Programme de dénonciation : Votre rôle en tant que cadre supérieur

Si vous êtes un cadre supérieur d'une entreprise disposant d'un programme de dénonciation, vous avez un rôle à jouer et il est important que vous compreniez vos obligations.

Si vous n'êtes pas un cadre supérieur, mais que vous gérez le programme de dénonciation, ce document peut être utile en tant que guide de formation pour aider les cadres supérieurs à comprendre leur rôle.

Jusqu'à présent, il n'existait pas grand-chose pour aider les cadres supérieurs à connaître leurs obligations spécifiques en ce qui concerne le programme de dénonciation de l'entreprise. Les cadres supérieurs se contentaient généralement de suivre leur intuition et de définir leurs propres priorités lorsqu'ils déterminaient les ressources nécessaires à la mise en œuvre du programme. La bonne nouvelle, c'est que nous disposons désormais de lignes directrices spécifiques concernant le rôle d'un haut dirigeant dans le soutien du programme de dénonciation.

Utiliser les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation

Fin 2021, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement promulgué la norme internationale ISO 37002 - Systèmes de management de la dénonciation - Lignes directrices (Lignes directrices de l'ISO pour la dénonciation). Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont disponibles et vous pouvez en obtenir un exemplaire sur le site web de l'ISO dans votre pays moyennant une somme modique.

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont le premier guide complet destiné aux entreprises qui mettent en place des systèmes de gestion de la dénonciation. Elles fournissent des conseils aux organisations pour créer des systèmes de gestion des dénonciations fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Les lignes directrices sont adaptables et leur utilisation variera en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation.

Que disent les lignes directrices de l'ISO sur le rôle des dirigeants dans le programme de dénonciation ?

Les lignes directrices de l'ISO décrivent en détail le rôle de la direction. Vous devez faire preuve de leadership et d'engagement en ce qui concerne le système de gestion des dénonciations :

• veiller à ce que la politique de dénonciation et les objectifs du système de gestion des dénonciations soient établis et compatibles avec les valeurs, les objectifs et l'orientation stratégique de l'organisation
• approuver la politique de dénonciation de l'organisation
• garantir l'accessibilité du système de gestion des dénonciations et encourager son utilisation
• veiller à l'intégration des exigences du système de gestion des dénonciations dans les processus opérationnels de l'organisation, y compris les systèmes de gestion
• veiller à ce que les ressources nécessaires au système de gestion des dénonciations soient disponibles, suffisantes, appropriées et déployées
• communiquer l'importance d'une gestion efficace des dénonciations et du respect des exigences du système de gestion des dénonciations mis en place par l'organisation
• communiquer la politique de dénonciation en interne et en externe
• veiller à ce que le système de gestion des dénonciations atteigne le(s) résultat(s) escompté(s)
• orienter et soutenir les personnes qui contribuent à l'efficacité du système de gestion des dénonciations
• promouvoir l'amélioration continue
• soutenir les autres rôles pertinents afin qu'ils démontrent leur leadership dans leurs domaines de responsabilité
• s'engager à promouvoir et à pratiquer une culture de la prise de parole et de l'écoute au sein de l'organisation, par exemple en participant activement aux sessions de formation du personnel et, avec leur consentement, en félicitant publiquement les dénonciateurs de l'organisation.
• veiller à ce que les dénonciateurs et les autres personnes concernées ne subissent pas de préjudice de la part de l'organisation en ce qui concerne les dénonciations
• à intervalles réguliers, recevoir et examiner des rapports sur le fonctionnement et les performances du système de gestion des dénonciations de mauvaises pratiques
• garantir une enquête impartiale sur les questions signalées à l'aide du système, indépendamment de l'identité du dénonciateur, de l'objet du rapport et des implications des problèmes identifiés.

Il s'agit d'une liste très exhaustive d'actions. Si vous débutez et que vous appliquez cet ensemble de lignes directrices pour la première fois, il vous faudra peut-être un certain temps pour passer en revue chacun de ces éléments. Il y a certainement des obligations claires de s'assurer que le programme fonctionne, qu'il est disponible, qu'il est connu de tous et qu'il est revu et amélioré. L'accent est également mis sur la nécessité de "mettre en pratique ce que l'on prêche" en développant une culture de la prise de parole au sein de l'organisation.

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation indiquent également clairement que vous devez confier à la fonction de gestion des dénonciations la responsabilité et l'autorité de veiller à ce que le système de gestion des dénonciations soit conforme aux recommandations des lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation, et que la fonction de gestion des dénonciations doit vous rendre compte de la performance du système.

Comme indiqué ci-dessus, vous pouvez confier tout ou partie de la fonction de gestion des dénonciations à des personnes extérieures à l'organisation. Dans ce cas, vous devez vous assurer que des personnes au sein de l'organisation ont la responsabilité et l'autorité sur ces parties externes.

Les 20 questions les plus importantes que les dirigeants doivent poser sur le programme de dénonciation

Voici les questions que vous devriez vous poser et poser aux responsables de votre programme de dénonciation.

