Conformité et ESG - possibilités d'amélioration

Depuis plusieurs années, les équipes de conformité et les juristes d'entreprise cherchent leur place dans le paysage commercial. Au départ, les équipes de conformité se sont accrochées au concept de gouvernance, de risque et de conformité (GRC) pour développer l'industrie de la conformité. La GRC s'est développée mais a semblé s'orienter vers des logiciels qui suivaient les déviations des politiques et qui, bien qu'utiles, n'étaient pas le véritable centre d'intérêt de la plupart des praticiens de la conformité.

Plus récemment, un autre concept est apparu. Les équipes de conformité s'alignent désormais sur les questions environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) ou, plus précisément, sur le "G" d'ESG : la gouvernance. Bien que le "G" de l'ESG continue d'évoluer et ne puisse donc pas être clairement défini par la plupart des praticiens, il semble que l'expansion de la "gouvernance" inclurait des éléments de conformité.

Plusieurs initiatives mondiales sont en cours pour créer des normes que les entreprises peuvent suivre pour mesurer et communiquer leurs informations selon les principes ESG. Ces normes sont clairement alignées, mais il existe également des zones de désalignement qu'il convient de comprendre. Si les praticiens de la conformité peuvent influencer le développement continu des normes, la conformité et les principes ESG peuvent être alignés pour conduire un changement significatif avant qu'il ne soit trop tard.

Élaboration d'une norme et de paramètres pour les rapports ESG

Lors de la réunion annuelle de Davos en 2020, le Forum économique mondial a conclu un accord visant à développer un ensemble de mesures et d'informations communes pour la création de valeur durable. Cette initiative a été menée par l'International Business Council, une communauté de plus de 120 PDG du monde entier, et visait à "améliorer la manière dont les entreprises mesurent et démontrent leur contribution à la création de sociétés plus prospères et plus épanouies et à une relation plus durable avec notre planète". Il s'agit apparemment d'un "discours" en faveur de l'élaboration de normes communes pour les rapports ESG.

L'ensemble principal et élargi de "paramètres de capitalisme des parties prenantes" et d'informations a été développé pour être utilisé par les entreprises afin d'aligner leurs rapports généraux sur la performance par rapport aux indicateurs ESG et de suivre de manière cohérente leurs contributions aux objectifs de développement durable (ODD) des Nations unies. Le rapport, connu sous le nom de "livre blanc", a été publié en septembre 2020. Le rapport ajoute que les paramètres visent à accélérer la convergence et tentent d'apporter une plus grande comparabilité et une plus grande cohérence dans la communication des informations ESG.

Les indicateurs du capitalisme des parties prenantes sont tirés, dans la mesure du possible, de normes et d'informations existantes, plutôt que de réinventer la roue. Les entreprises sont encouragées à rendre compte d'autant d'indicateurs fondamentaux et élargis qu'elles le jugent pertinent et approprié, sur la base d'une approche "divulguer ou expliquer".

Le "G" de l'ESG, tel qu'il est décrit dans le rapport

Avant d'analyser le rapport plus en détail du point de vue de la conformité, il est important d'analyser ce qu'il dit sur le "G" dans ESG.

Les mesures du capitalisme des parties prenantes ont été organisées en quatre piliers - principes de gouvernance, planète, personnes et prospérité - qui sont alignés sur les éléments essentiels des objectifs du Millénaire pour le développement. La gouvernance est définie comme le fondement d'une entreprise qui définit son objectif et supervise les activités de l'entreprise qui contribuent à une société prospère et durable. Sans une bonne gouvernance, les entreprises ne disposent pas du contexte favorable qui leur permettrait de progresser sur les trois autres piliers.

Le pilier de la gouvernance comprend cinq éléments clés, dont quatre sont assortis de mesures et d'informations plus complètes.

Où se trouve le mot "conformité" ?

Le mot "conformité" n'apparaît que deux fois dans ce document de 96 pages. La première fois, il s'agit d'une référence anodine aux "coûts de la conformité" dans le cadre de la détermination des coûts associés aux manquements en matière de sécurité sur le lieu de travail. L'autre apparition est toutefois plus intéressante, puisqu'elle figure dans la section Gouvernance, sous le thème "Comportement éthique", et se lit comme suit :

L'un des principes clés de la bonne gouvernance est le contrôle efficace des décisions prises par les entreprises afin de garantir le respect des lois et des réglementations en vigueur et de répondre aux attentes des parties prenantes en matière de comportement éthique.

Comment les indicateurs de gouvernance se présentent-ils du point de vue des responsables de la conformité ?

