

並不是每個人都知道法律的義務。事實上，人們可能期望這些法律比實際情況要廣泛得多。您的一些利害關係人可能需要了解法律中包含的內容，以便為您的報告提供一些觀點。

8. 專注於風險評估並解釋該問題如何影響您的公司

重要的是要表明您已經對每個問題及其如何適用於您的公司進行了可靠的風險評估。例如，一家只與某些大型且非常有限的供應商打交道的銀行，其供應鏈中的人口販運風險相當低。明確哪些領域是低風險領域，以便讀者了解為什麼您不會在這些風險領域上花費大量時間。同樣，重要的是要表明哪些風險較高，並明確您在這些領域正在做什麼。當有人（一定會有人）說你未能解決風險時，你的風險評估就是你的辯護。重要的是要展示您進行風險評估的方式、您認為的風險以及您如何對它們進行排名。同樣重要的是要表明風險評估至少每年進行一次，並且如果情況發生變化則重新考慮問題。

10. 討論您已採取的步驟

人們希望看到進步。他們希望看到這不是一個「勾選框」的練習，而是在滿足監管合規要求方面有真正的吸引力。不要害怕舉例說明您在風險評估後採取的行動。確保描述您正在採取的具體步驟，而不是僅僅提供寬泛的答案，例如「我們將對供應商進行盡職調查」或「我們將在與供應商的合約中包含條款」。

11. 分享時間表和「從優秀到卓越」的訊息

就像大多數事情一樣，合規性是一項漸進的舉措。誠實地對待這一點，並展示您認為做得好的方面以及您已經做得很好的方面。 「從優秀到卓越」的概念是一條老生常談的道路，並且為大多數人所理解。你並不是說事情很糟糕，而是承認你還有改進的空間——承認失敗和利用改進之間有一條微妙的界線。

12. 透過審核結果證明觀察結果

最令人印象深刻的報告顯然遵循合規框架，該框架需要監控和測試現有的控制措施。人們希望看到你所說的你正在做的事情確實有效。說您與供應商就人口販運問題簽訂了合約語言，這很好，但請提供一些數字，例如「對我們合約的例行審查強調，截至2021 年6 月，86% 的合約包含該語言，我們計劃到 2021 年底達到 95%。這表示您正在追蹤、檢查和驗證您所說的正在採取的步驟。另一個例子可能與審計有關：「今年我們審計了八家主要供應商，審查了他們的系統和合規計劃，並與他們的高階主管會面。大多數審計都非常成功，參與度很高，補救事項已記錄在案，並列入後續時間表。

13. 包括顯示關鍵領域同比變化的圖表

年度報告很棒，但如果能顯示年份之間的差異就更好了。關鍵指標有改善嗎？顯示同比變化的關鍵指標圖表將易於理解，並將為讀者提供巨大的價值。

14.納入合規報告的詳細信息

包括有關舉報人和調查的報告，如果可能的話，顯示結果。雖然如果調查正在進行，這可能有點困難，但您願意展示差距或問題這一事實是您的計劃正在發揮作用的有力指標。

15. 談來年的重點領域

提供面向未來的聲明，以表明該報告只是整個合規計畫的快照，並且您正在不斷投資以履行和改進義務的合規性。展望未來並為重點領域提供方向是一個好的開始。