Conditions contractuelles du fournisseur livrées prêtes à être insérées.
Speeki OnBoard™ vous aide dans la dernière partie de votre processus de qualification des fournisseurs : la contractualisation.
Speeki OnBoard™ est une solution de contractualisation avec les fournisseurs et fait partie de la suite de produits qui constitue la solution de sélection, de qualification et de diligence raisonnable de la chaîne d'approvisionnement de Speeki.
Speeki OnBoard™ prend toutes les informations, les connaissances et les risques identifiés dans votre processus de qualification et de diligence raisonnable pour un fournisseur particulier et prépare un ensemble de dispositions contractuelles qui peuvent être incorporées dans votre contrat de fournisseur.
Qu'est-ce que Speeki OnBoard™ ?
Speeki OnBoard™ est une solution logicielle d'intégration des fournisseurs (vendor onboarding). Speeki vous fournit un ensemble de conditions que vous pouvez inclure dans vos contrats avec les fournisseurs. Les conditions que nous proposons sont rédigées spécifiquement pour le fournisseur et basées sur toutes les informations qui ont été obtenues lors de la qualification et de la diligence raisonnable en matière d'ESG
La plupart des entreprises n'adaptent pas leur langage standard dans leurs contrats avec les fournisseurs, même si elles identifient des lacunes dans les pratiques ESG et de développement durable du fournisseur. Speeki estime que c'est une erreur. Si vous avez identifié des lacunes dans le programme du fournisseur et que vous souhaitez qu'il apporte des changements, la première étape consiste à l'intégrer dans le contrat. Vous pouvez ensuite imposer par contrat certaines exigences à votre fournisseur et lui demander de répondre à vos attentes.
Le site Speeki OnBoard™ est-il votre conseiller en matière de chaîne d'approvisionnement ?
Non. Nous n'agissons pas en tant que conseil, mais nous fournissons un addendum contenant des clauses contractuelles par l'intermédiaire de notre logiciel d'intégration des fournisseurs. Nous n'agissons pas en tant qu'avocat ou cabinet juridique et nous ne fournissons pas de conseils juridiques. Cette obligation vous incombe et vous devez vous assurer que les clauses conviennent à votre contrat de fournisseur et qu'elles sont insérées et intégrées correctement.
Speeki OnBoard™ rédige un addendum pour vous sur la base des risques identifiés dans les initiatives ESG et de développement durable du fournisseur. Bien que l'addendum soit révisé par un avocat expérimenté et formé qui possède une expertise en matière de risques ESG et de durabilité dans la chaîne d'approvisionnement, nous ne fournissons pas de conseils juridiques.
Pourquoi mes contrats avec les fournisseurs doivent-ils comporter des clauses spécifiques relatives à ces risques ?
Par exemple, nous aimerions que [le fournisseur] obtienne une certification pour son programme de santé et de sécurité d'ici deux ans.
Le [fournisseur] est tenu de suivre sa consommation de carbone et de nous signaler si elle dépasse [x] tonnes métriques au cours d'une période de six mois donnée.
Par exemple, [Fournisseur] doit réduire de 20 % les rejets de toxines dans les eaux environnantes dans un délai de 6 mois.
Le [fournisseur] doit mettre en œuvre un programme de dénonciation dans l'ensemble de ses activités dans un délai de 12 mois afin de permettre un examen anonyme et indépendant des plaintes déposées par les dénonciateurs.
Par exemple, le [fournisseur] accepte un audit des interactions avec les ministères et les fonctionnaires du [pays] au moins une fois par an.
Le [fournisseur] s'engage à nous informer à l'avance de toute enquête ou allégation de mauvaise conduite dans les 7 jours suivant sa réception et nous permet d'examiner la documentation relative à notre implication dans une telle allégation.
Quelles sont les exigences qui peuvent être couvertes par un addendum Speeki Onboard™ ?
Pots-de-vin et corruption
Le fait de ne pas gérer les risques de corruption peut avoir des conséquences importantes, telles que des amendes importantes, une atteinte à la réputation et des enquêtes internes et externes - pour n'en citer que quelques-unes. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger de l'entreprise qu'elle obtienne une certification du système de gestion, qu'elle donne accès à certains rapports ou qu'elle soit sensibilisée aux enquêtes ou aux allégations de mauvaise conduite.
