Suis-je la bonne personne pour gérer le programme de dénonciation ?

Si vous êtes responsable de la gestion du programme de dénonciation au sein de votre entreprise, vous avez beaucoup à faire. Vous savez probablement qu'il ne s'agit pas seulement d'installer un logiciel et d'avoir accès à un gestionnaire de cas qui suit les signalements effectués par le biais du système : il s'agit de gérer un programme complet de dénonciation sous la direction et avec le soutien de l'organe directeur de l'entreprise et de sa direction.

Les gestionnaires de ces programmes ne savent souvent pas quoi faire ou sur quoi se concentrer. Ils se contentent généralement de suivre leur intuition et de définir leurs propres priorités. Cette situation, associée au fait qu'il n'y a pas eu de conseils formels sur les qualités que doit posséder un responsable de programme de dénonciation, fait que de nombreux responsables souffrent du syndrome de l'imposteur et se demandent s'ils sont la bonne personne pour ce poste.

Il y a toutefois une bonne nouvelle : nous disposons de lignes directrices formelles qui nous permettent de comparer nos programmes de dénonciation et de vérifier s'ils disposent des ressources adéquates.

Utiliser les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation

Fin 2021, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement promulgué la norme internationale ISO 37002 - Systèmes de management de la dénonciation - Lignes directrices (Lignes directrices de l'ISO pour la dénonciation). Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont désormais disponibles et vous pouvez en obtenir un exemplaire sur le site web de l'ISO dans votre pays moyennant une somme modique.

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont le premier guide complet destiné aux entreprises qui mettent en place des systèmes de gestion de la dénonciation. Elles fournissent des conseils aux organisations pour créer des systèmes de gestion des dénonciations fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Les lignes directrices sont adaptables et leur utilisation variera en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation. L'application des lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation peut aider une organisation à améliorer sa politique et ses procédures de dénonciation existantes, ou à se conformer à la législation applicable en matière de dénonciation.

Que disent les lignes directrices de l'ISO sur la gestion du programme de dénonciation ?

Les lignes directrices de l'ISO relatives à la dénonciation définissent clairement ce que doit faire la personne (ou le groupe) responsable du programme de dénonciation.

Les lignes directrices précisent que les personnes qui gèrent le programme ont la responsabilité et l'autorité en la matière :

• la conception, la mise en œuvre, le fonctionnement et l'amélioration du système de gestion des dénonciations
• veiller à ce que le système de gestion des dénonciations soit conçu et doté des ressources nécessaires pour garantir une évaluation complète des dénonciations et des risques de préjudice, des enquêtes impartiales et opportunes sur les dénonciations et des dispositions de protection et de soutien
• veiller, dans toute la mesure du possible au sein de l'organisation, à ce que les fonctions d'enquête et de protection soient assurées de manière indépendante (c'est-à-dire par des personnes ou des domaines différents), tout en reconnaissant que chacune d'entre elles peut être affectée à des fonctions existantes
• fournir des conseils et des orientations sur le système de gestion des dénonciations et sur les questions relatives à la dénonciation d'actes répréhensibles
• rendre compte, de manière planifiée et ponctuelle, des performances du système de gestion des dénonciations à l'organe de direction, à la direction générale et à d'autres fonctions pertinentes, telles que la fonction de conformité, le cas échéant.

La fonction de gestion des dénonciations (que les lignes directrices de l'ISO sur les dénonciations appellent l'équipe chargée de gérer le programme de dénonciation) doit être dotée de ressources suffisantes et d'un personnel possédant les "compétences, l'intégrité, l'autorité et l'indépendance" appropriées. Cela inclut "l'accès direct et sans restriction aux ressources adéquates nécessaires pour garantir l'impartialité, l'intégrité et la transparence du système de gestion des dénonciations et de ses processus". La fonction de gestion des dénonciations doit également disposer d'un "accès direct, illimité et confidentiel à la direction générale et à l'organe directeur".

Puis-je déléguer une partie de ces tâches ?

Selon les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation, la réponse courte est oui, vous pouvez déléguer certaines des responsabilités susmentionnées. Les organisations qui ne disposent pas d'une personne se consacrant exclusivement à la fonction de dénonciation peuvent désigner une ou plusieurs personnes pour remplir ce rôle, en plus d'autres responsabilités, pour autant qu'il n'y ait pas de conflits d'intérêts ou de problèmes de confiance ou d'impartialité.

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation exigent également que vous déterminiez les ressources nécessaires à l'établissement, à la mise en œuvre, à la maintenance et à l'amélioration continue du système de gestion des dénonciations, ainsi qu'à la réalisation de ses objectifs. Les lignes directrices précisent que ces ressources peuvent inclure, sans s'y limiter, des ressources financières et humaines, des solutions informatiques, des compétences spécialisées, une infrastructure organisationnelle, des enquêteurs, des documents de référence contemporains sur la dénonciation, une expertise juridique, ainsi qu'une formation et un développement professionnels. Ces ressources peuvent être fournies en interne ou en externe.

Existe-t-il des exigences minimales pour la personne qui gérera la fonction ?

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation ne fixent pas d'exigences ou de compétences minimales pour les responsables de la fonction de dénonciation, suggérant que les organisations doivent définir leurs propres exigences.

Les lignes directrices précisent qu'une organisation doit

• déterminer la compétence nécessaire de la ou des personnes effectuant des travaux sous son contrôle qui ont une incidence sur le système de gestion des dénonciations, ses performances et son fonctionnement ;
• s'assurer que ces personnes sont compétentes sur la base d'un enseignement, d'une formation ou d'une expérience appropriés ;
• veiller à ce que, le cas échéant, le personnel soit en mesure de travailler avec le niveau d'impartialité approprié ;
• le cas échéant, prendre des mesures pour acquérir les compétences nécessaires et évaluer l'efficacité des mesures prises.

S'agissant d'un conseil ISO, il existe également une obligation claire de conserver une documentation appropriée comme preuve de compétence.

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation obligent également les personnes chargées des activités de protection, de soutien et d'enquête à faire preuve de confiance, d'intelligence émotionnelle, de diplomatie, d'impartialité, d'intégrité, de leadership, de confidentialité et de discernement.

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation aideront réellement ceux qui gèrent des programmes de dénonciation à gagner en confiance en décrivant les meilleures pratiques et les caractéristiques des gestionnaires de la fonction de dénonciation. Si votre programme de dénonciation respecte en tous points les lignes directrices de l'ISO, vous disposez alors d'un système de pointe qui répond aux meilleures normes internationales et vous devriez avoir la certitude qu'il est adapté à son objectif.

Les lignes directrices renforcent également le message selon lequel la direction et l'encadrement de l'entreprise doivent être de fervents défenseurs du programme de dénonciation et de ses responsables. Si ce soutien fait défaut, c'est l'ensemble du programme qui est menacé.

L'utilisation des lignes directrices de l'ISO pour la dénonciation comme manuel constitue un avantage considérable pour chaque entreprise. Nous encourageons donc vivement les personnes qui gèrent des programmes de dénonciation à adopter ces lignes directrices.

Si vous êtes intéressé par la création d'un programme à partir de zéro, ou par des conseils consultatifs sur les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation, veuillez nous contacter.