檢舉計劃：您作為董事會成員的角色
如果您是一家設有舉報計劃的公司的董事會成員，您就可以發揮自己的作用，並且了解自己的義務非常重要。
如果您不是董事會成員，但您是某個專案的運營商，本文可能仍然可以作為董事了解其角色的培訓指南。
到目前為止，在公司的舉報計劃方面，幾乎沒有什麼能真正幫助董事了解他們的具體職責。董事通常只是遵循自己的直覺來監督項目，並圍繞為管理層提供專案資源的策略方向制定自己的優先事項。好消息是，我們已經就董事會董事應如何支持舉報計畫制定了具體準則。
使用 ISO 檢舉指南
2021年底，國際標準化組織（ISO）正式頒布了國際標準ISO 37002－舉報管理系統－指南（ISO檢舉指南）。 ISO 檢舉指南現已發布，您只需支付少量費用即可從您所在國家/地區的ISO 網站取得一份副本。
ISO 舉報指南是針對營運舉報管理系統的公司的第一份綜合指南。該指南為各組織建立基於信任、公正和保護原則的舉報管理系統提供了建議。這些指南具有適應性，其使用將根據組織活動的規模、性質、複雜性和管轄權而變化。
遵循 ISO 舉報指南可以幫助組織改善其現有的舉報政策和程序，或遵守適用的舉報立法。
ISO 檢舉指南對董事在檢舉計畫中的角色有何規定？
ISO 指南有兩個重要部分討論領導力和管理的角色。他們表示，治理機構（指具有策略性並負責廣泛風險管理監督的董事會或組織最高層）應採取以下行動：
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關於舉報計劃，董事會成員應詢問的十大事項
作為董事會成員，您可以向您的高階主管或專案經理提出這些問題，以了解舉報計劃並滿足您在 ISO 舉報指南下的要求。
- 您是否為有效的舉報管理系統設定了目標？這些目標是什麼？是否有明確的所有者和時間表來實現這些目標？我們如何知道目標是否已達成？成功的標準是什麼？
- 您如何監控目標？您的團隊是否定期向董事會（或委員會）報告目標是否達成？是否重點衡量這些目標？是否有清晰的圖片顯示每個目標以及距離實現有多遠？
- 董事會是否正式批准了該組織的舉報政策？該批准是否被記錄（例如在會議記錄中）？批准文件上是否註明批准日期和批准董事會成員？
- 作為董事會，我們是否有效地將我們對該計劃的批准傳達給管理層和整個公司？每個人都清楚關於其存在、重要性和用途的資訊嗎？該通訊是否已與該計劃的文檔一起進行追蹤和儲存？您最後一次向董事會傳達批准是什麼時候？溝通是否夠規律？
- 您如何透過接受政策和舉報管理系統來表明您的承諾？您是否在員工論壇或股東大會上談論過這個問題？您是否能夠向大股東討論該政策的存在，並讓他們放心該政策的存在並且您支持該政策？您是否檢查過自己，看看系統是否真的有效？
- 您對該計劃的最新了解如何？您是否收到有關組織舉報管理系統的內容和操作的預定更新？這些安排的時間間隔是否正確，資訊是否足夠？您認為資訊是否完整且已滿足 ISO 檢舉指南的要求？
- 您認為舉報管理制度是否有足夠且適當的資源來有效運作？您是否聽取了團隊對其資源需求的回饋？您是否確保提供了正確的預算，並在一定程度上避免了可能意味著公司無法履行其計劃承諾的任何裁員或計劃削減？
- 您是否確認該計劃的營運人員擁有適當的技能？他們是否接受過有關 ISO 舉報指南和舉報計劃運作的培訓？他們是否了解自己在隱私、保密和獨立性方面的義務？他們在記者眼中是否資質高、能力強、行事公正？
- 您是否對組織舉報管理系統的實施、完整性和改進進行了充分的監督？
- 您是否看到該計劃正在改進的證據？您是否審查過任何投訴？您是否聘請了獨立人士來審查該計劃並根據 ISO 舉報指南提供差距分析？
如果您的最高管理層能夠積極回答所有問題，則董事會很可能已根據 ISO 舉報指南履行了職責，並且組織擁有全面且有效的舉報計劃。
如果您是某個專案的運營商，您能放心地說您的董事會滿足所有要求嗎？如果顯然仍有工作要做，董事會將優先批准提供足夠的資源。沒有什麼比在資源方面有董事會支持你更好的了。如果管理階層將預算削減到不允許你運行「有效的舉報管理系統」的水平，那麼就拿出「董事會和領導層」卡。僅此一點就足以成為按照 ISO 舉報指南進行操作的充分理由。
如何了解更多
ISO 檢舉指南可從每個國家的 ISO 商店購買。請查看ISO 網站以了解更多詳細資訊。
如果您有興趣從頭開始建立您的計劃或需要有關 ISO 舉報指南的諮詢建議，請在此處聯絡我們。