Dénonciation
L'absence de soutien à la dénonciation peut entraîner non seulement des amendes et des exclusions des marchés publics, mais aussi des échecs avec vos autres programmes de conformité qui ont besoin du retour d'information des dénonciateurs. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger de l'entreprise qu'elle mette en œuvre une solution de dénonciation anonyme, qu'elle obtienne une certification ISO 37002 de son programme, qu'elle donne accès à certains rapports ou qu'elle soit informée des enquêtes ou des allégations de mauvaise conduite qui concernent votre entreprise.
Diversité, équité et inclusion
L'incapacité à gérer les risques liés à la diversité, à l'équité et à l'inclusion peut entraîner une atteinte à la réputation et des difficultés à recruter et à conserver le personnel. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger que l'entreprise vous communique au moins une fois par an ses principales mesures de diversité afin que vous puissiez inclure ces mesures dans vos rapports ESG ou confirmer leur applicabilité à certains avantages.
Droits de l'homme et esclavage moderne
L'incapacité à gérer les risques liés aux droits de l'homme peut entraîner une atteinte à la réputation, des amendes importantes, l'exclusion des marchés publics et des enquêtes internes et externes. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger que l'entreprise procède à des audits annuels des taux de rémunération, des heures supplémentaires et des conditions de travail par un tiers indépendant. Ces audits peuvent être tenus de vous être fournis une fois terminés sans être expurgés.
Conformité
Des programmes de conformité efficaces protègent les entreprises et le retour sur investissement pourrait être important, en aidant à éviter le gaspillage, la fraude, les abus, la discrimination et bien d'autres pratiques qui perturbent les opérations et mettent une entreprise en danger. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger que l'entreprise respecte certaines normes de conformité (comme ISO 37301) ou qu'elle ait mis en place un code de conduite (avec des dossiers de formation vérifiables). L'avenant peut spécifier que certains cadres sont responsables de la conformité et que certains niveaux de personnel et d'ancienneté sont maintenus.
Gestion de la chaîne d'approvisionnement et des partenaires
La gestion de la chaîne d'approvisionnement et des partenaires est essentielle au fonctionnement efficace et durable de toute entreprise qui fait appel à des tiers pour s'approvisionner ou distribuer ses produits et services. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger que l'entreprise dispose d'un système de qualification des fournisseurs et de diligence raisonnable et qu'elle vous fournisse à l'avance les détails des sous-traitants ainsi que leurs documents de qualification et d'intégration.
Santé et sécurité
Un manque de considération pour la santé et la sécurité peut augmenter l'absentéisme et les réclamations pour négligence, affectant la productivité et le moral sur le lieu de travail. Il peut également entraîner l'incapacité d'un fournisseur à produire des produits et des services pour vous. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger de l'entreprise qu'elle obtienne une certification du système de gestion de la sécurité, qu'elle donne accès à certains rapports ou qu'elle soit informée des enquêtes ou des allégations de mauvaise conduite.
Confidentialité des données et sécurité de l'information
La protection et l'accès aux données privées d'un individu prennent de plus en plus d'importance à mesure que de nouvelles lois internationales entrent en vigueur. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger de l'entreprise qu'elle obtienne une analyse de la protection de la vie privée et qu'elle la fournisse chaque année, et qu'elle entreprenne la certification de ses systèmes conformément à la norme ISO 27001.
Utiliser Speeki OnBoard™ addendums plutôt que votre propre modèle standard.
L'utilisation du logiciel d'intégration des fournisseurs de Speekiajoute une valeur significative à votre processus contractuel. Il offre bien plus de valeur que de s'appuyer sur le langage standard inclus dans les contrats fournisseurs, qui contiennent souvent des clauses générales qui ne sont jamais examinées.
