Conditions contractuelles du fournisseur livrées prêtes à être insérées.
Speeki OnBoard™ vous aide dans la dernière partie de votre processus de qualification des fournisseurs : la contractualisation.
Speeki OnBoard™ est une solution de contractualisation des fournisseurs et fait partie de la suite de produits qui constitue la solution de sélection, de qualification et de due diligence de la chaîne d'approvisionnement de Speeki.
Speeki OnBoard™ prend toutes les informations, les connaissances et les risques identifiés dans votre processus de qualification et de due diligence pour un fournisseur particulier et prépare un ensemble de dispositions contractuelles qui peuvent être incorporées dans votre contrat fournisseur.
Qu'est-ce que Speeki OnBoard™ ?
Speeki OnBoard™ est une solution logicielle d'onboarding des fournisseurs. Speeki vous fournit un ensemble de termes que vous pouvez inclure dans vos contrats fournisseurs. Nos propositions de clauses sont rédigées spécifiquement pour le fournisseur et basées sur toutes les informations qui ont été obtenues lors de la qualification et de la due diligence ESG
La plupart des entreprises n'adaptent pas leur langage standard dans leurs contrats avec les fournisseurs, même si elles identifient des lacunes dans les pratiques ESG et de développement durable du fournisseur. Speeki estime que c'est une erreur. Si vous avez identifié des lacunes dans le programme du fournisseur et que vous souhaitez qu'il apporte des changements, la première étape consiste à l'intégrer dans le contrat. Vous pouvez ensuite imposer par contrat certaines exigences à votre fournisseur et lui demander de répondre à vos attentes.
Speeki OnBoard™ joue-t-il le rôle de conseiller de votre chaîne d'approvisionnement ?
Non. Nous n'agissons pas en tant que conseil, mais nous fournissons un addendum contenant des clauses contractuelles par l'intermédiaire de notre logiciel d'intégration des fournisseurs. Nous n'agissons pas en tant qu'avocat ou cabinet juridique et nous ne fournissons pas de conseils juridiques. Cette obligation vous incombe et vous devez vous assurer que les clauses conviennent à votre contrat de fournisseur et qu'elles sont insérées et intégrées correctement.
Speeki OnBoard™ rédige un addendum pour vous sur la base des risques identifiés dans les initiatives ESG et de développement durable du fournisseur. Bien que l'addendum soit révisé par un avocat expérimenté et formé qui possède une expertise en matière de risques ESG et de durabilité dans la chaîne d'approvisionnement, nous ne fournissons pas de conseils juridiques.
Pourquoi mes contrats avec les fournisseurs doivent-ils comporter des clauses spécifiques relatives à ces risques ?
Par exemple, nous aimerions que [le fournisseur] obtienne une certification pour son programme de santé et de sécurité d'ici deux ans.
Le [fournisseur] est tenu de suivre sa consommation de carbone et de nous signaler si elle dépasse [x] tonnes métriques au cours d'une période donnée de six mois.
Par exemple, [fournisseur] doit réduire de 20 % les rejets de toxines dans les eaux environnantes dans un délai de 6 mois.
Le [fournisseur] doit mettre en œuvre un programme de dénonciation dans l'ensemble de ses activités dans un délai de 12 mois afin de permettre un examen anonyme et indépendant des plaintes déposées par les dénonciateurs.
Par exemple Le [fournisseur] accepte un audit des interactions avec les ministères et les fonctionnaires du [pays] au moins une fois par an.
Le [fournisseur] s'engage à nous informer à l'avance de toute enquête ou allégation de mauvaise conduite dans les 7 jours suivant sa réception et nous permet d'examiner la documentation relative à notre implication dans une telle allégation.
Quelles sont les exigences qui peuvent être couvertes par un addendum Speeki Onboard™.
Pots-de-vin et corruption
Le fait de ne pas gérer les risques de corruption peut avoir des conséquences importantes, telles que des amendes importantes, une atteinte à la réputation et des enquêtes internes et externes - pour n'en citer que quelques-unes. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger de l'entreprise qu'elle obtienne une certification du système de gestion, qu'elle donne accès à certains rapports ou qu'elle soit sensibilisée aux enquêtes ou aux allégations de mauvaise conduite.
