Votre entreprise a-t-elle adhéré au programme de dénonciation ?

Comment savoir si la direction et l'encadrement ont adhéré au programme de dénonciation de votre entreprise ? Les dirigeants disent toujours qu'ils soutiennent cette initiative et ils apportent un soutien occasionnel en envoyant des courriels de rappel pour l'utilisation du système de dénonciation, mais est-ce suffisant ? Que devraient-ils faire ? Quelles sont les meilleures pratiques en matière de soutien de la direction et de l'encadrement, et comment savoir si le soutien est suffisant ?

Jusqu'à présent, peu de lignes directrices ont réellement aidé les entreprises à savoir si le soutien qu'elles reçoivent de la part de la direction et de l'encadrement est suffisant. La bonne nouvelle, c'est que nous disposons désormais d'une norme qui nous permet de comparer les programmes de dénonciation et de vérifier si nous disposons des ressources et du soutien adéquats de la part de l'entreprise.

Utiliser les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation

En 2021, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement promulgué la norme internationale ISO 37002 - Systèmes de management des dénonciations - Lignes directrices (Lignes directrices de l'ISO pour les dénonciations). Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont le premier guide complet destiné aux entreprises qui mettent en œuvre des systèmes de gestion de la dénonciation. Si votre programme de dénonciation est conforme en tous points aux lignes directrices de l'ISO, vous disposez d'un système de pointe qui répond aux meilleures normes internationales et vous devriez avoir la certitude qu'il est adapté à l'objectif visé.

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation fournissent des conseils aux organisations pour créer des systèmes de gestion de la dénonciation fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Les lignes directrices sont adaptables et leur utilisation variera en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation.

Le respect des lignes directrices peut aider une organisation à améliorer sa politique et ses procédures de dénonciation ou à se conformer à la législation applicable en la matière.

Que disent les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation au sujet de l'engagement des "dirigeants" ?

Les lignes directrices comportent deux sections importantes qui traitent du rôle de la direction et de la gestion. Elles précisent que l'organe directeur (c'est-à-dire le conseil d'administration ou le plus haut niveau de l'organisation qui est de nature stratégique et qui s'occupe de la surveillance générale de la gestion des risques) doit faire ce qui suit :

• fixer des objectifs pour un système efficace de gestion des dénonciations et surveiller la haute direction en ce qui concerne ces objectifs
• approuver la politique de dénonciation de l'organisation et communiquer des messages clairs sur son existence, son importance et son utilisation
• démontrer cet engagement en adoptant la politique et le système de gestion des dénonciations
• à intervalles planifiés, recevoir et examiner des informations sur le contenu et le fonctionnement du système de gestion des dénonciations de l'organisation
• veiller à ce que les ressources adéquates et appropriées nécessaires au fonctionnement efficace du système de gestion des dénonciations soient allouées et attribuées
• exercer une surveillance adéquate de la mise en œuvre, de l'intégrité et de l'amélioration du système de gestion des dénonciations de l'organisation.

La plupart des entreprises pourraient démontrer que leur conseil d'administration a approuvé le programme et qu'il reçoit des informations régulières à son sujet, et dans la plupart des cas, le conseil d'administration exercerait une certaine surveillance du programme. Mais il serait important que les équipes chargées de la conformité "prouvent" ces éléments à l'aide d'une documentation claire, telle que les procès-verbaux des réunions.

Là où de nombreux programmes peuvent présenter des lacunes, c'est lorsque le conseil d'administration fixe les objectifs du programme et s'assure que des ressources adéquates lui ont été allouées. Ces objectifs sont importants car ils fixent réellement les normes et les buts à atteindre par le programme et constituent la base permettant de déterminer si le programme est un "succès" dans la réalisation de ces objectifs. Faire en sorte que le conseil d'administration s'assure que des ressources adéquates et appropriées ont été allouées au système de dénonciation est une excellente initiative - il n'y a rien de mieux que d'avoir le conseil d'administration derrière soi pour ce qui est des ressources. Si la direction réduit le budget à un niveau qui ne vous permet pas de gérer "un système efficace de gestion des dénonciations", jouez la carte du conseil d'administration et de la direction. Il s'agit là d'une raison suffisante pour appliquer les lignes directrices de l'ISO en matière de dénonciation.

Que disent les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation au sujet de l'encadrement supérieur ?

