Changer l'orientation des équipes de conformité pour changer le monde

La plupart des équipes de conformité vous diront qu'elles ont un ensemble de "piliers", basés sur des lois ou des catégories de lois, sur lesquels elles se concentrent au sein de leur département. Ces piliers sont par exemple les suivants

• lutte contre la corruption et les pots-de-vin
• antitrust
• éthique et code de conduite
• vie privée
• gestion des tiers
• le harcèlement et la discrimination.

Pour les besoins de l'argumentation, nous les appellerons les "piliers traditionnels".

Alors que la gestion des tiers n'a probablement été introduite qu'au cours des cinq dernières années environ, les autres piliers traditionnels n'ont probablement pas changé au cours des 20 dernières années. Ils sont motivés par des considérations juridiques et se concentrent sur le respect de l'ensemble des lois qui régissent l'activité de l'entreprise. Ils sont donc toujours d'actualité, mais ils ont besoin d'être réorganisés pour mieux refléter les défis auxquels sont confrontées les entreprises d'aujourd'hui.

À mesure que nous avançons dans ce qui est clairement un monde post-pandémique, les équipes de conformité doivent être impliquées dans des initiatives plus larges et plus holistiques qui vont au-delà des lois et des piliers traditionnels.

Nombre de ces nouveaux piliers - les "piliers du millénaire" - concernent la société et les êtres humains. Ils sont centrés sur les valeurs et les attentes des entreprises et des communautés dans lesquelles elles opèrent.

Les équipes de conformité du futur pourraient avoir des piliers qui ressemblent à ceci :

         

Ces piliers du millénaire diffèrent des piliers traditionnels en ce sens qu'ils sont flexibles afin de pouvoir se concentrer sur les problèmes clés de nos communautés qui réclament une attention particulière.

Par exemple, il n'y a jamais eu de moment plus important pour se concentrer sur l'égalité et la justice pour les femmes. Le COVID-19 a accentué le déséquilibre entre les sexes sur le lieu de travail, les femmes de couleur étant plus susceptibles de perdre leur emploi que tout autre groupe démographique aux États-Unis, tandis qu'en Australie, près de trois fois plus de femmes ayant fait des études universitaires ont perdu leur emploi au cours de la pandémie que leurs contemporains masculins. Et, à l'heure du mouvement "Me-Too", nous entendons chaque jour de nouvelles histoires de violence sexiste sur le lieu de travail.

Il est clair que l'approche juridique actuelle, qui consiste à se conformer à la législation sur le harcèlement sexuel et la discrimination raciale, n'est tout simplement pas adaptée. Il semble que nous reculions et que nous ne fassions pas de progrès significatifs dans des domaines tels que les femmes sur le lieu de travail ou la manière dont la race et l'égalité sont comprises et gérées dans les entreprises.

Il ne suffit pas de respecter un ensemble de lois et de suivre la formation obligatoire sur le harcèlement sexuel ; nous avons besoin d'un changement de comportement qui s'appuie sur des mesures incitatives et dissuasives, des attitudes et, en fin de compte, un changement culturel mené par la haute direction. Si les équipes juridiques et de conformité appliquaient leurs immenses talents à l'égalité, à la diversité et à l'inclusion en tant que pilier, tout comme elles l'ont fait pour certains des piliers traditionnels tels que la lutte contre la corruption, imaginez l'impact que cela pourrait avoir non seulement sur leurs entreprises, mais aussi sur le monde en général. L'aiguille doit bouger, et vite.

Les piliers du millénaire sont tournés vers l'avenir. Ils sont conçus pour refléter les problèmes auxquels les entreprises sont confrontées aujourd'hui et ceux auxquels elles seront confrontées dans les 10 à 15 prochaines années. Ils sont nommés en termes plus généraux (plutôt que de suivre une nomenclature juridique stricte reprenant les noms des lois applicables) parce que l'accent doit être mis sur l'apport de solutions holistiques aux problèmes rencontrés dans les piliers, et pas seulement sur le respect de la loi applicable.

Les chaînes d'approvisionnement et les écosystèmes, par exemple, représentent un pilier qui reflète plusieurs sous-domaines. Il n'existe pas de "loi sur la chaîne d'approvisionnement" sur laquelle le pilier devrait se concentrer, mais plutôt de nombreux domaines juridiques et de conformité, dont la majorité ont été testés et se sont révélés inadéquats tout au long des dernières années de pandémie.