Dénonciation
L'absence de soutien à la dénonciation peut entraîner non seulement des amendes et des exclusions des marchés publics, mais aussi des échecs avec vos autres programmes de conformité qui ont besoin du retour d'information des dénonciateurs. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger de l'entreprise qu'elle mette en œuvre une solution de dénonciation anonyme, qu'elle obtienne une certification ISO 37002 de son programme, qu'elle donne accès à certains rapports ou qu'elle soit informée des enquêtes ou des allégations de mauvaise conduite qui concernent votre entreprise.
Diversité, équité et inclusion
L'incapacité à gérer les risques liés à la diversité, à l'équité et à l'inclusion peut entraîner une atteinte à la réputation et des difficultés à recruter et à conserver le personnel. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger que l'entreprise vous communique au moins une fois par an ses principales mesures de diversité afin que vous puissiez inclure ces mesures dans vos rapports ESG ou confirmer leur applicabilité à certaines prestations.
Droits de l'homme et esclavage moderne
L'incapacité à gérer les risques liés aux droits de l'homme peut entraîner une atteinte à la réputation, des amendes importantes, l'exclusion des marchés publics et des enquêtes internes et externes. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger que l'entreprise procède à des audits annuels des taux de rémunération, des heures supplémentaires et des conditions de travail par un tiers indépendant. Ces audits peuvent être tenus de vous être fournis une fois terminés sans être expurgés.
Conformité
Des programmes de conformité efficaces protègent les entreprises et le retour sur investissement pourrait être important, en aidant à éviter le gaspillage, la fraude, les abus, la discrimination et de nombreuses autres pratiques qui perturbent les opérations et mettent une entreprise en danger. L'avenant Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger que l'entreprise respecte certaines normes de conformité (comme ISO 37301) ou qu'elle ait mis en place un code de conduite (avec des dossiers de formation vérifiables). L'avenant peut spécifier que certains cadres sont responsables de la conformité et que certains niveaux de personnel et d'ancienneté sont maintenus.
Gestion de la chaîne d'approvisionnement et des partenaires
La gestion de la chaîne d'approvisionnement et des partenaires est essentielle au fonctionnement efficace et durable de toute entreprise qui fait appel à des tiers pour s'approvisionner ou distribuer ses produits et services. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger que l'entreprise dispose d'un système de qualification des fournisseurs et de diligence raisonnable et qu'elle vous fournisse à l'avance les détails des sous-traitants ainsi que leurs documents de qualification et d'embarquement.
Santé et sécurité
Un manque de considération pour la santé et la sécurité peut augmenter l'absentéisme et les réclamations pour négligence, affectant la productivité et le moral sur le lieu de travail. Il peut également entraîner l'incapacité d'un fournisseur à produire des produits et des services pour vous. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger de l'entreprise qu'elle obtienne une certification du système de gestion de la sécurité, qu'elle donne accès à certains rapports ou qu'elle soit informée des enquêtes ou des allégations de mauvaise conduite.
Confidentialité des données et sécurité de l'information
La protection et l'accès aux données privées d'un individu prennent de plus en plus d'importance à mesure que de nouvelles lois internationales entrent en vigueur. L'addendum Speeki OnBoard™ de vos fournisseurs peut exiger de l'entreprise qu'elle obtienne une analyse de la protection de la vie privée et qu'elle la fournisse chaque année, et qu'elle entreprenne la certification de ses systèmes conformément à la norme ISO 27001.
Utiliser les addendums Speeki OnBoard™ plutôt que votre propre modèle standard.
L'utilisation du logiciel d'intégration des fournisseurs de Speeki ajoute une valeur significative à votre processus contractuel. Il est nettement plus utile que d'utiliser les clauses types déjà incluses dans vos contrats avec les fournisseurs. La plupart des contrats contiennent des clauses générales qui ne sont jamais examinées.
