Comprendre les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation en cinq étapes simples

Cette année, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement adopté la norme internationale ISO 37002 - Systèmes de management des dénonciations - Lignes directrices (Lignes directrices de l'ISO sur les dénonciations).

Les Lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont le premier guide complet destiné aux entreprises qui mettent en œuvre des systèmes de gestion de la dénonciation. Si votre programme est conforme en tous points aux Lignes directrices ISO pour la dénonciation, vous disposez d'un système de pointe qui répond aux meilleures normes internationales et vous devriez avoir la certitude qu'il est adapté à l'objectif visé.

En langage ISO, les "lignes directrices" ne peuvent pas être certifiées par un organisme accrédité comme ayant été respectées. Il n'existe actuellement aucun processus de certification pour les lignes directrices, bien que cela puisse changer à l'avenir. Ce que vous pouvez faire, cependant, c'est engager une société pour effectuer un examen et un audit de votre programme par rapport aux lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation, afin de vous donner une certaine assurance de conformité. Bien entendu, il est toujours préférable de faire appel à un expert en conformité réputé qui comprend les normes et le processus ISO. Notre société sœur, ETHIC Intelligence, offre ce service à des clients du monde entier.

Quel est l'objectif réel des lignes directrices de l'ISO en matière de dénonciation ?

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation fournissent des conseils aux organisations pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de gestion de la dénonciation, avec les résultats suivants :

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation aident les organisations à créer des systèmes de gestion de la dénonciation fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Elles sont adaptables et leur utilisation variera en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation. Les Lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation peuvent aider une organisation à améliorer sa politique et ses procédures de dénonciation existantes, ou à se conformer à la législation applicable en matière de dénonciation.

Cinq étapes pour comprendre les lignes directrices de l'ISO en matière de dénonciation

1. Comprendre les bases de l'ISO

Comprenez le fonctionnement des normes et des lignes directrices de l'ISO. Elles comportent toutes des définitions au début, puis les éléments de fond commencent à la section 4. Certains mots sont uniques dans ces lignes directrices et ces normes. Il vous faudra peut-être consulter le dictionnaire spécialisé de l'ISO (disponible sur le site web de l'ISO) pour en saisir toutes les nuances.

Rappelez-vous que les lignes directrices ne sont pas certifiables et que vous y verrez donc des références à "devrait" ("vous devriez faire ceci", "vous devriez faire cela"), alors que dans une norme certifiable, l'ISO a tendance à utiliser le mot "doit" (parce qu'il est obligatoire et que si vous ne le faites pas, vous risquez de ne pas obtenir la certification). Il s'agit en fait d'une question de sémantique. Par conséquent, lorsque les lignes directrices mentionnent "devrait", vous devez faire ce qu'elles indiquent pour être en conformité.

2. Passer à l'étape de la délimitation du champ d'application, de l'examen des demandes et de l'évaluation des parties prenantes

Comme indiqué à l'étape 1, la plupart des normes et lignes directrices de l'ISO, y compris les Lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation, suivent le même processus et commencent pour l'essentiel à la section 4. Cette section aide les personnes à définir l'étendue de leur programme : S'applique-t-il à tout le monde ? S'applique-t-il à toutes les filiales ? C'est également ici que vous déterminez les lois qui pourraient s'appliquer à vous. Existe-t-il des lois spécifiques dans certains pays qui vous obligent à mettre certaines choses en place ?

La section 4 exige que vous établissiez, mettiez en œuvre, mainteniez et amélioriez continuellement un système de gestion des dénonciations, y compris les processus nécessaires et leurs interactions, conformément aux recommandations du guide.

3. Impliquer la direction et les cadres et définir les rôles et les responsabilités.

Comme toutes les normes et lignes directrices de l'ISO, les Lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation nécessitent un soutien adéquat de la part de votre organisation. Si vous ne bénéficiez pas de ce soutien et de cette adhésion, il vous sera très difficile de mettre en œuvre un programme réussi.

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation traitent du soutien de l'organe directeur (c'est-à-dire votre conseil d'administration) et de la direction générale, ainsi que des personnes qui vont gérer le système de gestion des dénonciations (qu'il s'agisse des RH, de la conformité, du service juridique ou d'un autre groupe).

À ce stade, vous examinerez également les rôles et les responsabilités de tous les acteurs clés et vous déterminerez qui travaille dans quel domaine.

4. Élaborer votre programme de dénonciation

Une fois que vous avez choisi les personnes et défini la portée de votre programme, la partie suivante des lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation vous guidera sur la manière de construire le programme. L'accent est mis sur la planification des activités que vous allez mettre en place. Ces plans doivent inclure la manière de fixer les objectifs du programme et de mesurer ces objectifs. Les Lignes directrices ISO pour la dénonciation - et en fait toutes les normes ISO - sont axées sur la mesure de ce que vous faites par rapport aux objectifs, et vous constaterez que l'accent est constamment mis sur ce point.

Vous vous familiariserez également avec le niveau de détail de la mise en œuvre. Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation mettent l'accent sur la documentation et le détail des actions : Qui le fait ? Qui le fait ? Comment ? Quel est l'objectif ? Comment cela sera-t-il fait ? Comment sera-t-il testé par rapport à cet objectif ?

5. Exploiter, soutenir, mesurer et améliorer

Une fois le programme mis en place, il s'agit de le faire fonctionner. Assurez-vous que les ressources adéquates sont en place pour faire fonctionner le programme. Ces personnes doivent être correctement formées et qualifiées, et doivent travailler conformément aux actions et objectifs clairs du programme. Il est important de sensibiliser les gens au programme par la communication et la formation ; c'est d'ailleurs l'un des principaux objectifs des lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation des dysfonctionnements.

Bien entendu, à un moment ou à un autre, vous recevrez des rapports de dénonciation de la part d'utilisateurs. Les aspects opérationnels fourniront des conseils sur la manière de recevoir, de trier et d'enquêter sur ces rapports. Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation traitent également de la manière de protéger l'auteur de la dénonciation et de ne pas prendre de mesures de rétorsion à son encontre, de quelque manière que ce soit.

Les lignes directrices contiennent une section importante sur le suivi, la mesure et l'amélioration du système que vous avez mis en place. Il existe des obligations d'auditer l'efficacité de votre programme afin d'identifier les faiblesses ou les non-conformités.

Actions pour les équipes qui gèrent les rapports et les programmes de conformité

Pour les équipes qui ont déjà mis en place des programmes de dénonciation ou de rapport de conformité, les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation constituent une excellente initiative pour valider votre travail et l'utiliser comme meilleure pratique établie. Nous recommandons de procéder à une analyse des lacunes de votre programme.

Si vous êtes novice dans ce domaine et que vous cherchez un modèle pour élaborer votre programme, les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation des abus constituent un excellent processus à suivre.

Comment en savoir plus

Les Lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont désormais disponibles à l'achat dans les magasins ISO de chaque pays. Consultez le site web de l'ISO pour plus de détails.

Si vous souhaitez élaborer votre programme à partir de zéro ou obtenir des conseils sur les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation, veuillez nous contacter.