Trop d'outils de conformité, quel est celui qui vous convient le mieux ?
L'outil de conformité - tour de magie ou piège ?
En tant que responsable de la conformité ou responsable des ressources humaines, vous définissez le cadre du programme de conformité, vous le mettez en œuvre, vous le formez, vous l'évaluez, vous obtenez un retour d'information, vous analysez ce retour d'information et vous présentez à l'équipe de direction et au conseil d'administration des recommandations et des plans d'action fondés sur des données. Vous identifiez les problèmes, améliorez la culture, réduisez les risques et aidez votre entreprise à passer du rouge au vert.
Vous avez peut-être commencé votre gestion de la conformité en examinant manuellement des feuilles de calcul, en recherchant frénétiquement des documents, en discutant avec des responsables de département et en finissant par trouver - et résoudre - des problèmes. Mais peu après, vous avez probablement constaté qu'il était difficile de gérer et de contrôler manuellement l'ensemble de votre programme de conformité. C'est alors que vous avez commencé à chercher des "outils de conformité" pour vous faire gagner du temps et vous aider à évaluer avec précision les performances de votre programme.
Mais l'outil de conformité fait-il vraiment ce que vous voulez ? Les logiciels que vous avez achetés au fil des ans pour faciliter toute une série de tâches peuvent ne pas fonctionner ensemble. Tout ce que vous vouliez, c'était réduire les tâches administratives et faciliter le suivi afin d'avoir une vue d'ensemble ; en fait, vous vous retrouvez avec un enchevêtrement d'outils disparates qui créent des silos d'informations bloquées, vous empêchant d'avoir la vision nécessaire pour démêler les problèmes. Vous vouliez seulement un "pigeon voyageur" qui réduise votre fardeau, mais au lieu de cela vous avez acheté une automobile encombrante avec des moteurs et des engrenages compliqués - et maintenant vous devez apprendre à utiliser le porteur.
Si vous ressentez cela, vous n'êtes pas le seul. Alors que les outils sont censés résoudre les problèmes, ils peuvent en fait créer plus de travail.
Les pièges des grands noms
Nous savons que les programmes de conformité ne sont pas une solution unique. Même si l'objectif général est commun et le cadre normalisé, chaque organisation a ses propres problèmes et les règles et décisions ne sont pas les mêmes. Ce n'est pas parce qu'un outil a la plus grande part de marché qu'il sera le meilleur pour vous et votre entreprise - au contraire, il pourrait même être la pire option pour vous. Permettez-moi de vous expliquer pourquoi.
- Avoir la "plus grande part de marché" signifie que l'entreprise qui a conçu la solution a déjà une myriade de clients existants dont elle doit tenir compte. Les nombreuses demandes en attente de développement seront prioritaires par rapport à votre nouvelle demande. Il est fort probable que les outils plus anciens aient été tellement construits en fonction des demandes des clients que vous vous retrouverez avec des fonctionnalités qui ne sont pas pertinentes ou qui ne sont pas optimisées pour vos besoins, même si l'outil prétend être personnalisable et configurable.
- La règle du "vieux mais bon" ne s'applique pas à la technologie. La technologie est le secteur qui évolue le plus rapidement, avec de nouveaux langages de codage qui apparaissent en ce moment même, et de nouvelles compétences et spécifications qui apparaissent chaque semaine. Si un produit technologique a été développé il y a 15 ans, il se peut qu'il utilise une technologie dépassée que le marché ne recommande plus. Plus un programme a été développé, plus il est difficile de changer la pile et de s'adapter aux nouvelles technologies, de sorte que les "vieux" programmes peuvent nécessiter des compromis et avoir des limites.
- Si le fournisseur a revendiqué sa part de marché à la suite d'une fusion ou d'une acquisition, il est peu probable que ses solutions soient intégrées de manière transparente - la fusion de différents outils en un seul prend énormément de temps et d'efforts, et la migration s'accompagne de risques. Ainsi, bien que leur proposition puisse donner l'impression qu'ils offrent une solution unique, en réalité, chaque outil sera une solution individuelle sous la même marque.
La règle d'or des outils technologiques : plus c'est simple, mieux c'est
Vous voulez déployer votre politique et votre programme de conformité, former, communiquer, obtenir un retour d'information, puis suivre et documenter le tout en un seul endroit.
Réfléchissons à ce dont vous avez réellement besoin pour y parvenir.
Une plateforme de communication bidirectionnelle qui permet d'atteindre votre public partout, à l'heure qui lui convient.
Il est évident que la communication est la partie la plus vitale de votre programme de conformité. Pour une communication réussie, vous devez être en mesure de vous connecter à vos employés à tout moment via l'appareil avec lequel ils sont le plus à l'aise. Dans l'idéal, vous serez également en mesure d'élargir votre audience au-delà des seuls employés. Si vous considérez d'autres parties prenantes, y compris les vendeurs tiers, les revendeurs, les fournisseurs et votre conseil d'administration, vous pouvez couvrir une plus grande partie de votre programme. L'espace et la connexion doivent être individualisés (pas comme un portail web ou un site web de conformité), interactifs et sécurisés, et doivent permettre l'anonymat si possible (car nous savons qu'un pourcentage plus élevé de personnes sont plus susceptibles de s'engager si elles peuvent rester anonymes).
