L'importance d'un programme de dénonciation efficace
La corruption est une réalité
Selon une étude réalisée en 2017, environ 900 millions de personnes dans 16 pays de la région Asie-Pacifique auraient versé un pot-de-vin à un service public tel qu'une école, un hôpital ou un tribunal. Bien que ces chiffres concernent les autorités publiques, il serait raisonnable de supposer qu'un chiffre similaire s'applique aux entreprises privées de la région. Il est donc utile de prendre en compte les impacts possibles de toute transaction, qu'elle soit petite ou grande.
Inquiétude croissante concernant la corruption dans les entreprises
En fait, un employé sur cinq a répondu qu'il était prêt à adopter un comportement contraire à l'éthique pour faire avancer sa carrière, et ce nombre semble augmenter avec chaque génération. Les milléniaux, qui représentent le plus grand pourcentage de la main-d'œuvre actuelle, ont montré une propension aux comportements les plus contraires à l'éthique, toutes générations confondues, puisque 25 % des répondants de la génération Y ont indiqué qu'ils offriraient des paiements en espèces pour gagner ou conserver des marchés, contre 14 % des employés de toutes les autres générations. Le dernier rapport aux Nations indique qu'une organisation typique perd 5 % de son chiffre d'affaires à cause de la fraude. On ne peut donc pas sous-estimer l'importance des efforts de lutte contre la corruption pour toute entreprise exerçant des activités à l'échelle internationale ou locale.
Une ligne directe est la première ligne de défense contre une culture de la corruption.
La mise en place d'un programme efficace de dénonciation et d'un service d'assistance téléphonique est une méthode éprouvée pour prévenir et minimiser les coûts liés à la corruption. Dans l'étude, la méthode de détection la plus courante était les tuyaux - ou les rapports de dénonciation - qui ont permis de découvrir 39,1 % des cas. Les organisations qui disposent d'un service d'assistance téléphonique ont beaucoup plus de chances de détecter les fraudes grâce aux tuyaux que celles qui n'en ont pas (47,3 % contre 28,2 %). Cela indique que sans un système de hotline, de nombreux cas de corruption n'auraient jamais été révélés.
Les obstacles à l'établissement de rapports de conformité
Mais une ligne d'assistance téléphonique n'est qu'un élément d'une solution complète, car 74 % des personnes qui ont été témoins ou victimes de corruption dans le monde ne l'ont pas signalée.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les gens ne signalent pas les actes répréhensibles. L'un des principaux facteurs de dissuasion est la peur des représailles. Plus de 20 % des personnes qui signalent des faits subissent des conséquences négatives après les avoir signalés, et il peut être très difficile de justifier les risques.
Autant les gens pensent que les comportements corrompus et les pots-de-vin sont acceptables, autant l'acceptation sociale de la dénonciation de la corruption est étonnamment faible, la majorité des personnes interrogées dans seulement dix des 44 pays européens déclarant qu' elles pensent qu'il est socialement acceptable de dénoncer les comportements répréhensibles. En Lituanie, en Bulgarie, en Croatie et en Hongrie, seuls environ 15 % des citoyens pensent qu'il est acceptable de dénoncer la corruption. Cela indique que la lutte contre la corruption au sein d'une organisation nécessite des changements de comportement culturel, et pas seulement des politiques et des règles correctives.
Quatre piliers pour construire un mécanisme de rapport interne solide
Les quatre éléments ci-dessous sont essentiels pour un mécanisme de notification efficace :
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Que peut-on faire pour améliorer l'efficacité d'un programme de dénonciation ?
Accessibilité
Souvent, lorsque les gens pensent à l'accessibilité, ils ne considèrent que le type de canal de signalement (par exemple, centre d'appel gratuit, adresse électronique, application mobile, formulaire web), mais l'accessibilité peut également être améliorée en veillant à ce que la méthode de signalement soit toujours facile à trouver, adaptée à l'objectif et simple à utiliser, et qu'elle soit accessible à tout moment. Les canaux de communication proactifs et l'engagement peuvent être essentiels pour accroître l'accessibilité.
Méthode d'admission et suivi efficaces
Plus de 50 % des signalements sont effectués de manière anonyme, ce qui fait que nombre d'entre eux sont classés sans enquête en raison d'un manque d'informations. Afin de recueillir suffisamment d'informations pour lancer une enquête, il est essentiel de disposer d'une méthode d'accueil initiale efficace. Que le déclarant soit interrogé par une personne ou qu'il remplisse un formulaire en ligne, l'entretien doit permettre de recueillir des informations clés sur les risques liés au sujet et à la juridiction. Les risques liés aux paiements indus, par exemple, peuvent être beaucoup plus graves lorsqu'ils sont versés à des fonctionnaires que dans le cadre de transactions commerciales ; il est donc impératif de savoir comment s'est déroulé chaque événement signalé.
Anonymat complet
Même si le fait d'autoriser les signalements anonymes peut donner lieu à de fausses accusations et à un gaspillage des ressources d'enquête, un système de dénonciation efficace exige un anonymat et une sécurité complets. Une communication efficace de la part des dirigeants de l'entreprise et une formation continue peuvent être utiles pour minimiser les fausses dénonciations.
Sensibilisation
Il n'est pas rare que les entreprises consacrent toutes leurs ressources à l'installation de la ligne d'assistance et aucune à sa commercialisation, les rapports suggérant qu'en moyenne, seul un tiers des employés connaissent l'existence de leur ligne d'assistance. S'il est important de disposer de canaux d'assistance téléphonique sûrs et fiables, il est également essentiel de les communiquer efficacement et en permanence aux employés et à la communauté, afin qu'ils se sentent en sécurité pour signaler des actes répréhensibles.