Il ne fait aucun doute qu'il existe de bonnes initiatives dans le pilier de la gouvernance.

S'engager à être une entreprise à but précis et s'aligner sur les principes ESG sont des choses bonnes et louables. Ils ne sont peut-être pas révolutionnaires en termes de valeur, mais ils ne font certainement pas de mal. S'assurer que le conseil d'administration dispose du temps, de l'expérience et des compétences nécessaires dans les domaines ESG est également une initiative positive. La mesure de la rémunération, bien que détaillée, ne semble pas particulièrement importante, à moins que cette rémunération ne soit spécifiquement orientée vers la réalisation des objectifs ESG.

La mesure de l'engagement des parties prenantes est standard. La plupart des entreprises peuvent facilement dresser une liste des questions matérielles ayant un impact sur les parties prenantes, mais il reste à voir dans quelle mesure cette liste est efficace. Les entreprises pourraient facilement se conformer à cette section en publiant un simple message sur leur site web. Une fois de plus, si cette mesure n'est pas controversée, elle n'est pas d'une grande valeur.

Les indicateurs de comportement éthique sont toutefois plus intéressants et leur réalisation constituerait un défi pour presque tous les responsables de la conformité d'une grande entreprise. Ce qui ressort clairement d'un examen rapide de cette section, c'est que le titre "Comportement éthique" peut être trompeur. Les équipes de conformité parlent de "comportement éthique" comme d'un comportement qui se produit lorsque personne ne regarde et qui n'est pas documenté par une loi ou une politique claire. Il s'agit de la manière dont les gens doivent se comporter lorsqu'il n'y a pas d'orientation claire et qu'il s'agit de "faire ce qui est juste".

En réalité, le thème n'est pas celui du "comportement éthique", mais plutôt celui de la "création d'une culture de la conformité". Les équipes chargées de la conformité préféreraient ce titre. La création d'une culture de la conformité est davantage l'objectif de la gouvernance. Si vous créez cette culture de la conformité, vous aurez déjà atteint une certaine forme de "comportement éthique". Si l'expression "créer une culture de la conformité" est beaucoup plus large que celle de "comportement éthique", elle correspond mieux à ce que les entreprises essaient de réaliser.

L'inclusion de seulement deux mesures de base dans cet élément est également assez curieuse. Elle suggère que la lutte contre la corruption et la dénonciation sont les deux seuls domaines suffisamment importants pour faire l'objet d'un engagement en matière de gouvernance. De nombreuses questions auraient pu être incluses ici, notamment la gestion des conflits et des relations personnelles, la protection des droits de l'homme (y compris les droits des travailleurs, la traite des êtres humains, le harcèlement, la discrimination, l'égalité des sexes et l'égalité raciale), la protection d'un lieu de travail sûr, la protection des données, la protection des politiques de concurrence et la protection de produits et de services de qualité.

Dans les deux domaines mentionnés, l'accent semble être mis sur la formation et la démonstration de la valeur de la formation. Cette approche a été adoptée il y a 20 ans et est dépassée depuis longtemps. En fait, à l'heure actuelle, il ne s'agit pas de formation, mais plutôt d'un système global de lutte contre la corruption et de conformité à la législation anti-corruption. Nous savons que la formation ne suffit pas et il est naïf d'assimiler la formation à une gestion substantielle du risque.

Il est également extrêmement difficile d'établir une mesure pour la lutte contre la corruption. Ce qui est clair, c'est que le "pourcentage de personnes formées" mentionné dans le rapport n'est pas une mesure utile. S'il est nécessaire de conserver le sous-thème actuel de la lutte contre la corruption, je recommanderais qu'il soit formulé comme suit :

Si l'inclusion d'une obligation de disposer d'un programme de déclaration de conformité ou de dénonciation est admirable, elle passe également à côté de quelques points essentiels. Il conviendrait de préciser que le système doit être indépendant et permettre l'anonymat si la loi l'autorise. Il conviendrait également de préciser que ce système doit être soumis à des obligations de non-représailles et garantir la protection des auteurs des signalements, et qu'il est ouvert à tous, et pas seulement aux employés.