Speeki OnBoard™ vise à changer la façon dont les contrats avec les fournisseurs sont conclus. Il transforme le processus traditionnel d'intégration des fournisseurs en incorporant une fonctionnalité robuste offrant vérification des antécédents des fournisseurs. Speeki OnBoard™ veille à ce que tous les fournisseurs potentiels fassent l'objet d'un contrôle approfondi, renforçant ainsi la sécurité et la conformité dès le début.
Comme au "bon vieux temps", Speeki OnBoard™ rend chaque contrat avec votre fournisseur unique. Il doit être unique parce que chaque fournisseur est différent et que le risque de chaque fournisseur est différent. Nous pensons que les contrats avec les fournisseurs doivent être un outil de gestion des risques.
Si les modèles standard conviennent à certains fournisseurs présentant un risque très faible, il est peu probable qu'ils conviennent à des fournisseurs présentant un risque élevé ou moyen. Pour transférer cette connaissance, cette responsabilité et cette obligation de rendre compte au fournisseur, il faut des clauses contractuelles très claires.
Plus vous serez précis dans vos clauses contractuelles en matière d'ESG et de développement durable, plus vous pourrez tirer profit de l'adhésion de vos fournisseurs à ces clauses. Les déclarations générales du type "faites le bien" ne sont plus utiles lorsque vous êtes susceptible d'être responsable de leurs actions.
Compter sur un fournisseur pour qu'il gère l'ESG "à sa manière" constitue un risque important. Exposez vos attentes et utilisez votre contrat pour le tenir responsable du respect des contrats. Le risque qu'il encourt s'en trouve réduit, tout comme le vôtre.
Vous avez des attentes élevées et des obligations de reporting vis-à-vis des parties prenantes et de vos régulateurs. Vos fournisseurs doivent respecter vos normes et votre tolérance au risque, et non les leurs. Exigez par contrat que ces normes soient respectées.
Les meilleurs contrats sont ceux qui reflètent les éléments ci-dessus. Vos fournisseurs doivent vous aider dans vos programmes ESG et de développement durable. Après tout, ils constituent un élément essentiel dont vous êtes redevable. Plus vous améliorerez l'ESG de vos fournisseurs, plus vous améliorerez votre propre ESG.
Avec l'augmentation des obligations de reporting ESG, une quantité croissante de données devra être fournie par vos fournisseurs. Qu'il s'agisse d'émissions de type 3, de mesures de la diversité ou de rapports sur les accidents de sécurité, vous devrez exiger de vos fournisseurs qu'ils fournissent régulièrement des données.
L'utilisation de Speeki OnBoard™ renforce vos contrats avec les fournisseurs
Mettez facilement en correspondance les résultats de vos étapes de qualification, d'évaluation et de diligence raisonnable avec vos contrats. Transformez vos "résultats" en exigences concrètes pour votre fournisseur.
Votre addendum Speeki OnBoard™ avec votre fournisseur fera de vos contrats juridiques avec chaque fournisseur une partie active de votre système de gestion des risques et pas seulement un mécanisme défensif de résolution des litiges.
Utilisez votre addendum Speeki OnBoard™ pour donner de la valeur à vos efforts de reporting ESG en sécurisant un flux de données contractuelles essentielles de votre fournisseur qui peuvent être suivies et facilement "exigées". De plus en plus, des données seront nécessaires de la part de vos fournisseurs pour vos propres rapports.
L'élaboration de contrats améliorés et plus intelligents avec votre fournisseur permettra d'établir une valeur commune de gestion des risques de part et d'autre. Cela permettra d'éviter les litiges et de définir plus clairement les rôles et les responsabilités en matière d'ESG et de développement durable.
Reliez les obligations de vos addendums Speeki OnBoard™ à vos programmes de contrôle, de mesure et d'audit en cours. Validez facilement le respect de vos contrats grâce aux audits Speeki Partner Integrity™.
Les solutions logicielles d'intégration des fournisseurs de Speeki n'ont pas pour but de remplacer votre conseiller juridique interne ou vos avocats externes. Elles sont conçues pour vous donner un moyen simple d'intégrer des exigences dans vos contrats avec un fournisseur.