Speeki OnBoard™ vise à changer la façon dont les contrats fournisseurs sont conclus. Il transforme le processus traditionnel d'intégration des fournisseurs en incorporant une fonction robuste qui offre la vérification des antécédents des fournisseurs. Speeki OnBoard™ garantit que tous les fournisseurs potentiels font l'objet d'un contrôle approfondi, renforçant ainsi la sécurité et la conformité dès le début.
Comme au "bon vieux temps", Speeki OnBoard™ rend chaque contrat avec votre fournisseur unique. Il doit être unique parce que chaque fournisseur est différent, et que le risque de chaque fournisseur est différent. Nous pensons que les contrats fournisseurs doivent être un outil de gestion des risques.
Si les modèles standard conviennent à certains fournisseurs à faible risque, il est peu probable qu'ils suffisent pour les fournisseurs à risque élevé ou moyen. Pour transférer la connaissance, la responsabilité et l'obligation de rendre compte au fournisseur, il faut des clauses contractuelles très claires.
Plus vous serez précis dans vos clauses contractuelles en matière d'ESG et de développement durable, plus vous pourrez tirer profit de l'adhésion de vos fournisseurs à ces clauses. Les déclarations générales du type "faites le bien" ne sont plus utiles lorsque vous êtes susceptible d'être responsable de leurs actions.
Compter sur un fournisseur pour qu'il gère l'ESG "à sa manière" constitue un risque important. Précisez vos attentes et utilisez votre contrat pour le tenir responsable du respect de ces conditions. Son risque s'en trouvera réduit, tout comme le vôtre.
Vous avez des attentes élevées et des obligations d'information envers les parties prenantes et les régulateurs. Vos fournisseurs doivent respecter vos normes et votre tolérance au risque, et non les leurs. Exigez par contrat que ces normes soient respectées.
Les meilleurs contrats sont ceux qui reflètent ces éléments. Vos fournisseurs doivent soutenir vos programmes ESG et de développement durable. Après tout, ils constituent un élément essentiel du processus auquel vous êtes tenu. Plus vous améliorerez l'ESG de vos fournisseurs, plus vous renforcerez votre propre ESG.
Avec l'augmentation des obligations de reporting ESG, vos fournisseurs devront fournir de plus en plus de données. Qu'il s'agisse des émissions du champ d'application 3, des indicateurs de diversité ou des rapports sur les accidents de sécurité, vous devrez exiger de vos fournisseurs qu'ils fournissent régulièrement des données.
L'utilisation de Speeki OnBoard™ permet de renforcer vos contrats avec les fournisseurs.
Mettez facilement en correspondance les résultats de vos étapes de qualification, d'évaluation et de diligence raisonnable avec vos contrats, en transformant vos "conclusions" en exigences exploitables pour votre fournisseur.
Votre addendum Speeki OnBoard™ fera de vos contrats juridiques avec chaque fournisseur une partie active de votre système de gestion des risques, et pas seulement un mécanisme défensif de résolution des litiges.
Utilisez votre addendum Speeki OnBoard™ pour améliorer vos efforts de reporting ESG en obtenant de votre fournisseur un flux de données contractuelles essentielles qui peuvent être suivies et facilement " exigées ". De plus en plus, vous aurez besoin des données de vos fournisseurs pour vos propres rapports.
L'élaboration de contrats meilleurs et plus intelligents avec votre fournisseur permettra d'établir une valeur commune de gestion des risques de part et d'autre. Cela permettra d'éviter les litiges et de définir plus clairement les rôles et les responsabilités en matière d'ESG et de développement durable.
Reliez les obligations de vos addendums Speeki OnBoard™ à vos programmes de surveillance, de mesure et d'audit en cours. Validez facilement le respect de vos contrats à l'aide des audits Speeki Partner Integrity™.
Speeki Les solutions logicielles d'intégration des fournisseurs ne sont pas destinées à remplacer vos conseillers juridiques internes ou vos avocats externes. Elles sont conçues pour fournir un moyen simple d'intégrer des exigences dans vos contrats avec un fournisseur.
Améliorez la valeur de vos contrats avec vos fournisseurs grâce à des exigences réalisables et à une définition claire des attentes. Vos fournisseurs apprécieront de savoir précisément ce qu'ils doivent faire.