En ce qui concerne les paramètres spécifiques du "comportement éthique" mentionnés, c'est également assez étrange. Les références directes au lobbying semblent inutiles et trop spécifiques. L'inclusion des "pertes monétaires dues à un comportement contraire à l'éthique" semble également déplacée. Il est injuste d'essayer de mesurer les pertes en termes de pertes financières uniquement. Cela reviendrait à ignorer d'autres types de pertes, par exemple pour les personnes, la communauté ou notre planète. Il est très difficile de comparer ces "pertes" et il faudrait utiliser un pourcentage du chiffre d'affaires ou une autre forme de pourcentage pour refléter les différentes tailles et la complexité des entreprises. Une fois de plus, il semble qu'il y ait une tentative de placer des paramètres et des mesures sur ces initiatives, ce qui est admirable et compréhensible, mais les paramètres choisis sont insuffisants et n'ajoutent que peu de valeur.

Le thème de la "surveillance des risques et des opportunités" apporte-t-il des éclaircissements au responsable de la conformité ?

Cette section correspond davantage à ce qu'un responsable de la conformité souhaiterait voir, étant donné qu'il soutient pleinement l'idée de lier les risques et les opportunités à l'activité et au processus d'entreprise. La difficulté réside dans la mesure suivante : "Comment l'organe de gouvernance le plus élevé prend en compte les questions économiques, environnementales et sociales lorsqu'il supervise les principales décisions d'affectation du capital, telles que les dépenses, les acquisitions et les désinvestissements". Cette mesure ne va pas vraiment de pair avec l'obligation. Une fois encore, cet indicateur examine les choses du point de vue de la gouvernance pure (c'est-à-dire du point de vue du conseil d'administration). Si le conseil d'administration prend en compte ces risques dans le cadre de ses fonctions, l'obligation est remplie. Cette approche est simpliste et ne reflète pas vraiment l'obligation, qui est beaucoup plus large et concerne l'ensemble de l'entreprise. L'obligation consiste à déterminer si les programmes de gestion des risques et des opportunités sont intégrés dans l'entreprise - soit ils le sont, soit ils ne le sont pas. Le test consiste à déterminer si la propriété, la responsabilité et l'obligation de rendre compte incombent à l'entreprise et s'il y a une amélioration continue de l'intégration et de la gestion de ces initiatives.

Recommandations d'amélioration

Le livre blanc s'est efforcé de définir l'ESG et de créer une norme de facto. Le pilier de la gouvernance a encore besoin d'être retravaillé pour refléter réellement la signification d'un système de gouvernance dans une entreprise. Les responsables de la conformité aimeraient certainement voir des exigences de gouvernance renforcées en plus de celles déjà indiquées. Le rapport pourrait être considérablement amélioré par quelques changements et ajouts clés principalement associés à la conformité et à la gestion de la conformité, tels que les suivants :

Changer le thème "Comportement éthique" en "Mise en place d'une culture de conformité"
Ajouter trois autres obligations sous le titre ci-dessus :

• L'entreprise doit nommer un responsable de la conformité formé et expérimenté (qui peut être à temps partiel) ainsi que des ressources appropriées pour gérer les programmes de conformité, contrôler et mesurer leur succès par rapport aux objectifs fixés et les améliorer à intervalles réguliers.
• L'entreprise applique un cadre de conformité pour effectuer des évaluations de risques annuelles pour tous les risques sauf les risques mineurs, et développe et maintient un programme de conformité complet qui est intégré dans l'entreprise avec une supervision suffisante du conseil d'administration et de la direction pour gérer chacun des risques identifiés, en mettant l'accent sur l'amélioration continue du programme conformément aux objectifs de l'entreprise et aux objectifs ESG.
• L'entreprise s'efforce de développer une culture de la conformité, dans laquelle l'entreprise, ses employés et ses parties prenantes continuent à développer une culture qui établit un leadership éthique et une conformité avec les lois, les réglementations et les attentes des clients et de la communauté en matière d'ESG.

Quelques modifications à la section sur les risques et les opportunités afin d'accroître la valeur d'un cadre de risques et d'opportunités non seulement pour le conseil d'administration, mais aussi pour l'ensemble de l'entreprise. Il est possible que cette section soit incluse dans la section "culture de conformité" plutôt que de constituer une section distincte.

Les améliorations susmentionnées, accompagnées de quelques modifications de la formulation actuelle, permettraient d'intégrer la conformité dans le cadre de gouvernance tel que défini par le rapport. Elles élargissent les domaines couverts par le rapport et se concentrent davantage sur l'établissement d'un cadre, l'évaluation des risques et l'élaboration et la mise en œuvre des programmes de conformité qui en découlent. Cela permet aux entreprises de toutes tailles d'appliquer avec souplesse ce pilier de la gouvernance et est moins axé sur la mesure de la gouvernance basée sur la formation à la lutte contre la corruption et la dénonciation.