Un générateur de formulaires ou d'enquêtes capable de mener à bien vos initiatives de mise en conformité, de la publication au retour d'information.
Supposons que vous deviez publier une politique révisée de travail à domicile pendant la pandémie, comprenant des mises à jour obligatoires sur les vaccinations et le port de masques lors du retour au bureau. Après avoir mis à jour la politique, vous devez l'envoyer à tous les employés pour qu'ils la lisent et la signent. Vous souhaitez également vérifier leur niveau de sensibilisation en leur envoyant un test ou une enquête. Vous souhaitez ensuite savoir si la nouvelle politique et les nouvelles règles sont acceptées et obtenir un retour d'information et des idées d'amélioration.
Vous pouvez également envoyer un rappel à tous sur la divulgation des conflits d'intérêts, y compris une mise à jour de la politique en matière de dons et le formulaire de demande, afin qu'il soit à portée de main.
Et si vous vouliez envoyer une enquête annuelle sur l'éthique et la conformité afin d'analyser la culture et les attitudes actuelles en matière de prise de parole et de planifier les mesures à prendre pour améliorer la culture ?
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Choisir le partenaire de solution qui vous convient
S'habituer à une plateforme prend du temps et de l'argent, c'est pourquoi il est important de choisir la bonne. De nombreuses entreprises choisissent souvent un fournisseur sur la base de ce qui a déjà été construit. Cela peut sembler plus pratique et correspondre à vos besoins actuels, mais vous prendriez une décision basée sur le passé, au lieu de vous tourner vers l'avenir. Les solutions technologiques qui se développent pour l'avenir sont meilleures, et vous ne voulez pas être coincé avec des technologies ou des concepts de la vieille école.
Mais l'avenir n'est pas déterminé, alors que devez-vous prendre en compte lorsque vous choisissez le bon fournisseur pour votre solution actuelle ?
Le vendeur dispose-t-il d'une équipe capable d'agir suffisamment vite et de tenir compte de vos commentaires ?
Une entreprise plus grande n'est pas nécessairement plus forte, car l'agilité ne peut être atteinte qu'en minimisant les parties prenantes. Vous voulez une équipe de service à la clientèle dévouée qui puisse défendre vos besoins et assurer la remontée et le suivi des dossiers pour vous.
La taille du marché primaire du vendeur est-elle similaire à celle de votre entreprise ?
Même si l'objectif final est le même, les solutions technologiques peuvent être conçues très différemment en fonction des circonstances propres à chaque utilisateur. Un outil fonctionnera mieux s'il est conçu pour votre cas d'utilisation spécifique. Une approche très différente doit être adoptée pour concevoir un outil destiné à une ou quelques équipes plutôt qu'à 100 membres de l'équipe. Les outils optimisés pour les grandes organisations comporteront davantage de couches en termes de permissions, d'autorités et de collaborations, etc., ce qui prendra une grande partie du temps de développement, mais laissera les petites et moyennes équipes avec des itinéraires et des configurations supplémentaires inutiles. Un engagement général de configurabilité ou de flexibilité ne peut pas couvrir tous les cas d'utilisation, il est donc important que tout outil ait été conçu en tenant compte de votre cas d'utilisation spécifique. Un fournisseur dont la taille du marché est similaire à celle de votre entreprise aura beaucoup plus de chances de penser à l'échelle dont vous avez besoin.
Le fournisseur s'engage-t-il à utiliser de nouvelles technologies, notamment l'exploration de données et l'intelligence artificielle ?
Demandez à votre équipe informatique interne de vérifier et d'examiner la technologie de tout fournisseur potentiel. Déterminer si le fournisseur utilise des technologies modernes de pointe ou des piles anciennes peut vous donner une preuve de son engagement et de l'état de sa technologie.
L'approche propose-t-elle une série de solutions fragmentées ou un outil simple, adaptable et capable d'accomplir différentes tâches ?
Il est surprenant de constater que de nombreuses solutions de conformité commercialisées en tant qu'outil unique proposent en réalité des applications individuelles pour chaque élément. Souvent, l'outil le plus puissant et le plus utile est en fait le plus simple. Plus l'outil est complet, plus il sera complexe à configurer. Il est plus pratique et plus efficace d'automatiser en quelques minutes une tâche qui prend 80 % du temps et de continuer à effectuer manuellement les 20 % restants, plutôt que de passer des semaines, des mois, voire des années, à essayer de configurer un processus complet.
La réponse est simple : un outil doit aider, pas diriger.
Vous ne conseilleriez pas à votre équipe de direction ou aux membres de votre conseil d'administration de mettre en place un programme de conformité si le plan d'action n'était pas adapté et si vous prévoyiez qu'il s'effondrerait à un moment ou à un autre. Alors pourquoi choisiriez-vous une solution qui ne répond pas à vos besoins spécifiques en vous contentant d'espérer qu'elle fonctionnera ?