Améliorez la valeur de vos contrats avec vos fournisseurs en définissant des exigences concrètes et des attentes claires. Vos fournisseurs seront reconnaissants de savoir précisément ce qu'ils doivent faire.
Caractéristiques de Speeki OnBoard™
Examiné par des professionnels du droit.
Les addendums Speeki OnBoard™ préparés par Speeki ont été examinés par nos professionnels ayant reçu une formation juridique, dont certains ont de nombreuses années d'expérience en interne.
Prix fixe et nettement inférieur à celui des avocats externes.
Nos solutions ont un prix fixe par addendum. Achetées en plusieurs lots (10 au minimum), vous connaissez précisément le coût et pouvez l'intégrer dans le coût d'intégration d'un fournisseur. Les coûts sont nettement inférieurs à ceux d'un avocat externe.
Conçus spécifiquement pour chaque fournisseur.
Plus que de simples modèles, les addenda sont conçus pour chaque fournisseur en fonction de sa situation et de la manière dont il a franchi les étapes de qualification et de diligence raisonnable dans le cadre de votre processus.
Vous contrôlez la version finale.
Bien que Speeki vous fournisse l'addendum Speeki OnBoard™ prêt à être inséré dans votre contrat de fournisseur, vous conservez le contrôle de la version définitive.
Ni trop ni trop peu.
Les addendums Speeki OnBoard™ sont produits en MS Word, ce qui vous permet de les modifier si nécessaire. Réduisez facilement notre rédaction pour répondre aux besoins de certains fournisseurs. Notre objectif est d'avoir moins de deux pages de texte, simplement mises en page et rédigées dans un langage simple.
Versions autonomes pour les contrats et les fournisseurs existants.
Le logiciel d'intégration des fournisseurs de Speeki peut également être utilisé pour des accords autonomes avec votre fournisseur. S'il est préférable d'avoir un contrat supplémentaire, celui-ci peut être rédigé et fourni moyennant des frais supplémentaires.
Intégration avec vos modèles.
Les modèles d'avenants Speeki OnBoard™ sont formulés de manière à s'intégrer facilement dans vos accords avec les fournisseurs. Ils peuvent être libellés comme un "addendum ESG et développement durable" ou toute autre formulation qui fonctionne.
Clauses linguistiques simples.
Chez Speeki, nous sommes fiers de rédiger des clauses en termes simples pour que les fournisseurs puissent les comprendre. Ceci est particulièrement important pour les fournisseurs des PME et ceux qui ne disposent pas de leur propre conseiller juridique.
Pourquoi vos contrats avec les fournisseurs doivent-ils mettre davantage l'accent sur les questions ESG et de développement durable ?
L'ESG et le développement durable constituent le principal problème auquel est confrontée la chaîne d'approvisionnement aujourd'hui : la gestion des risques.
Les législateurs, la communauté et vos clients vous tiennent pour responsable de vos fournisseurs.
Vos clients ne voient pas vraiment la différence entre votre rôle et celui de votre chaîne d'approvisionnement. Ils se tournent vers vous pour obtenir des réponses. Il est inutile d'essayer de déplacer la responsabilité sur le marché et dans les médias. Vous devez vous concentrer sur la gestion active des risques à l'avance.
Vous avez besoin des fournisseurs autant qu'ils ont besoin de vous. Leurs données deviennent les vôtres.
Il est probable qu'à l'avenir, vous aurez besoin d'un grand nombre de données de la part de vos fournisseurs. À l'heure actuelle, il n'y a probablement aucune obligation légale pour eux de vous les fournir. De meilleurs contrats, de meilleures obligations, de meilleures exigences et une meilleure application font partie de la solution pour obtenir de meilleures données de la part de vos fournisseurs.
La gestion du risque fournisseur est un mélange de connaissances, d'évaluation et de contrats.
Les contrats ont été un excellent bouclier au fil des ans. Cependant, ils sont tout autant une épée qu'un bouclier. Correctement rédigés, les contrats fournisseurs peuvent faire les deux. Si les modèles et la suppression des avocats dans les simples négociations sont une bonne chose, il faudra à l'avenir de meilleurs contrats fournisseurs, mieux adaptés à la gestion de risques spécifiques.
