Des choses à méditer : 10 façons dont les fournisseurs peuvent tromper votre entreprise

Dans le monde complexe des transactions commerciales, une tâche apparemment simple comme l'interaction avec les fournisseurs peut receler des dangers cachés. Des vendeurs peu scrupuleux peuvent exploiter les vulnérabilités des processus d'achat de votre organisation, entraînant des pertes financières et une rupture de confiance. Nous dévoilons ici les dix principales façons dont les vendeurs et les fournisseurs peuvent se livrer à des activités frauduleuses, laissant votre entreprise payer la facture :

1. Fausses factures et marchandises fantômes : La tromperie peut se faire passer pour une facture légitime. Les fraudeurs créent des sociétés fictives et soumettent des factures pour des biens ou des services inexistants. Ces factures gonflent les dépenses de votre entreprise et épuisent vos ressources financières.
2. Des erreurs de facturation qui ont du mordant : toutes les erreurs ne sont pas innocentes. Les fournisseurs peuvent intentionnellement gonfler les frais sur les factures, dans l'espoir de les faire passer inaperçus. Par ailleurs, une mauvaise tenue des dossiers de leur part peut entraîner des erreurs de facturation involontaires, vous faisant payer trop cher des biens ou des services légitimes.
3. La tromperie de la duplication : Méfiez-vous des factures déjà vues. Les fournisseurs frauduleux peuvent présenter deux fois la même facture ou créer des versions légèrement modifiées afin d'être payés deux fois pour une seule livraison. Cette pratique trompeuse saigne votre entreprise à blanc.
4. Remboursement des factures : Une étiquette de prix gonflée : Même des vendeurs apparemment dignes de confiance peuvent avoir recours au gonflement des factures. Il s'agit de gonfler les quantités, les prix ou les descriptions sur les factures afin de réaliser des bénéfices supplémentaires. Vous finissez par payer plus que le coût réel des biens ou des services reçus.
5. Collusion interne et externe : Une épée à double tranchant : La fraude peut prospérer grâce à la collaboration. Des employés malhonnêtes peuvent s'associer à des fournisseurs pour présenter des factures gonflées ou falsifiées à des fins personnelles. Ce partenariat interne-externe saigne votre entreprise à blanc tout en enrichissant les coupables.
6. Exploiter les processus d'approbation laxistes : Des défenses solides nécessitent des procédures robustes. Des processus d'examen et d'approbation des factures inadéquats permettent à des factures frauduleuses de passer entre les mailles du filet. En l'absence de contrôles appropriés, votre entreprise peut payer sans le savoir des biens ou des services qui n'existent pas.
7. Ristournes et pots-de-vin : Graisser les rouages de la fraude : Les fournisseurs contraires à l'éthique peuvent recourir à la corruption, en offrant des pots-de-vin ou d'autres incitations aux employés qui influencent les décisions d'achat ou approuvent les factures. Cela peut conduire l'entreprise à acheter des biens ou des services inutiles à des prix excessifs.
8. L'appât et l'échange : Le jeu de la coquille du produit : Le produit que vous avez commandé peut ne pas être celui qui vous est livré. Un vendeur peut envoyer des produits de qualité inférieure ou des contrefaçons tout en facturant le produit de qualité supérieure convenu à l'origine. Vous payez une prime pour un produit qui ne répond pas à vos spécifications.
9. L'envoi à découvert : Les écarts de quantité peuvent avoir des conséquences financières. Un fournisseur peut livrer une quantité de biens ou de services inférieure à celle qu'il a commandée et facturée. Votre entreprise paie pour des produits qu'elle ne reçoit pas, ce qui entraîne une perte financière.
10. Frais cachés : L'iceberg de la facture : Les coûts ne sont pas tous immédiats. Les fournisseurs peuvent ajouter des frais cachés ou des charges qui ne faisaient pas partie de l'accord initial. Cette pratique trompeuse conduit votre entreprise à payer plus qu'elle ne l'avait prévu, ce qui a un impact sur son budget et peut retarder des projets.

Sauvegarder vos résultats

La lutte contre la fraude aux fournisseurs exige de la vigilance et une approche à plusieurs niveaux. En mettant en œuvre de solides pratiques de gestion des fournisseurs, des processus d'approbation clairs et des audits réguliers, vous pouvez réduire considérablement votre vulnérabilité. N'oubliez pas que la sensibilisation des employés aux signaux d'alerte et la promotion d'une culture de pratiques commerciales éthiques sont des étapes cruciales pour la sauvegarde de la santé financière de votre entreprise. Ne laissez pas vos factures devenir un labyrinthe de coûts cachés. Soyez informé, soyez vigilant et protégez vos résultats. Tous ces domaines sont couverts par un système de gestion de la lutte contre la fraude élaboré conformément aux lignes directrices ISO 37003 relatives au système de gestion de la lutte contre la fraude. Consultez Speeki pour savoir comment obtenir la certification de votre système conformément à ces lignes directrices.