貴公司是否參與了檢舉計畫？
您如何知道您的領導階層和管理階層是否已接受公司的舉報計畫？領導者總是說他們支持這項舉措，他們偶爾會透過提醒電子郵件提供使用舉報系統的支持，但這足夠嗎？他們該做什麼？圍繞領導力和管理支援的最佳實踐是什麼？
到目前為止，很少有指導方針能夠真正幫助公司了解他們從領導層和管理層獲得的支持是否足夠。好消息是，現在我們有了一個標準，可以比較舉報計劃並測試我們是否擁有公司的正確資源和支援。
使用 ISO 檢舉指南
2021年，國際標準化組織（ISO）正式頒布國際標準ISO 37002－檢舉管理系統－指南（ISO檢舉指南）。 ISO 舉報指南是針對營運舉報管理系統的公司的第一份綜合指南。如果您的舉報計劃在所有方面都符合 ISO 準則，那麼您就擁有了一個符合最佳國際標準的領先系統，並且您應該感到非常放心，它適合您的目的。
ISO 舉報指南為組織提供基於信任、公正和保護原則建立舉報管理系統的建議。這些指南具有適應性，其使用將根據組織活動的規模、性質、複雜性和管轄權而變化。
遵循指南可以幫助組織改善其現有的舉報政策和程序，或遵守適用的舉報立法。
ISO 檢舉指南對「領導力」承諾有何規定？
該指南有兩個重要部分討論了領導和管理的角色。他們表示，治理機構（指具有策略性並負責廣泛風險管理監督的董事會或組織最高層）應採取以下行動：
- 設定有效的舉報管理系統的目標，並監督高階管理人員在這些方面的情況
- 批准組織的舉報政策並傳達有關其存在、重要性和用途的明確訊息
- 透過接受政策和舉報管理制度來證明這項承諾
- 按計劃的時間間隔，接收和審查有關組織舉報管理系統的內容和運作的信息
- 確保分配和分配舉報管理系統有效運作所需的充足和適當的資源
- 對組織舉報管理系統的實施、完整性和改進進行充分監督。
大多數人可以表明他們的董事會已批准該計劃並定期收到有關該計劃的最新信息，並且在大多數情況下，董事會會對該計劃進行一些監督。但對於合規團隊來說，用清晰的文件（例如會議記錄）「證明」這些要素非常重要。
許多計劃可能存在差距的地方是理事會為計劃設定目標，並確保為該計劃分配了足夠的資源。這些目標很重要，因為它們真正設定了計劃要實現的標準和目標，並構成了確定計劃是否「成功」實現這些目標的基礎。讓董事會確保為舉報系統提供足夠和適當的資源是一項出色的舉措——沒有什麼比在資源方面有董事會支持你更好的了。如果管理階層將預算削減到不允許你運行「有效的舉報管理系統」的水平，那麼就拿出「董事會和領導層」卡。僅此一點就足以成為按照 ISO 舉報指南進行操作的充分理由。
ISO 檢舉指南對高階主管有何規定？
該指南還詳細介紹了高階管理人員的角色。最高管理層應透過以下方式展現對舉報管理系統的領導和承諾：
- 確保制定舉報政策和舉報管理體系目標並與組織的價值觀、目標和策略方向一致
- 批准組織的舉報政策
- 確保舉報管理系統的可訪問性並鼓勵其使用
- 確保將舉報管理體係要求納入組織的業務流程，包括管理體系
- 確保舉報管理系統所需的資源可用、充足、適當並部署
- 傳達有效舉報管理和遵守組織既定舉報管理體係要求的重要性
- 內部和外部溝通舉報政策
- 確保檢舉管理系統達到預期結果
- 指導和支援人員為舉報管理系統的有效性做出貢獻
- 促進持續改進
- 支持其他相關角色展現其在其職責範圍內的領導力
- 致力於、促進和實踐組織內的暢所欲言/傾聽文化，例如積極參與相關員工培訓課程，並在他們同意的情況下公開讚揚組織的舉報人
- 確保舉報人和其他相關人員不會因舉報而受到組織的損害
- 按計劃的時間間隔，接收和審查有關舉報管理系統的運作和績效的報告
- 確保對使用該系統舉報的事項進行公正的調查，無論舉報人的身份、舉報的主題以及所查明問題的影響如何。
這是高階主管的非常詳盡的行動清單。如果您剛開始並第一次應用這套準則，可能需要一些時間讓高階主管了解這些要素中的每一個，以真正確保它們得到承諾。高階管理人員當然有明確的義務，以確保該計劃有效、可用、為每個人所知，並得到審查和改進。透過在組織中發展直言不諱的文化，管理階層也真正注重「言行一致」。
ISO 檢舉指南繼續明確規定，最高管理層應賦予舉報管理職能職責和權力，以確保舉報管理系統符合 ISO 舉報指南的建議，並向理事機構報告系統的績效和最高管理層。舉報管理職能的角色和義務將在另一篇文章中詳細討論。
如上所述，最高管理階層可以將部分或全部舉報管理職能指派給組織外部的人員。如果發生這種情況，管理階層需要確保組織內的人員對這些外部各方負有責任和權力。
那麼，您如何知道您的領導階層和管理層是否已接受公司的舉報計劃？ ISO 檢舉指南為確定理事機構和最高管理層是否正在做他們應該做的事情提供了一個很好的基準。
請記住，與 ISO 制定的標準一樣，僅說明某人做了某事是不夠的 - 您需要能夠證明這一點。您需要成為專家，思考哪些證據可以證明上述活動，並追蹤這些證據，以便隨時準備接受審計。
如何了解更多
ISO 檢舉指南現可從各國的 ISO 商店購買。請查看ISO 網站以了解更多詳細資訊。
如果您有興趣從頭開始建立您的計劃或需要有關 ISO 舉報指南的諮詢建議，請在此處聯絡我們。
