La puissance d'un système de gestion : S'appuyer sur les fondements de la politique
Un système de gestion s'appuie sur les fondements de la politique et construit une structure complète pour atteindre les résultats souhaités. Il ne s'agit pas simplement d'un document, mais d'un cadre dynamique qui garantit une mise en œuvre cohérente, une amélioration continue et une gestion efficace des risques.
Voici comment un système de gestion va au-delà d'une politique :
- Établir un cadre clair : Un système de gestion définit une approche structurée avec des rôles et des responsabilités clairs pour les différents services et individus. Cette clarté favorise la responsabilisation et permet à chacun de comprendre son rôle dans la réalisation des objectifs de la politique.
- Processus et procédures : Un système de gestion traduit le "quoi" de la politique en "comment" réalisables en établissant des processus et des procédures. Ces instructions détaillées guident les employés à travers les étapes nécessaires pour se conformer à la politique et atteindre les résultats souhaités.
- Allocation des ressources : Le système de gestion alloue les ressources nécessaires, y compris le personnel, le budget et la technologie, pour soutenir la mise en œuvre réussie et la maintenance continue de la politique.
- Communication et formation : Des programmes de communication et de formation efficaces garantissent que les employés comprennent la politique, les procédures pertinentes et leurs responsabilités individuelles dans le cadre du système de gestion.
- Suivi, évaluation et amélioration : Le système comprend des mécanismes permettant de contrôler le respect de la politique et d'en mesurer l'efficacité. Des examens et des audits réguliers permettent d'identifier les domaines à améliorer, ce qui conduit à un perfectionnement continu du système de gestion.
- Gestion des risques : Un système de gestion solide prend en compte les risques potentiels associés à la mise en œuvre de la politique et définit des stratégies d'atténuation. Cela permet de s'assurer que le système reste adaptable et efficace face à des défis imprévus.
Exemples : De la politique aux systèmes de gestion performants
Prenons deux exemples pour illustrer la différence :
- Politique de confidentialité des données : Cette politique souligne l'engagement d'une organisation à protéger les données des utilisateurs. Cependant, un système de gestion de la confidentialité des données va plus loin. Il établit des procédures pour la collecte, le stockage et le contrôle de l'accès aux données. Il alloue des ressources pour la formation à la sécurité des données et prévoit un budget pour les logiciels de sécurité nécessaires. Le système doit comprendre des processus d'identification et d'atténuation des violations de données, ainsi que des audits réguliers pour garantir le respect des réglementations en matière de protection de la vie privée.
- Système de gestion anti-corruption : Une politique anti-corruption peut énoncer l'engagement de l'organisation à ne jamais verser de pots-de-vin pour obtenir des marchés. Mais un système de gestion anti-corruption tel que la norme ISO 37001 fournit un cadre structuré. Il décrit les processus d'évaluation des risques, d'adhésion des dirigeants, de sensibilisation, de communication, de formation, de fixation d'objectifs, de buts, d'actions, de diligence raisonnable, d'évaluation des transactions, d'approbation des cadeaux et des divertissements. Le système intègre des procédures opérationnelles ainsi que des processus de gestion des non-conformités et d'amélioration continue. Il alloue des ressources à la formation à la qualité et établit des mécanismes de suivi et d'évaluation de l'efficacité du contrôle interne.
Les avantages d'une approche fondée sur un système de gestion
L'investissement dans un système de gestion solide offre de nombreux avantages par rapport à une simple politique :
- Amélioration de l'efficacité et de l'efficience : Des processus et des procédures clairs rationalisent les opérations et garantissent une mise en œuvre cohérente de la politique.
- Amélioration de la gestion des risques : En identifiant et en atténuant de manière proactive les risques liés à la mise en œuvre de la politique, le système garantit une meilleure gestion des problèmes potentiels.
- Amélioration continue : Un suivi et une évaluation réguliers permettent d'affiner constamment le système afin d'en optimiser les performances et de l'adapter à l'évolution des besoins.
- Conformité démontrée : Un système de gestion bien défini fournit des preuves vérifiables de l'engagement d'une entreprise à traiter des questions spécifiques, facilitant ainsi la conformité avec les réglementations ou les normes industrielles.
- Augmentation de l'engagement des employés : Des instructions claires et des ressources dédiées permettent aux employés de mettre en œuvre efficacement les lignes directrices de la politique et de contribuer à l'amélioration continue.
- Les certifications : Des organismes de certification accrédités tels que Speeki Europe peuvent certifier votre entreprise par rapport au système de gestion et délivrer des certificats de conformité.
Conclusion : Construire une culture d'excellence durable
Une politique est une première étape cruciale, mais ce n'est qu'une semence. Pour créer un jardin florissant de changements positifs, les organisations doivent cultiver un système de gestion.
