Mise en œuvre d'un programme de dénonciation intelligent
Comme l'a rapporté la Harvard Business Review en janvier 2020, des chercheurs de l'université de l'Utah et de la George Washington University School of Business ont conclu que les programmes de dénonciation sont essentiels à la santé financière de toute entreprise.financière de n'importe quelle entrepriseLes programmes de dénonciation sont essentiels à la santé financière de toute entreprise, car ils permettent de réduire les amendes, les factures des règlements et le nombre de poursuites judiciaires pour violation de la conformité. Cela englobe toutes les infractions, de la falsification des notes de frais au harcèlement sexuel en passant par les infractions à la réglementation.
Qu'il y ait aujourd'hui davantage de violations de la conformité et de délits à signaler, ou que les gens soient simplement plus enclins à le faire, la conclusion reste la même : un programme de dénonciation efficace est judicieux du point de vue de la réputation, du moral des employés, de la gouvernance, des finances, de l'éthique et de la réglementation.
Six points clés à garder à l'esprit pour garantir un programme de dénonciation efficace
1. Les processus du programme de dénonciation doivent être appropriés et cartographiés.
Une violation de la conformité peut impliquer un superviseur direct ou le personnel même chargé d'enquêter sur les violations. D'autres voies de soumission et d'enquête doivent être triées, de préférence par un tiers externalisé qui reçoit l'information. Un traitement clair et rapide, la documentation des informations reçues dans des registres de rapports et un suivi régulier devraient également être intégrés dans le programme de dénonciation.
2. Les dénonciateurs doivent avoir confiance dans le système et se sentir validés
La loi américaine Dodd-Frank et la loi Sarbanes-Oxley contiennent toutes deux des dispositions protégeant les dénonciateurs contre les représailles. En règle générale, les programmes de dénonciation doivent interdire les représailles à l'encontre des dénonciateurs. En effet, pour être efficaces, les mécanismes de protection des dénonciateurs doivent être suffisamment convaincants pour que les informateurs se sentent vraiment en sécurité pour faire des signalements (souvent anonymes) sur des questions sensibles. Dans le même temps, les procédures énoncées dans un programme de dénonciation doivent rassurer l'informateur sur le fait que des enquêtes objectives seront menées.
3. Les rapports doivent être simples et reposer sur des principes cohérents et objectifs
Des processus automatisés et des conseils clairs et concis, étape par étape, sur la manière de faire un rapport, donnent aux parties prenantes l'assurance que les principes du programme de dénonciation d'une entreprise sont appliqués de manière cohérente, équitable et uniforme dans l'ensemble de l'organisation. Un rapport simple dans la langue maternelle de l'informateur augmente la fréquence des dénonciations.
4. Le ton au sommet doit être clair et communiqué
Obtenir l'adhésion de la haute direction à l'ensemble du processus et s'assurer que les dirigeants communiquent aux employés leur engagement à l'égard du programme de dénonciation, y compris l'absence de représailles et l'application de procédures structurées et cohérentes. La nomination d'un directeur non exécutif chargé de promouvoir le programme de dénonciation de l'entreprise est attendue par la Financial Conduct Authority au Royaume-Uni et constitue une bonne pratique dans toutes les autres juridictions.
5. Tous les membres de l'entreprise doivent recevoir une formation à la dénonciation.
La formation à la dénonciation peut être intégrée à la formation réglementaire annuelle existante ainsi qu'à la formation des cadres et sert à promouvoir et à mettre en évidence les principes du programme de dénonciation d'une entreprise. La transparence des processus et des procédures, ainsi que leur communication par le biais de formations régulières, permettent d'instaurer la confiance dans le programme d'alerte.
6. Le programme de dénonciation doit être confidentiel, fiable, sûr et sécurisé.
Le respect de la vie privée, la fiabilité, la sûreté et la sécurité doivent être intégrés dans chaque programme de dénonciation, ce qui nécessite nécessairement des systèmes cryptés, la conservation de toutes les données, y compris des registres de rapports incorruptibles, et souvent la technologie de l'intelligence artificielle.
Des programmes de dénonciation bien conçus aident les entreprises à maintenir/préserver leur bonne réputation, à se défendre contre la censure réglementaire, à se prémunir contre les pertes financières et à rassurer toutes les parties prenantes de l'entreprise.
