Rendre mobiles les informations relatives à la conformité

Toute personne chargée de la conformité sait que les organes directeurs, la direction et les employés sont souvent tenus de faire des déclarations à plusieurs reprises au cours de l'année. Bien que les divulgations portent sur des sujets variés, l'objectif commun est d'obtenir une promesse de la part de quelqu'un que quelque chose s'est (ou ne s'est pas) produit.

Les divulgations sont essentielles pour que les responsables de la conformité et d'autres personnes puissent justifier les assurances qu'ils donnent plus haut dans la chaîne. Il faut considérer chaque divulgation comme un élément de preuve justifiant une déclaration plus large qui doit être faite à une fonction supérieure.

Pour la plupart des entreprises, les types d'informations les plus courants sont les suivants :

• les divulgations relatives aux conflits d'intérêts, lorsqu'il est demandé à une personne de déclarer si elle a des conflits d'intérêts réels ou potentiels (par exemple, un membre de la famille en tant que fournisseur de l'entreprise)
• les informations relatives aux ventes, lorsque les vendeurs déclarent qu'ils n'ont enfreint aucune politique de vente - il peut s'agir de promesses faites en dehors des contrats, de lettres d'accompagnement, de promesses de produits gratuits, de prix spéciaux sur des produits futurs ou de questions susceptibles d'entraîner des problèmes de comptabilisation des recettes (si, par exemple, il existe des accords autorisant le retour des produits invendus)
• les déclarations financières des cadres supérieurs selon lesquelles, à leur connaissance, l'entreprise a divulgué toutes les questions pertinentes dans ses comptes et que ces derniers sont exacts, ou les déclarations concernant les charges à payer ou les réserves et l'exactitude des évaluations
• les déclarations de délit d'initié des employés concernant tout investissement dans des entreprises auxquelles leur employeur est associé ou avec lesquelles il fait des affaires, principalement pour empêcher l'utilisation abusive de toute information que l'employé peut avoir obtenue dans le cadre de ses fonctions et pour s'assurer qu'il n'utilise pas cette information pour tirer profit de ses investissements
• les divulgations concernant les produits, associées à des éléments tels que la confidentialité des nouvelles versions ou la connaissance des défauts ou des problèmes rencontrés par les clients.

Les divulgations susmentionnées sont demandées pour diverses raisons.

Le défi de la gestion des divulgations

De nombreuses entreprises tentent de gérer les divulgations à l'aide d'un outil d'enquête ancien et dépassé. Elles peuvent même avoir recours à des formulaires papier ou à un sondage par courrier électronique. Ces solutions ne sont pas idéales pour collecter des informations, ni pour les stocker, les suivre et en rendre compte. De nombreux outils d'enquête sont également peu pratiques lorsqu'on utilise le navigateur d'un téléphone portable, et beaucoup ne permettent pas de réaliser des enquêtes "passives", c'est-à-dire des enquêtes qui peuvent rester en place pendant un an ou deux avant de devoir être utilisées. Il est souvent difficile d'assurer le suivi des répondants.

Comment Speeki peut-il aider ?

Speeki est une plateforme d'application qui permet aux responsables de la conformité de gérer leurs besoins en matière de conformité. La plateforme Speeki et l'application Speeki permettent de créer et de déployer des questionnaires de divulgation. Elles peuvent traiter toutes sortes de demandes, de la simple question aux divulgations complexes à plusieurs questions et à plusieurs réponses. Les administrateurs de la plateforme Speeki peuvent créer et diffuser autant de questionnaires de divulgation qu'ils le souhaitent.

Les divulgations peuvent être "actives" ou "passives". Les demandes de divulgation passive doivent être effectuées tous les trimestres ou tous les ans, que les répondants aient ou non un problème à divulguer. Les divulgations actives sont toujours disponibles pour l'utilisateur qui doit les compléter lorsqu'il a une question active à divulguer. Les deux modèles sont disponibles sur la plateforme Speeki.

Pour effectuer des divulgations, les utilisateurs se connectent simplement à l'application gratuite et téléchargeable Speeki, cliquent sur la divulgation qu'ils doivent effectuer et appuient sur "soumettre". Grâce aux merveilles de la technologie moderne, le rapport complété est envoyé au système de gestion de cas de Speeki, où l'administrateur peut examiner la réponse et prendre les mesures nécessaires.

Si vous avez besoin d'aide pour élaborer, lancer ou diffuser des questionnaires de divulgation, n'hésitez pas à nous en faire part. La plateforme Speeki est une excellente solution pour la diffusion et la gestion des informations et l'équipe Speeki est prête à vous aider.