Les lignes directrices décrivent également en détail le rôle de l'encadrement supérieur. La direction générale doit faire preuve de leadership et d'engagement à l'égard du système de gestion des dénonciations en prenant les mesures suivantes

• veiller à ce que la politique de dénonciation et les objectifs du système de gestion des dénonciations soient établis et compatibles avec les valeurs, les objectifs et l'orientation stratégique de l'organisation
• approuver la politique de dénonciation de l'organisation
• garantir l'accessibilité du système de gestion des dénonciations et encourager son utilisation
• veiller à l'intégration des exigences du système de gestion des dénonciations dans les processus opérationnels de l'organisation, y compris les systèmes de gestion
• veiller à ce que les ressources nécessaires au système de gestion des dénonciations soient disponibles, suffisantes, appropriées et déployées
• communiquer l'importance d'une gestion efficace des dénonciations et du respect des exigences du système de gestion des dénonciations mis en place par l'organisation
• communiquer la politique de dénonciation en interne et en externe
• veiller à ce que le système de gestion des dénonciations atteigne le(s) résultat(s) escompté(s)
• orienter et soutenir les personnes qui contribuent à l'efficacité du système de gestion des dénonciations
• promouvoir l'amélioration continue
• soutenir les autres rôles pertinents afin qu'ils démontrent leur leadership dans leurs domaines de responsabilité
• s'engager à promouvoir et à pratiquer une culture de la prise de parole et de l'écoute au sein de l'organisation, par exemple en participant activement aux sessions de formation du personnel et, avec leur consentement, en félicitant publiquement les dénonciateurs de l'organisation.
• veiller à ce que les dénonciateurs et les autres personnes concernées ne subissent pas de préjudice de la part de l'organisation en ce qui concerne les dénonciations
• à intervalles réguliers, recevoir et examiner des rapports sur le fonctionnement et les performances du système de gestion des dénonciations de mauvaises pratiques
• garantir une enquête impartiale sur les questions signalées à l'aide du système, indépendamment de l'identité du dénonciateur, de l'objet du rapport et des implications des problèmes identifiés.

Il s'agit d'une liste très exhaustive d'actions à mener par l'encadrement supérieur. Si vous débutez et que vous appliquez ces lignes directrices pour la première fois, il vous faudra peut-être un peu de temps pour guider les cadres supérieurs à travers chacun de ces éléments afin de vous assurer qu'ils s'engagent. L'encadrement supérieur est clairement tenu de s'assurer que le programme fonctionne, qu'il est disponible, qu'il est connu de tous et qu'il est revu et amélioré. L'accent est également mis sur le fait que les cadres doivent "mettre en pratique ce qu'ils prêchent" en développant une culture de la prise de parole au sein de l'organisation.

Les lignes directrices de l'ISO sur l'alerte professionnelle indiquent clairement que la direction générale doit confier à la fonction de gestion de l'alerte professionnelle la responsabilité et l'autorité de veiller à ce que le système de gestion de l'alerte professionnelle soit conforme aux recommandations des lignes directrices de l'ISO sur l'alerte professionnelle et de rendre compte de la performance du système à l'organe de direction et à la direction générale. Le rôle et les obligations de la fonction de gestion des dénonciations sont détaillés et examinés dans un autre article.

Comme indiqué ci-dessus, la direction générale peut confier tout ou partie de la fonction de gestion des dénonciations à des personnes extérieures à l'organisation. Dans ce cas, la direction doit s'assurer que des personnes au sein de l'organisation ont la responsabilité et l'autorité sur ces parties externes.

Alors, comment savoir si les dirigeants et la direction ont adhéré au programme de dénonciation de l'entreprise ? Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation constituent un excellent point de référence pour déterminer si l'organe directeur et la direction font ce qu'ils doivent faire.

N'oubliez pas, comme pour les normes produites par l'ISO, qu'il ne suffit pas d'affirmer que quelqu'un fait quelque chose - vous devez être en mesure de le prouver. Vous devez être un expert en matière de réflexion sur les preuves qui permettront de prouver les activités mentionnées ci-dessus, et de suivi de ces preuves afin d'être prêt à tout moment pour un audit.

Comment en savoir plus

Les Lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont désormais disponibles à l'achat dans les magasins ISO de chaque pays. Consultez le site web de l'ISO pour plus de détails.

Si vous souhaitez développer votre programme à partir de zéro ou obtenir un avis consultatif sur les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation, veuillez nous contacter ici.