Il se peut que vous deviez vous appuyer sur ces contrats pour faire respecter les exigences. Ils doivent être clairs.
Dans le nouveau monde de l'ESG et du développement durable, vous devrez exprimer clairement vos attentes à votre fournisseur. Les différences de taille, d'obligations légales, d'obligations d'information et de tolérance au risque influenceront les attentes de chaque partie au contrat.
Les entreprises imposant de plus en plus d'obligations à leurs fournisseurs, celles-ci doivent être décrites avec précision dans les contrats.
La meilleure pratique consiste à définir clairement les attentes des deux parties dans leurs contrats. Bien qu'il s'agisse d'une pratique courante, l'utilisation de modèles a conduit à des orientations moins spécifiques pour les fournisseurs en ce qui concerne les attentes du client.
Speeki OnBoard™ FAQ's
Combien cela coûte-t-il ?
Speeki facture un montant forfaitaire pour chaque addendum Speeki OnBoard™ acheté par paquets de 10 payés à l'avance.
Combien de temps faut-il pour la préparer ?
Avec un paquet acheté, des crédits restants et des intrants reçus, normalement du jour au lendemain ou le jour ouvrable suivant.
Speeki aide-t-il à négocier l'avenant ?
Nous n'intervenons pas dans la négociation de l'avenant.
Comment Speeki décide-t-il des éléments à inclure dans l'addendum ?
Nous recherchons ce que le fournisseur peut faire pour améliorer ses pratiques en matière d'ESG et de développement durable et dont la mise en œuvre ou l'amélioration serait bénéfique pour vous et votre niveau de risque.
Peut-on modifier l'addendum après qu'il ait été fourni par Speeki ?
Oui, vous pouvez apporter des modifications ou des ajustements si vous le souhaitez.
Pouvez-vous utiliser mon modèle d'addendum ?
Oui. Nous verrons comment inclure votre structure dans un modèle d'addendum.
De quoi Speeki a-t-il besoin pour préparer l'addendum ?
Nous nous concentrons sur vos contributions ainsi que sur les résultats (le cas échéant) des vérifications d'antécédents Speeki Trust™ ou des évaluations Speeki Qualify™ que le fournisseur a pu effectuer. Nous nous concentrons sur vos contributions, ainsi que sur les résultats (le cas échéant) des vérifications d'antécédents de Speeki Trust™ ou des évaluations Speeki Qualify™ que le fournisseur a pu effectuer.
Que se passe-t-il si le fournisseur refuse de signer ou de négocier ?
Négociez, acceptez la défaite ou trouvez un autre fournisseur.
Comment Speeki OnBoard™ aide-t-il les différents groupes de l'entreprise ?
Gestion de la chaîne d'approvisionnement
Chefs de la conformité
Marchés publics
Augmenter les points de contact et l'engagement avec les fournisseurs et les prestataires de services afin d'évaluer leur engagement en matière de bonnes pratiques ESG.
Employés et autres parties prenantes
Augmenter le sentiment de valeur en faisant partie d'une entreprise qui a une forte culture de conformité et une bonne gouvernance dans les domaines de risque ESG.
Qu'est-ce qui différencie Speeki des autres outils d'évaluation ?
Nous pensons qu'un tableau de bord est utile pour permettre à une entreprise d'améliorer ses pratiques ESG. Le degré de maturité de votre programme permet de mieux le juger dans la situation où vous utiliserez ces informations pour améliorer vos propres systèmes internes.
Votre évaluation Speeki dépend de la qualité des preuves que vous fournissez, qui sont analysées et traitées par des professionnels du risque. Nous procédons à notre propre examen indépendant et à la vérification des réponses et des preuves à l'appui en utilisant notre propre méthode de notation.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Processus
Le processus d'évaluation est simplifié et se déroule principalement en ligne. Après avoir rempli un questionnaire, préparé et téléchargé les documents requis, vous recevrez une carte de score environ quatre à six semaines plus tard.
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