Speeki Caractéristiques de OnBoard™
Examiné par des professionnels du droit.
Les addendums Speeki OnBoard™ préparés par Speeki ont été revus par des professionnels ayant une formation juridique, dont certains ont de nombreuses années d'expérience en entreprise.
Prix fixe et nettement inférieur à celui des avocats externes.
Nos solutions sont proposées à un prix fixe par addendum. Achetées par paquets (minimum 10), vous connaissez le coût exact et pouvez l'intégrer dans vos dépenses d'intégration des fournisseurs. Les coûts sont nettement inférieurs à ceux de l'embauche d'un avocat externe.
Conçus spécifiquement pour chaque fournisseur.
Plus que de simples modèles, les addenda sont adaptés à chaque fournisseur en fonction de sa situation spécifique et de la manière dont il a suivi votre processus de qualification et de diligence raisonnable.
Vous contrôlez la version finale.
Bien que Speeki vous fournisse un addendum Speeki OnBoard™ prêt à l'emploi pour votre contrat de fournisseur, vous gardez le contrôle sur la version finale.
Ni trop ni trop peu.
Les addendums Speeki OnBoard™ sont produits en MS Word, ce qui vous permet de les modifier si nécessaire. Vous pouvez facilement réduire notre rédaction pour répondre aux besoins spécifiques des fournisseurs. Nous nous efforçons de faire en sorte que les addendums ne dépassent pas deux pages, qu'ils soient clairement présentés et rédigés dans un langage simple.
Versions autonomes pour les contrats et les fournisseurs existants.
SpeekiLe logiciel d'intégration des vendeurs de l'entreprise peut également être utilisé pour conclure des accords autonomes avec vos fournisseurs. Si vous préférez un contrat séparé, il peut être rédigé et fourni moyennant des frais supplémentaires.
Intégration avec vos modèles.
Les modèles d'addenda Speeki OnBoard™ sont conçus avec la bonne formulation pour s'intégrer de manière transparente dans vos accords fournisseurs existants. Ils peuvent être appelés "addendum ESG et développement durable" ou tout autre terme approprié.
Clauses linguistiques simples.
Sur Speeki, nous sommes fiers de rédiger des clauses en termes simples que les fournisseurs peuvent facilement comprendre. Ceci est particulièrement important pour les fournisseurs des PME et ceux qui n'ont pas de conseiller juridique interne.
Pourquoi vos contrats avec les fournisseurs doivent-ils mettre davantage l'accent sur les questions ESG et de développement durable ?
L'ESG et le développement durable constituent le principal problème auquel est confrontée la chaîne d'approvisionnement aujourd'hui : la gestion des risques.
L'ESG et le développement durable sont désormais des éléments essentiels de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les entreprises sont tenues responsables des pratiques de leurs fournisseurs, ce qui rend des contrats clairs essentiels pour gérer les risques et garantir la conformité.
Les législateurs, la communauté et vos clients vous tiennent pour responsable de vos fournisseurs.
Vos clients ne voient pas la différence entre votre rôle et celui de votre chaîne d'approvisionnement. Ils se tournent vers vous pour obtenir des réponses. Il est inutile d'essayer de rejeter la responsabilité sur le marché et les médias. Vous devez vous concentrer sur la gestion active des risques à l'avance.
Vous avez besoin des fournisseurs autant qu'ils ont besoin de vous. Leurs données deviennent les vôtres.
Il est probable qu'à l'avenir, vous aurez besoin de beaucoup de données de la part de vos fournisseurs. À l'heure actuelle, il n'y a probablement pas d'obligation légale pour eux de les fournir. De meilleurs contrats, de meilleures obligations, de meilleures exigences et une meilleure application font partie de la solution pour obtenir de meilleures données de la part de vos fournisseurs.
La gestion du risque fournisseur est un mélange de connaissances, d'évaluation et d'obligations contractuelles.
Les contrats ont été un excellent bouclier au fil des ans. Cependant, ils sont tout autant une épée qu'un bouclier. Correctement rédigés, les contrats fournisseurs peuvent faire les deux. S'il est utile d'utiliser des modèles et d'écarter les avocats des simples négociations, il est nécessaire de disposer à l'avenir de meilleurs contrats fournisseurs, mieux adaptés à la gestion de risques spécifiques.
