L'essentiel pour les PME : Gestion des incidents et rapports de conformité

Pour les petites et moyennes entreprises qui débutent dans le domaine de l'ESG, de la conformité et de la gouvernance, il existe quelques incontournables. L'un d'entre eux est un système de dénonciation.

Obligatoire dans de nombreuses régions et de nombreux pays, au moins pour les sociétés cotées en bourse, un système de dénonciation est nécessaire dans toute entreprise, les régulateurs et les grandes entreprises s'attendant à ce que tous leurs fournisseurs disposent au moins d'un système de base. Ainsi, pour les fournisseurs des grandes entreprises ou les grandes entreprises elles-mêmes (qu'elles soient cotées en bourse, privées ou financées par des fonds d'investissement privés ou du capital-risque), il n'y a aucune excuse pour ne pas disposer d'un système de dénonciation fonctionnant efficacement selon les lignes directrices connues.

De nombreuses petites entreprises peuvent avoir mis en place des systèmes "de facto", tels que des adresses électroniques et des numéros de téléphone pour signaler des problèmes. Ces systèmes sont souvent mis en place pour répondre à une exigence d'un client, mais ils sont rarement utilisés et constituent donc une perte de temps et d'efforts. Ces systèmes sont voués à l'échec et ne seront jamais utilisés.

La bonne nouvelle est que, pour une somme relativement modeste, vous pouvez utiliser la technologie et des lignes directrices bien acceptées (publiées par l'ISO et connues sous le nom de 37002) pour mettre en œuvre un système de pointe en quelques semaines. Speeki est un leader dans l'élaboration et la mise en œuvre de systèmes et de technologies de dénonciation.

Il y a de nombreux avantages à disposer d'un système de conformité et de dénonciation plutôt que d'une simple adresse électronique ou d'un numéro de téléphone. Voici quelques-uns des facteurs les plus importants.

Sensibilisation précoce

Découvrir les problèmes

Amélioration de l'efficacité

Un système de rapports de conformité peut contribuer à rationaliser le processus de signalement des problèmes, en facilitant la soumission des rapports par les employés et le suivi et l'examen de ces rapports par la direction. Cela permet d'économiser du temps et des ressources, et d'encourager une résolution plus rapide des problèmes.

Précision accrue

Un système de rapports de conformité peut contribuer à garantir l'exactitude des rapports, puisqu'ils peuvent être saisis directement dans le système au lieu d'être rédigés par courrier électronique. Cela peut réduire le risque d'erreurs et d'omissions et faciliter le suivi de l'avancement des enquêtes.

Confidentialité renforcée

Un système de rapports de conformité peut contribuer à protéger la confidentialité des rapports, car ils sont stockés dans un système sécurisé auquel seuls les utilisateurs autorisés ont accès. Cela peut encourager les employés à signaler des problèmes sans crainte de représailles et protéger la vie privée des personnes impliquées dans les enquêtes. Les personnes peuvent également rester anonymes si elles le souhaitent.

Amélioration de la conformité

Un système de rapports de conformité peut contribuer à améliorer la conformité globale d'une organisation avec les réglementations en fournissant un référentiel central d'informations sur les exigences et les procédures en matière de conformité. Cela permet de s'assurer que les employés sont conscients de leurs responsabilités et d'identifier et de combler les lacunes en matière de conformité.

Un meilleur engagement

Les personnes qui signalent des faits sont plus susceptibles de s'engager de manière proactive avec un bon système facile à utiliser. Si le système n'est pas facile à utiliser pour le rapporteur ou s'il ne se sent pas en sécurité, il est plus probable qu'il aille sur les médias sociaux et qu'il fasse un rapport public, ce qui serait un défi pour la plupart des entreprises.

Dans l'ensemble, un système de signalement de conformité et de dénonciation tel que celui proposé par Speeki peut offrir plusieurs avantages par rapport à la simple utilisation d'une adresse électronique pour signaler des problèmes. En rationalisant le processus de signalement, en améliorant la précision, en renforçant la confidentialité et en améliorant la conformité, un système de signalement de la conformité peut aider les organisations à se protéger contre les risques et à fonctionner plus efficacement.

Les entreprises doivent rechercher un système de dénonciation qui.. :

• peut être adapté pour continuer à répondre aux besoins de l'organisation au fur et à mesure de sa croissance ou de sa décroissance
• est rentable
• est facile à utiliser pour les employés et la direction
• est suffisamment flexible pour répondre aux besoins spécifiques de l'organisation.

Si vous cherchez un moyen d'améliorer la gouvernance, la conformité et le programme ESG de votre organisation, un système de reporting de conformité est une bonne option à envisager. Il vous permettra de passer d'un numéro de téléphone et d'une adresse électronique à une plateforme dotée d'un système intégré de reporting, de triage et d'investigation.