檢舉計畫：您作為高階主管的角色
如果您是一家設有舉報計劃的公司的高級管理人員，您就可以發揮自己的作用，並且了解自己的義務非常重要。
如果您不是高階管理人員，但負責舉報計劃，則本文件可能有助於作為培訓指南，幫助高階主管了解他們的角色。
到目前為止，在公司的舉報計劃方面，幾乎沒有什麼能夠真正幫助高階或最高管理層了解他們的具體職責。在確定營運該計劃的資源時，高階管理層和最高管理層通常只是遵循自己的直覺並制定自己的優先順序。好消息是，我們現在有了關於最高領導人在支持舉報計劃中的作用的具體指導方針。
使用 ISO 檢舉指南
2021年底，國際標準化組織（ISO）正式頒布了國際標準ISO 37002－舉報管理系統－指南（ISO檢舉指南）。 ISO 檢舉指南現已提供，您只需支付少量費用即可從您所在國家/地區的ISO 網站取得一份副本。
ISO 舉報指南是針對營運舉報管理系統的公司的第一份綜合指南。該指南為各組織建立基於信任、公正和保護原則的舉報管理系統提供了建議。這些指南具有適應性，其使用將根據組織活動的規模、性質、複雜性和管轄權而變化。
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ISO 檢舉指南對高階領導在檢舉計畫中的作用有何規定？
ISO 指南詳細介紹了高階主管的角色。您應該透過以下方式展現對舉報管理系統的領導和承諾：
- 確保制定舉報政策和舉報管理體系目標並與組織的價值觀、目標和策略方向一致
- 批准組織的舉報政策
- 確保舉報管理系統的可訪問性並鼓勵其使用
- 確保將舉報管理體係要求納入組織的業務流程，包括管理體系
- 確保舉報管理系統所需的資源可用、充足、適當並部署
- 傳達有效舉報管理和遵守組織既定舉報管理體係要求的重要性
- 內部和外部溝通舉報政策
- 確保檢舉管理系統達到預期結果
- 指導和支援人員為舉報管理系統的有效性做出貢獻
- 促進持續改進
- 支持其他相關角色展現其在其職責範圍內的領導力
- 致力於、促進和實踐組織內的暢所欲言/傾聽文化，例如積極參與相關員工培訓課程，並在他們同意的情況下公開讚揚組織的舉報人
- 確保舉報人和其他相關人員不會因舉報而受到組織的損害
- 按計劃的時間間隔，接收和審查有關舉報管理系統的運作和績效的報告
- 確保對使用該系統舉報的事項進行公正的調查，無論舉報人的身份、舉報的主題以及所查明問題的影響如何。
這是一個非常詳盡的行動清單。如果您剛開始並第一次應用這套指南，可能需要一些時間來瀏覽每個元素。當然有明確的義務來確保該計劃有效、可用、為每個人所知並且經過審查和改進。透過在組織中發展直言不諱的文化，我們也真正注重「言行一致」。
ISO 檢舉指南也明確規定，您應賦予舉報管理職能部門責任和權力，以確保舉報管理系統符合 ISO 舉報指南的建議，並且舉報管理職能部門應向您報告績效狀況系統的。
如上所述，您可以將部分或全部舉報管理職能指派給組織外部的人員。如果您這樣做，您需要確保組織內的人員對這些外部各方負有責任和權力。
關於舉報計劃，高階領導層需要詢問的 20 件最重要的事情
以下是您應該問自己和舉報專案經理的問題。
- 檢舉政策和檢舉管理體係是否有明確的目標？這些目標可以實現嗎？它們是否聰明（具體、可衡量、可實現、現實、及時）？
- 商定的目標是否與組織的價值觀、目標和策略方向一致？
- 最高管理階層是否批准了組織的舉報政策？
- 檢舉管理系統如何可供所有人（包括內部人員和外部人員）使用？供應商和合作夥伴如何存取它？
- 我們如何鼓勵人們使用系統？規定的福利或激勵措施是什麼？
- 檢舉管理系統如何融入業務流程（包括管理系統）？年度報告、政策、人力資源入職表格、供應商合約和會議室彈出訊息等通訊中是否包含對系統的引用？
- 您是否授權了足夠的資源以使舉報管理系統可用、充足、適當和部署？您是否向人力資源部門說明了休假狀況？您是否也授權在必要時使用外部資源來協助調查、文件審查、程序開發或技術使用？
- 您採取了哪些措施來傳達舉報的重要性？這是否已傳達給您的主要利害關係人，包括供應商、客戶和合作夥伴？
- 您是否要求系統提供清晰的報告並將其與既定目標進行映射？是否有一個系統來審查目標的實現情況並審查一段時間內的比較？是否定期檢討目標？
- 您是否積極指導和支持那些為舉報管理系統的有效性做出貢獻的人員？你定期與他們見面嗎？他們向您或您的一位高階主管報告嗎？他們是否得到了正確的管理、報酬以及指導和回饋？提供哪些激勵或獎金來推動成就？
- 您正在採取哪些措施來確保該計劃持續改進？您如何衡量改進？您如何向團隊傳達改善目標？
- 您如何為其他相關角色提供支持，以展示他們在其職責範圍內的領導力？您是否已經確定了支持該計劃的角色以及需要參與的人員？他們在船上嗎？您是否與內部稽核、人力資源和其他可能影響專案發展的團體建立了聯繫？
- 您是否致力於在組織內推廣和實踐直言/傾聽文化？
- 您參加過內部培訓嗎？
- 您是否公開讚揚過該組織的舉報計劃？
- 您採取了哪些措施來確保舉報人和其他相關人員在舉報後不會遭受報復？
- 您是否做過審查，看看舉報人或記者在舉報後是否有負面反應？有檢舉人離開公司嗎？舉報的人是否受到歧視？您是否確保不存在不太明顯的報復行為（例如降職、辦公室搬遷、假期限制）？
- 您是否定期收到並審查有關舉報管理系統的運作和績效的報告？您是否安排了這些審核並要求人們對其交付和品質負責？
- 您採取了哪些步驟來確保使用該系統舉報的事項得到公正的調查，無論舉報人的身份、舉報的主題以及所發現問題的影響如何？
- 您對所有調查都遵循保密、隱私和程序公平感到滿意嗎？
對於高階主管來說，如果您能回答所有這些問題，那麼您很有可能已經履行了 ISO 舉報指南規定的職責，並且正在製定全面有效的舉報計劃。
對於專案經理來說，在履行職責時您可能會考慮的一件事是讓每位高階主管每年簽署他們的義務，例如透過一項簡單的調查。
如何了解更多
ISO 檢舉指南可從每個國家的 ISO 商店購買。請查看ISO 網站以了解更多詳細資訊。
如果您有興趣從頭開始建立您的計劃或需要有關 ISO 舉報指南的諮詢建議，請在此處聯絡我們。