Il se peut que vous deviez vous appuyer sur ces contrats pour faire respecter les exigences - elles doivent être claires.
Dans le nouveau monde de l'ESG et du développement durable, vous devrez exprimer clairement vos attentes à vos fournisseurs. Les différences de taille, d'obligations légales, d'obligations d'information et de tolérance au risque influenceront les attentes de chaque partie au contrat.
Les entreprises imposant de plus en plus d'obligations à leurs fournisseurs, celles-ci doivent être décrites avec précision dans les contrats.
La meilleure pratique consiste à définir clairement les attentes des deux parties dans leurs contrats. Bien qu'il s'agisse d'une pratique courante, l'utilisation de modèles a conduit à des orientations moins spécifiques pour les fournisseurs en ce qui concerne les attentes des clients.
Speeki OnBoard™ FAQs
Combien cela coûte-t-il ?
Speeki facture un montant forfaitaire pour chaque addendum Speeki OnBoard™ acheté par paquets de 10 payés à l'avance.
Combien de temps faut-il pour la préparer ?
Généralement du jour au lendemain ou le jour ouvrable suivant.
Le site Speeki aide-t-il à négocier l'avenant ?
Nous n'intervenons pas dans la négociation de l'avenant.
Comment Speeki décide-t-il des éléments à inclure dans l'addendum ?
Nous recherchons ce que le fournisseur peut faire pour améliorer ses pratiques en matière d'ESG et de durabilité et dont la mise en œuvre ou l'amélioration serait bénéfique pour vous et votre niveau de risque.
Pouvons-nous modifier l'addendum après avoir été fournis par Speeki?
Oui, vous pouvez apporter des modifications ou des ajustements si vous le souhaitez.
Pouvez-vous utiliser mon modèle d'addendum ?
Oui. Nous verrons comment inclure votre structure dans un modèle d'addendum.
De quoi Speeki a-t-il besoin pour préparer l'addendum ?
Nous nous concentrons sur les données que vous nous fournissez, ainsi que sur les résultats (le cas échéant) des vérifications des antécédents Speeki Trust™ ou des évaluations Speeki Qualify™ que le fournisseur a pu effectuer.
Que se passe-t-il si le fournisseur refuse de signer ou de négocier ?
Négociez, acceptez la défaite ou trouvez un autre fournisseur.
Comment Speeki OnBoard™ aide-t-il les différents groupes de l'entreprise ?
Speeki OnBoard™ rationalise le processus de contractualisation avec les fournisseurs et permet de gagner du temps en fournissant des clauses contractuelles prêtes à l'emploi adaptées aux risques ESG identifiés, garantissant une intégration des fournisseurs et une gestion de la conformité plus efficaces.
Il réduit la charge de travail des conseillers juridiques internes en leur fournissant des clauses prêtes à l'emploi, ce qui leur permet de se concentrer sur un examen juridique plus approfondi tout en veillant à ce que les fournisseurs soient tenus responsables de leurs engagements en matière d'environnement, de santé et de sécurité.
Speeki OnBoard™ renforce la gestion des risques en intégrant des exigences ESG spécifiques directement dans les contrats avec les fournisseurs, ce qui garantit une conformité continue et minimise les risques juridiques et de réputation potentiels.
Il garantit que les contrats avec les fournisseurs sont conformes aux objectifs ESG et de développement durable de l'entreprise, ce qui facilite le suivi des progrès et de la conformité, et soutient les efforts plus larges en matière de rapports sur le développement durable.
Speeki OnBoard™ atténue les risques financiers associés à la non-conformité des fournisseurs, en aidant à éviter les amendes, les perturbations et les responsabilités financières potentielles grâce à des obligations contractuelles claires.
Sceller l'accord avec des contrats fournisseurs plus intelligents
Rationalisez vos contrats avec vos fournisseurs en intégrant les exigences ESG dans des conditions claires et réalisables, garantissant ainsi la conformité, la responsabilité et des partenariats plus solides à chaque étape.
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