Programme de dénonciation : Votre rôle en tant que membre du conseil d'administration

Si vous êtes membre du conseil d'administration d'une entreprise disposant d'un programme de dénonciation, vous avez un rôle à jouer et il est important que vous compreniez vos obligations.

Si vous n'êtes pas membre d'un conseil d'administration, mais que vous êtes opérateur d'un programme, cet article peut être utile en tant que guide de formation pour les directeurs afin qu'ils comprennent leur rôle.

Jusqu'à présent, il n'existait pas grand-chose pour aider les administrateurs à connaître leurs devoirs spécifiques en ce qui concerne le programme de dénonciation de l'entreprise. En règle générale, les administrateurs se contentaient de suivre leur propre intuition pour superviser le programme et de développer leurs propres priorités pour donner une orientation stratégique aux membres de la direction en ce qui concerne l'attribution des ressources nécessaires au programme. La bonne nouvelle, c'est que nous disposons déjà de lignes directrices spécifiques sur la manière dont un administrateur doit soutenir le programme de dénonciation.

Utiliser les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation

Fin 2021, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement promulgué la norme internationale ISO 37002 - Systèmes de management de la dénonciation - Lignes directrices (Lignes directrices de l'ISO pour la dénonciation). Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont désormais disponibles et vous pouvez en obtenir un exemplaire sur le site web de l'ISO dans votre pays moyennant une somme modique.

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont le premier guide complet destiné aux entreprises qui mettent en place des systèmes de gestion de la dénonciation. Elles fournissent des conseils aux organisations pour créer des systèmes de gestion des dénonciations fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Les lignes directrices sont adaptables et leur utilisation variera en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation.

L'application des lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation peut aider une organisation à améliorer sa politique et ses procédures de dénonciation existantes, ou à se conformer à la législation applicable en la matière.

Que disent les lignes directrices de l'ISO sur le rôle des administrateurs dans le programme de dénonciation ?

Les lignes directrices de l'ISO comportent deux sections importantes qui traitent du rôle de la direction et de la gestion. Elles précisent que l'organe directeur (c'est-à-dire le conseil d'administration ou le plus haut niveau de l'organisation qui est de nature stratégique et qui s'occupe de la surveillance générale de la gestion des risques) doit faire ce qui suit :

Les dix principales questions qu'un membre du conseil d'administration doit poser sur le programme de dénonciation

En tant que membre du conseil d'administration, voici les questions que vous pourriez poser à votre direction ou aux responsables du programme pour en savoir plus sur le programme de dénonciation et répondre aux exigences des lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation.

1. Avez-vous fixé des objectifs pour un système efficace de gestion des dénonciations ? Quels sont ces objectifs ? Existe-t-il des responsables et des délais clairs pour atteindre ces objectifs ? Comment savoir si les objectifs ont été atteints ? Quels sont les critères de réussite ?
2. Comment contrôlez-vous les objectifs ? L'équipe rend-elle régulièrement compte au conseil d'administration (ou à un comité) de la réalisation des objectifs ? L'accent est-il mis sur la mesure de ces objectifs ? Existe-t-il une image claire de chaque objectif et de la mesure dans laquelle il est sur le point d'être atteint ?
3. Le conseil d'administration a-t-il formellement approuvé la politique de dénonciation de l'organisation ? Cette approbation est-elle consignée (par exemple dans le procès-verbal de la réunion) ? La date d'approbation et les membres du conseil d'administration qui l'ont approuvée sont-ils indiqués sur le document d'approbation ?
4. Le conseil d'administration a-t-il communiqué efficacement son approbation du programme à la direction et à l'ensemble de l'entreprise ? Les messages concernant son existence, son importance et son utilisation sont-ils clairs pour tout le monde ? Cette communication a-t-elle fait l'objet d'un suivi et a-t-elle été conservée avec la documentation relative au programme ? Quand avez-vous communiqué pour la dernière fois l'approbation du conseil d'administration ? Les communications sont-elles suffisamment régulières ?
5. Comment avez-vous démontré votre engagement en adoptant la politique et le système de gestion des dénonciations ? En avez-vous parlé dans les forums du personnel ou lors des réunions d'actionnaires ? Avez-vous pu discuter de l'existence de la politique avec les principaux actionnaires et les rassurer sur le fait qu'elle existe et que vous la soutenez ? Avez-vous vérifié vous-même si le système fonctionne réellement ?
6. Comment avez-vous été informé sur le programme ? Recevez-vous des mises à jour régulières sur le contenu et le fonctionnement du système de gestion des dénonciations de l'organisation ? Ces mises à jour sont-elles programmées à des intervalles appropriés et les informations sont-elles suffisantes ? Avez-vous le sentiment que les informations sont complètes et que les exigences des lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation ont été respectées ?
7. Pensez-vous que les ressources sont suffisantes et appropriées pour un fonctionnement efficace du système de gestion des dénonciations ? Avez-vous écouté les commentaires de l'équipe sur ses besoins en ressources ? Avez-vous veillé à ce que les budgets adéquats soient fournis et à ce qu'ils soient quelque peu protégés contre toute suppression d'emploi ou réduction de programme qui pourrait signifier que l'entreprise n'a pas respecté ses engagements en matière de programme ?
8. Avez-vous vérifié que les personnes chargées de la mise en œuvre du programme possèdent les compétences requises ? Ont-elles reçu une formation sur les lignes directrices de l'ISO en matière de dénonciation et sur le fonctionnement des programmes de dénonciation ? Comprennent-elles leurs obligations en matière de respect de la vie privée, de confidentialité et d'indépendance ? Sont-elles hautement qualifiées, compétentes et agissent-elles de manière équitable aux yeux de tout auteur de signalement ?
9. Avez-vous exercé une surveillance adéquate de la mise en œuvre, de l'intégrité et de l'amélioration du système de gestion des dénonciations de l'organisation ?
10. Voyez-vous des signes d'amélioration du programme ? Avez-vous examiné des plaintes ? Avez-vous engagé une personne indépendante pour examiner le programme et fournir une analyse des lacunes par rapport aux lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation ?

Si votre direction peut répondre positivement à toutes les questions, il est probable que le conseil d'administration a exercé ses fonctions en vertu des lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation et que l'organisation dispose d'un programme de dénonciation complet et efficace.

Si vous êtes l'opérateur d'un programme, pouvez-vous affirmer que votre conseil d'administration satisfait à toutes les exigences ? S'il apparaît qu'il y a encore du travail à faire, la priorité serait que le conseil approuve la mise à disposition de ressources adéquates. Il n'y a rien de mieux que d'avoir le soutien du conseil d'administration en ce qui concerne les ressources. Si la direction réduit le budget à un niveau qui ne vous permet pas de gérer "un système efficace de gestion des dénonciations", jouez la carte du conseil d'administration et de la direction. Il s'agit là d'une raison suffisante pour appliquer les lignes directrices de l'ISO en matière de dénonciation.

Comment en savoir plus

Les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation sont disponibles à l'achat dans les magasins ISO de chaque pays. Consultez le site web de l'ISO pour plus de détails.

Si vous souhaitez développer votre programme à partir de zéro ou obtenir un avis consultatif sur les lignes directrices de l'ISO sur la dénonciation, veuillez nous contacter ici.