La pandémie a mis à l'épreuve les chaînes d'approvisionnement mondiales et la capacité des entreprises à se procurer des matières premières sur les marchés internationaux. Les questions sous-jacentes qui donnent lieu à ces problèmes de chaîne d'approvisionnement comprennent les questions contractuelles, les abus de marché, le contrôle des exportations, les droits de l'homme, les sanctions, la géopolitique, la souveraineté des pays et les impôts, les taxes et les droits de douane. Pour résoudre les problèmes de notre chaîne d'approvisionnement défaillante (qui ont été très clairement mis en évidence par la pandémie), il faut avoir des connaissances et de l'expérience dans tous ces domaines. Les préoccupations sont vastes et doivent être considérées comme faisant partie de la solution.

Dans le cadre de cette évolution, le concept d'"écosystème" devient encore plus important pour les entreprises. Il est évident qu'il existe un système interconnecté d'entreprises, de gouvernements, de relations et de personnalités qui doivent s'unir efficacement pour permettre à une entreprise de gérer ces domaines. Cette interconnexion, ou "écosystème", sera essentielle pour les entreprises mondiales. Comme le dit le vieil adage, "la chaîne est aussi solide que son maillon le plus faible" - mais si l'on construit un écosystème et qu'on le maintient efficacement, le risque d'un seul point de défaillance est beaucoup plus faible.

Examinons maintenant la résilience et l'efficacité. À première vue, il s'agit davantage d'une question "commerciale" que d'une question de droit et de conformité. Toutefois, la pandémie et la nouvelle façon probable de faire des affaires soulèvent des questions pour les équipes juridiques et de conformité qui ne s'inscrivent pas facilement dans l'un des piliers plus traditionnels.

Lorsque l'on s'intéresse à la résilience, on peut s'intéresser à l'entreprise elle-même (par exemple, ses besoins en capitaux, sa trésorerie et sa résilience financière), mais aussi à la résilience de son personnel.

En ce qui concerne le capital, nous avons vu des entreprises se débattre avec la trésorerie et le capital tout au long de la pandémie. On pourrait dire que ces entreprises avaient trop peu de capitaux, ou qu'elles n'ont tout simplement pas pu s'adapter assez rapidement à l'évolution de l'environnement. Nombre d'entre elles avaient tellement de processus inefficaces que, lorsqu'elles étaient contraintes de procéder à un changement majeur et immédiat, elles étaient le "cuirassé" classique qui avait besoin de plusieurs mois, voire de plusieurs trimestres, pour changer de direction. Nombre d'entre elles se sont efforcées d'être suffisamment résilientes pour apporter les changements nécessaires assez rapidement et en ont subi les conséquences.

Sur le plan humain, la pandémie a entraîné des schémas de travail totalement différents, des changements significatifs dans la localisation et l'activité du personnel, des styles de réunion inhabituels, une réduction ou une cessation des voyages, et de nouvelles méthodes d'engagement de groupe et de gestion d'équipe. Les défis juridiques et de conformité (et pratiques) concernant l'accès des employés, le travail à domicile (y compris à l'étranger ou dans d'autres États), l'accès à des informations confidentielles ou sensibles en dehors du lieu de travail et la santé mentale générale des employés ont soulevé des préoccupations importantes qui n'avaient probablement pas été prises en compte auparavant.

Prenons un autre exemple : entendre toutes les voix. L'ancien modèle, plutôt dépassé, d'une ligne d'assistance téléphonique pour les employés, avec une salle remplie de preneurs de notes pour enregistrer les violations de la conformité et les plaintes, semble dater de 1990.

Si les dix dernières années de médias sociaux nous ont appris quelque chose, c'est que les gens ont une voix et qu'ils l'utiliseront. Ils l'utiliseront dans des forums ouverts et ils l'utiliseront de manière anonyme. Ils l'utiliseront à la fois comme un forum d'information et comme une attaque contre l'entreprise. La voix peut être brutale, elle peut devenir virale et il est pratiquement impossible de s'en défendre.

Les médias sociaux, combinés à la voracité des médias traditionnels à une époque où le "procès par les médias" est la norme acceptée, exigent de nouvelles façons de rendre compte aux employés et aux parties prenantes. Entendre toutes les voix" n'est pas simplement un changement de marque rapide du service qui collecte les appels d'urgence et mène les enquêtes ; il s'agit d'une révision en profondeur de la manière dont les gens sont encouragés à s'exprimer, des moyens par lesquels ils peuvent le faire, des protections qui leur sont accordées et de l'étendue des sujets qui sont rapportés. L'objectif est d'étendre le concept d'un système de dénonciation à un système de messagerie qui couvre tous les sujets susceptibles d'affecter une entreprise.

Les piliers du millénaire sont manifestement différents, agressifs et incitent à la réflexion. Même si toutes les entreprises ne les adopteront pas, les équipes chargées de la conformité sont parfaitement placées pour contribuer à résoudre certains de ces problèmes. Elles peuvent contribuer de manière significative à rendre le monde meilleur.