我是管理檢舉計畫的合適人選嗎？
如果您負責管理公司的舉報計劃，那麼您的手頭上有很多事情要做。到目前為止，您可能知道這不僅僅是擁有一塊軟件 安裝並存取一個案例管理器，該管理器追蹤透過該系統提交的報告：它是在公司治理機構及其管理層的指導和支持下管理一個全面的舉報計劃。
這類專案的管理者常常不知道該做什麼或該關注什麼。他們通常只是遵循自己的直覺並制定自己的優先順序。再加上沒有關於舉報專案經理應具備哪些素質的正式建議，許多人都患有冒名頂替綜合症，想知道自己是否是這項工作的合適人選。
不過，有個好消息：我們有正式的指導方針，可以比較我們的舉報計劃並測試它們是否擁有合適的資源。
使用 ISO 檢舉指南
2021年底，國際標準化組織（ISO）正式頒布了國際標準ISO 37002－舉報管理系統－指南（ISO檢舉指南）。 ISO 檢舉指南現已發布，您只需支付少量費用即可從您所在國家/地區的ISO 網站取得一份副本。
ISO 舉報指南是針對營運舉報管理系統的公司的第一份綜合指南。該指南為各組織建立基於信任、公正和保護原則的舉報管理系統提供了建議。這些指南具有適應性，其使用將根據組織活動的規模、性質、複雜性和管轄權而變化。遵循 ISO 舉報指南可以幫助組織改善其現有的舉報政策和程序，或遵守適用的舉報立法。
ISO 檢舉指南對檢舉計畫的管理有何規定？
ISO 舉報指南明確規定了負責舉報計畫的個人（或團體）實際上需要做什麼。
該準則規定，管理該計劃的人員有責任和權力：
- 舉報管理制度的設計、實施、運作和完善
- 確保舉報管理系統的設計和資源配置能夠確保對報告和損害風險進行全面評估，並對報告進行公正和及時的調查以及保護和支持安排
- 確保組織內盡可能獨立履行調查和保護職能（即由不同人員或地區提供），同時認識到每項職能均可分配給現有職能
- 就舉報管理制度以及與舉報不當行為有關的問題提供建議和指導
- 有計劃和臨時地向理事機構、最高管理層和其他相關職能部門（如合規職能部門）報告舉報管理系統的績效。
舉報管理職能（ISO 舉報指南所稱的舉報計畫管理團隊）應配備充足的資源，並配備具有適當「能力、誠信、權威和獨立性」的人員。這應包括「根據需要直接、不受限制地獲取足夠的資源，以確保舉報管理系統及其流程的公正性、完整性和透明度」。舉報管理職能也應「能夠直接、不受限制和保密地接觸高階管理人員和理事機構」。
我可以委託這一切嗎？
根據 ISO 舉報指南，簡短的答案是肯定的，您可以委派上述部分職責。沒有專門負責舉報職能的人員的組織除了履行其他職責外，還可以指定一名或多名人員履行該職責，只要不存在利益衝突、信任或公正問題。
ISO 檢舉指南還要求您確定建立、實施、維護和持續改善舉報管理系統以及實現其目標所需的資源。指南稱，這些資源可能包括但不限於財務和人力資源、IT 解決方案、專業技能、組織基礎設施、調查人員、有關舉報的當代參考材料、法律專業知識以及專業發展和培訓。這些資源可以是內部提供的，也可以是外部取得的。
對於管理該職能的人員是否有某些最低要求？
ISO 檢舉指南沒有規定舉報職能經理的最低要求或能力，建議組織應該定義自己的要求或能力。
該指南指出，組織應該：
- 確定在其控制下從事影響舉報管理系統及其績效和營運工作的人員的必要能力；
- 確保這些人員是基於適當的教育、訓練或經驗而具備能力；
- 確保相關人員能夠以適當程度的公正性進行工作；
- 在適用的情況下，採取行動以獲得必要的能力，並評估所採取行動的有效性。
作為 ISO 的建議，也有明確的義務保存適當的文件作為能力的證據。
ISO 舉報指南還要求負責進行保護、支持和調查相關活動的人員表現出可信度、情緒智商、外交能力、公正性、正直、領導力、保密性和合理判斷力。
ISO 舉報指南概述了舉報職能經理的最佳實踐和特徵，將真正幫助管理舉報計畫的人員獲得信心。如果您的舉報計劃在所有方面都符合 ISO 準則，那麼您就擁有了一個符合最佳國際標準的領先系統，並且您應該感到非常放心，它適合您的目的。
該準則也強化了這樣的訊息：公司的領導階層和管理階層必須大力支持舉報計畫及其經理。如果缺乏這種支持，整個計劃就會陷入危險。
使用 ISO 舉報指南作為手冊對每家公司來說都是一個巨大的優勢，因此我們強烈鼓勵管理舉報計劃的人員採用這些指南。
如果您有興趣從頭開始建立您的計劃，並獲得有關 ISO 舉報指南的諮詢建議，請與我們聯絡。
