Dénonciation : Réimaginez votre hotline de conformité

Les entreprises qui disposent de lignes d'assistance téléphonique pour la dénonciation ou la conformité doivent envisager leurs systèmes différemment. À l'adresse Speeki, nous aimons aussi voir les choses d'une manière un peu différente. Il s'agit notamment d'examiner les choses sous l'angle de l'ESG.

Bien que la définition de l'ESG soit en constante évolution, elle comprend trois grandes catégories : les risques environnementaux, les risques sociaux et les risques liés à la gouvernance. Ces trois catégories sont composées de nombreux domaines plus petits.

Le modèle de risque ESGSpeeki décrit ce que nous considérons comme étant ces petits domaines de risque :

La plupart des plaintes ou des signalements effectués par l'intermédiaire d'un système de dénonciation peuvent être liés d'une manière ou d'une autre à l'un de ces domaines de risque.

Pourquoi lier les rapports aux domaines de risque ?

La plupart des entreprises relient les rapports reçus à des catégories. Ces catégories peuvent être liées au type de risque (comme ci-dessus), à l'emplacement du rapport ou au groupe interne qui va enquêter. La catégorisation d'un problème est utile pour en assurer le suivi et pouvoir en tirer des informations.

La plupart des entreprises utilisent également ces catégories lorsqu'elles établissent des rapports sur les problèmes reçus à l'intention de la direction ou du comité d'audit, en présentant des graphiques qui ventilent les rapports reçus par région ou par domaine de risque. Cela donne une indication de l'origine de certains problèmes et du type de problèmes qui transitent par le système. Ces informations sont parfois utilisées par les équipes de conformité ou d'enquête comme un indicateur approximatif de l'émergence d'une tendance.

Speeki considère ces tendances ou indicateurs comme des "signaux" et encourage les entreprises à intensifier leur examen de ces signaux et à utiliser réellement ces données pour analyser la santé et le développement de leurs zones à risque. Cela peut faire partie du cadre ESG de l'entreprise.

Un signal est un élément d'information qui transmet une certaine forme d'information. Un rapport fait par le biais de Speeki Messaging (ce que nous appelons notre système de dénonciation en matière de conformité ou d'ESG) est plus qu'un simple rapport sur un événement ; c'est un signal qui, lorsqu'il est combiné à d'autres signaux, peut identifier une tendance, un indicateur avancé ou peut-être une dérive d'un problème particulier par rapport à sa norme. C'est cet élément qui, selon Speeki , est largement sous-estimé dans la plupart des programmes de conformité et d'ESG. S'il est bon, sur un tableau de bord, de classer un rapport dans un domaine de risque, il est plus utile de le considérer avec d'autres signaux pour tenter de dégager une tendance ou un indicateur de quelque chose de beaucoup plus important.

Nos cinq meilleures pratiques pour utiliser votre système de reporting comme un signal

1. Catégoriser

Il est essentiel de classer les rapports dans l'un des domaines de risque que vous avez dans votre cadre. Le modèle de risque ESGSpeeki fournit un ensemble de 19 domaines clés dans lesquels les rapports peuvent être classés. Cette classification permet de relier les questions entre plusieurs signaux et de visualiser un modèle plus holistique.

2. Être cohérent

Si vous avez l'intention de catégoriser les rapports, il est très important d'utiliser le même modèle de catégorisation dans l'ensemble de l'entreprise et de veiller à ce que toutes vos étiquettes soient cohérentes. Sans cela, il sera très difficile de rassembler les informations et de relier les signaux de manière significative. C'est la raison pour laquelle nous avons adopté le modèle de risque ESG ( Speeki ), qui nous a permis de comprendre ce que signifie l'ESG et comment il peut nous être utile.

3. Relier d'autres signaux

Une fois que l'on dispose d'un cadre commun pour cartographier les informations, il est important de commencer à élargir la quantité d'informations. La plateforme Speeki examine de multiples signaux : l'un d'eux est le système de rapport, mais d'autres peuvent être des conversations, des déclarations, des divulgations, des examens de programmes, des analyses de lacunes, des rapports d'enquête, des entretiens de sortie et des enquêtes. Tous ces signaux, ainsi qu'une multitude d'autres, peuvent être utilisés ensemble pour tirer des conclusions, des tendances et des dérives à partir de la position "de base" identifiée.

4. Penser au-delà de l'enquête

Lorsqu'un problème est signalé, il y a souvent une vague d'activité pour enquêter et aller au fond de l'accusation ou du rapport. C'est tout à fait normal et cela doit être une priorité. Cependant, tout en travaillant sur les questions spécifiques soulevées par le rapport, il est essentiel que vous vous concentriez également sur l'élaboration d'autres signaux qui peuvent être utilisés dans une évaluation plus large de la cause profonde du problème et de la manière dont il est lié à votre programme de risque. Il n'est pas toujours possible d'établir immédiatement la cause première d'un problème particulier, mais vous pouvez utiliser les données provenant d'autres signaux et des domaines de risque adjacents pour procéder à une évaluation de la cause première. Ce sont ces données supplémentaires qui vous permettent de commencer à voir les tendances et, en fin de compte, de prendre une décision éclairée non seulement sur la cause première, mais aussi sur le meilleur plan d'action pour empêcher que le problème ne se reproduise.

5. Utiliser l'expertise et la technologie pour identifier et prévoir les problèmes futurs

Il serait formidable qu'une technologie telle que la plate-forme Speeki puisse absorber toutes les données des signaux et prédire miraculeusement et avec précision le prochain numéro. C'est certainement la direction que prend Speeki , mais il n'est pas raisonnable de penser qu'un tel outil sera pleinement opérationnel d'ici quelques années au moins. L'impossibilité de disposer d'un modèle de prédiction parfait est davantage liée à la quantité de données nécessaires pour prédire les problèmes avec précision qu'à un problème technologique (la plupart des technologies existent déjà pour effectuer cette prédiction). En attendant, il s'agit d'obtenir des données correctes en activant de nombreux signaux dans de multiples domaines de risque et en classant ces données avec précision selon votre modèle de risque (dans notre cas, le modèle de risque ESG Speeki ). Une fois que les signaux produisent des informations, vous pouvez commencer à combler le manque de temps par l'expérience humaine, en tirant parti des connaissances et des compétences des experts en matière de risque et d'ESG pour examiner les données et commencer à tirer des conclusions.

Votre ligne d'alerte ou de conformité est plus qu'un simple mécanisme permettant à quelqu'un de déposer une plainte ou un rapport ; c'est un regard sur la santé en constante évolution de votre entreprise.

La capacité à collecter des données par le biais de signaux dans les principaux domaines de risque est essentielle pour prévoir et gérer les risques ESG dans l'ensemble de l'entreprise.

En s'appuyant sur la plateforme Speeki pour mettre en place des pratiques ESG solides, il est possible de transformer un rapport de dénonciation sur un problème discret en un signal qui indique une tendance à l'augmentation des risques, ce qui vous permet de prévoir et de gérer ces risques dans l'intérêt de votre entreprise et de ses parties prenantes.