Vous souhaitez installer une solution de dénonciation ? Voici par où commencer
Si vous envisagez de mettre en place une hotline de dénonciation (également connue sous le nom de hotline de conformité) pour votre organisation, il y a quelques points essentiels à prendre en compte. Si vous êtes novice en la matière, ou si vous n'avez jamais utilisé ces systèmes dans le cadre d'une solution plus large de signalement d'irrégularités, ce bref aperçu vous fournira des conseils simples et vous indiquera les étapes à suivre pour réussir.
1. Le logiciel n'est qu'un élément de votre solution de dénonciation
Une solution de dénonciation ne se limite pas à l'installation d'un logiciel - ce n'est qu'une pièce du puzzle. Vous aurez besoin d'une adhésion claire de la part de votre organe directeur et de votre direction, ainsi que des ressources nécessaires à l'élaboration d'un "programme". Outre le logiciel, ce programme comprendra des politiques, des procédures, des règles, des contrôles, une sensibilisation, une communication et une formation. Vous devrez également définir une série d'objectifs et les évaluer pour déterminer la réussite du programme.
Bien entendu, vous devrez mettre en place les systèmes et les processus nécessaires pour recevoir et traiter les rapports lorsqu'ils surviendront (et ils surviendront). Cela signifie que vous devez savoir comment mener des enquêtes et disposer des ressources nécessaires pour mener à bien chacune d'entre elles. Vous devrez peut-être faire appel à des équipes extérieures pour vous aider.
Le message principal est que la technologie (comme la plateforme Speeki, par exemple) n'est qu'une partie de la solution.
2. Bonne nouvelle : il existe des lignes directrices qui vous guident pas à pas tout au long du processus.
Fin 2021, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement promulgué la norme internationale ISO 37002 - Systèmes de management de la dénonciation - Lignes directrices (Lignes directrices de l'ISO pour la dénonciation). Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont désormais disponibles et vous pouvez en obtenir un exemplaire sur le site web de l'ISO dans votre pays moyennant une somme modique.
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Les lignes directrices ISO sur la dénonciation sont un document parfait pour vous aider à définir le programme que vous devez mettre en place, et nous conseillons vivement à Speeki de suivre ces lignes directrices à la lettre lors de l'élaboration de votre programme. Elles peuvent être utilisées par des entreprises de toute taille, des organisations privées, publiques, à but non lucratif ou même gouvernementales.
Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation fournissent des conseils aux organisations pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de gestion de la dénonciation, avec les résultats suivants :
> encourager et faciliter le signalement des actes répréhensibles
> soutenir et protéger les dénonciateurs et les autres parties intéressées
> veiller à ce que les signalements d'actes répréhensibles soient traités de manière appropriée et en temps utile
> améliorer la culture organisationnelle et la gouvernance
> réduire les risques d'actes répréhensibles.
Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation aident les organisations à créer des systèmes de gestion de la dénonciation fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Elles sont adaptables et leur utilisation variera en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation.
3. Être prêt à assurer le triage et les enquêtes
Le fait de donner la parole aux gens par le biais d'un système de dénonciation peut signifier qu'une multitude de rapports seront soumis dans les premiers jours. Certains de ces rapports peuvent servir à "tester" le système, tandis que d'autres peuvent correspondre à une demande refoulée de la part de personnes qui n'ont pas encore soumis de problèmes par des moyens moins formels. Ne soyez pas surpris par l'afflux de rapports au cours des premiers mois.
Du point de vue des ressources, vous pouvez externaliser les enquêtes sur ces questions. Des sociétés comme Speeki peuvent vous aider à effectuer un triage de base, et il existe également des sociétés qui peuvent vous aider à mener à bien les enquêtes proprement dites. Il existe une réserve de talents que vous pouvez utiliser ici, ce qui est particulièrement utile si vous êtes une petite équipe et que vous n'avez pas la capacité en interne.
4. L'élaboration d'un programme n'est pas une initiative ponctuelle - elle doit être développée, révisée et améliorée régulièrement.
En examinant les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation, vous constaterez que la mise à jour d'un programme représente un travail considérable. Bien qu'une grande partie de cette maintenance puisse être quelque peu automatisée, il y a toujours des actions manuelles. Considérez votre programme de dénonciation comme un programme de sécurité sur le lieu de travail : il ne suffit pas de le mettre en place et de s'en aller. Vous devez le surveiller, l'améliorer, observer les améliorations, combler les lacunes lorsque vous identifiez des problèmes et reconstruire. Dans la plupart des entreprises, il ne s'agit pas d'un travail à temps plein, mais la supervision et l'amélioration du programme nécessiteront des ressources. Il est possible de confier cette tâche à des consultants externes, mais il est préférable qu'elle soit effectuée au sein de l'organisation.
5. Obtenez l'aide d'un expert si vous avez besoin d'expérience ou de capacité pour mettre en œuvre correctement le programme.
Si tout cela vous semble un peu trop difficile, faites appel à une aide extérieure. Il existe des agences, des entreprises et des enquêteurs externes qui peuvent aider à mettre en place et/ou à gérer le programme. Speeki propose une gamme de solutions à cet effet dans le cadre de Speeki Services.
Comment en savoir plus
Les Lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont désormais disponibles à l'achat dans les magasins ISO de chaque pays. Consultez le site web de l'ISO pour plus de détails.
Si vous souhaitez élaborer votre programme à partir de zéro ou obtenir des conseils sur les lignes directrices de l'ISO en matière de dénonciation, veuillez nous contacter.