1. La politique et le système de gestion des dénonciations ont-ils des objectifs précis ? Ces objectifs sont-ils réalisables ? Sont-ils SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes, opportuns) ?
2. Les objectifs convenus sont-ils compatibles avec les valeurs, les objectifs et l'orientation stratégique de l'organisation ?
3. La direction générale a-t-elle approuvé la politique de dénonciation de l'organisation ?
4. Comment le système de gestion des dénonciations est-il accessible à tous, y compris aux personnes internes et externes ? Comment les fournisseurs et les partenaires peuvent-ils y accéder ?
5. Comment encourageons-nous les gens à utiliser le système ? Quels sont les avantages ou les incitations annoncés ?
6. Comment le système de gestion des dénonciations a-t-il été intégré dans les processus opérationnels, y compris les systèmes de gestion ? Une référence au système a-t-elle été incluse dans les communications, telles que les rapports annuels, les politiques, les formulaires d'intégration des ressources humaines, les contrats avec les fournisseurs et les messages contextuels dans les salles de réunion ?
7. Avez-vous autorisé des ressources suffisantes pour que le système de gestion des dénonciations soit disponible, adéquat, approprié et déployé ? Les congés ont-ils été pris en compte dans les ressources humaines ? Avez-vous également autorisé le recours à des ressources externes, si nécessaire, pour contribuer aux enquêtes, à l'examen des documents, à l'élaboration de programmes ou à l'utilisation de la technologie ?
8. Quelles mesures avez-vous prises pour faire connaître l'importance de la dénonciation ? Cela a-t-il été communiqué à vos principales parties prenantes, y compris les fournisseurs, les clients et les partenaires ?
9. Avez-vous demandé au système de vous fournir des rapports clairs et de les comparer aux objectifs fixés ? Existe-t-il un système permettant d'évaluer la réalisation des objectifs et d'effectuer des comparaisons dans le temps ? Les objectifs sont-ils régulièrement réexaminés ?
10. Dirigez-vous et soutenez-vous activement les personnes qui contribuent à l'efficacité du système de gestion des dénonciations ? Les rencontrez-vous régulièrement ? Font-elles rapport à vous-même ou à l'un de vos cadres ? Sont-elles correctement gérées, rémunérées et reçoivent-elles des conseils et un retour d'information ? Quels sont les incitants ou les primes accordés pour encourager les résultats ?
11. Quelles mesures prenez-vous pour vous assurer que le programme est continuellement amélioré ? Comment mesurez-vous l'amélioration ? Comment communiquez-vous les objectifs d'amélioration à l'équipe ?
12. Comment avez-vous aidé les autres acteurs concernés à démontrer leur leadership dans leurs domaines de responsabilité ? Avez-vous identifié les rôles qui soutiendront le programme et qui doivent également être impliqués ? En font-ils partie ? Avez-vous établi des liens avec l'audit interne, les ressources humaines et d'autres groupes susceptibles d'influencer le développement du programme ?
13. Vous engagez-vous à promouvoir et à mettre en pratique une culture de la prise de parole et de l'écoute au sein de l'organisation ?
14. Avez-vous participé à des sessions de formation interne ?
15. Avez-vous félicité publiquement le programme de dénonciation de l'organisation ?
16. Quelles mesures avez-vous prises pour garantir que les dénonciateurs et les autres personnes concernées ne feront pas l'objet de représailles après avoir dénoncé un problème ?
17. Avez-vous procédé à des vérifications pour voir si les dénonciateurs ou les rapporteurs ont eu des réactions négatives après leur signalement ? Une personne ayant fait un signalement a-t-elle quitté l'entreprise ? Une personne ayant fait un signalement a-t-elle été victime de discrimination ? Avez-vous vérifié qu'il n'existe pas de moyens moins évidents d'exercer des représailles (par exemple, rétrogradations, déménagements, restrictions de vacances) ?
18. Recevez-vous et examinez-vous les rapports sur le fonctionnement et les performances du système de gestion des dénonciations à intervalles réguliers ? Avez-vous programmé ces examens et tenez-vous les personnes responsables de leur réalisation et de leur qualité ?
19. Quelles mesures avez-vous prises pour garantir que les questions signalées à l'aide du système font l'objet d'une enquête impartiale, indépendamment de l'identité du dénonciateur, de l'objet du rapport et des implications des problèmes identifiés ?
20. Êtes-vous sûr que la confidentialité, le respect de la vie privée et l'équité procédurale ont été respectés dans toutes les enquêtes ?

Pour les cadres supérieurs, si vous pouvez répondre à toutes ces questions, il y a de fortes chances que vous ayez exercé vos fonctions conformément aux lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation et que vous soyez en bonne voie pour disposer d'un programme de dénonciation complet et efficace.

Pour les gestionnaires de programme, une chose que vous pourriez envisager dans l'exercice de vos fonctions est de faire signer chaque année à chacun de vos cadres supérieurs leurs obligations, par exemple au moyen d'une simple enquête.

Comment en savoir plus

Les Lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont disponibles à l'achat dans les magasins ISO de chaque pays. Consultez le site web de l'ISO pour plus de détails.

Si vous souhaitez développer votre programme à partir de zéro ou obtenir des conseils sur les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation, veuillez nous contacter ici.