Speeki Europe est l'entité du groupe Speeki qui certifie les entreprises.

Afin de garantir que Speeki Europe respecte ses exigences en matière d'accréditation, nous avons établi certaines règles spécifiques qui ne s'appliquent qu'à Speeki Europe et à nos projets de certification.

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Speeki Europe, en tant qu'organisme de certification accrédité, s'engage à fournir l'excellence en matière de certifications anti-corruption et de conformité (et toute autre certification pour laquelle il sera accrédité à l'avenir).

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Pour atteindre cet objectif, Speeki Europe attache la plus grande importance aux quatre principes suivants :

• Expertise en matière de lutte contre la corruption et de conformité générale
• Professionnalisme dans les pratiques d'audit
• Impartialité dans la certification
• Transparence de la méthodologie et des processus

Pour s'assurer que ces principes sont pleinement mis en œuvre dans nos activités quotidiennes, Speeki Europe respecte les règles suivantes tout au long de nos processus de certification conformément aux normes ISO/IEC 17021-1:2015, ISO/IEC 17021-9:2016 et 17021-13:2021.

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Alertes et plaintes

Speeki Europe utilise le programme de dénonciation Speeki Hear All Voices. Pour en savoir plus.

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Suspension, retrait, réduction du champ d'application, rétablissement d'un certificat

Speeki Europe veille à ce que les décisions soient prises conformément aux règles de la norme ISO 17021-1 et à ce que toutes les organisations certifiées soient traitées de manière cohérente et équitable.

Toutes les décisions relatives à la suspension, au retrait, à la réduction du champ d'application ou à la restauration d'un certificat sont prises par l'autorité compétente :

• prises par le comité de certification.
• communiquée au client, c'est-à-dire à l'agent qui a signé le contrat de certification
• éligibles au recours
• Le statut du certificat pour un client donné sera fourni à toute partie prenante qui en fera la demande.

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Un certificat est suspendu si

• le système de gestion du client ne satisfait toujours pas aux exigences de certification, y compris en ce qui concerne l'efficacité du système de gestion
• le certificat, la marque de certification ou le logo de Speeki est utilisé de manière inappropriée (par exemple, pour un champ d'application différent) et le client n'y a pas remédié après notification par Speeki Europe
• le client certifié ne parvient pas à mettre fin à une non-conformité majeure dans les délais requis, ou à fournir un plan d'action pertinent pour mettre fin à une non-conformité mineure dans les délais requis
• le client certifié n'accepte pas les audits de surveillance ou les audits de recertification aux fréquences requises. Il en est de même lorsque le client n'accepte pas un premier audit de surveillance après la certification initiale dans les 12 mois suivant la décision de certification initiale.
• le client certifié n'a pas payé de frais d'audit
• le client certifié a volontairement demandé une suspension

‍Uncertificat sera retiré si :

• on découvre que des faits importants ont été volontairement cachés à l'équipe d'audit
• si les faits qui ont conduit le comité de certification à suspendre le certificat n'ont pas été corrigés dans un délai de trois mois
• le client certifié demande volontairement un retrait
• Le champ d'application de la certification sera réduit :
• si l'organisation exige que le champ d'application soit réduit

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Restauration

Le certificat, ou la portée du certificat, sera rétabli par décision du Comité de certification et, si nécessaire, après un audit in situ, lorsque l'organisation a pris des mesures pour remédier aux causes qui ont conduit à la suspension du certificat, ou à la réduction de la portée. La non-résolution des problèmes ayant conduit à la suspension dans un délai fixé par Speeki Europe entraînera le retrait ou la réduction de la portée de la certification.

Une fois qu'un certificat a été retiré, il ne peut pas être restauré et le client doit entamer un nouveau processus de certification en commençant par un audit initial.

Après l'expiration de la certification, Speeki Europe peut rétablir la certification de l'organisation dans un délai de six mois, à condition que les activités de recertification en cours soient achevées. La date d'entrée en vigueur du certificat correspond à la date de la décision de recertification ou à une date ultérieure, et la date d'expiration est basée sur le cycle de certification précédent.

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Le champ d'application de la certification sera modifié :

• Si l'organisation exige que le champ d'application soit réduit.
• Si l'organisation notifie une modification du champ d'application ou demande une extension du champ d'application.

Dans les deux cas, la demande sera examinée et fera l'objet d'un audit ad hoc (pour l'extension du champ d'application) et d'une décision du comité de certification visant à modifier les documents de certification.

Le responsable de la certification lance une enquête dans le cadre de la procédure SWRSC lorsqu'il apprend, par ses propres recherches ou par tout autre moyen, que la suspension, le retrait ou la modification du champ d'application d'un certificat pourrait être justifié.

Une fois que le responsable de la certification a évalué les preuves et la gravité du ou des faits, il fait rapport par écrit au comité de certification. Il informe par écrit le client de l'ouverture de la procédure et lui demande de fournir toute information complémentaire qui pourrait être utile au Comité de certification.

La situation et les réponses du client sont examinées par le comité de certification dans un délai de 7 jours ouvrables, au cours duquel le comité peut demander des informations complémentaires.

La décision du comité de certification est communiquée au client par le responsable de la certification.

En cas de recours, la décision du comité de certification n'est pas suspendue jusqu'à la décision de la commission de recours, qui est définitive.

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Le rapport est classé dans la rubrique "Speeki T13 Certification Committee Review".

Pendant la période de suspension, le certificat est temporairement invalide et le client ne doit pas promouvoir ou faire la publicité de sa certification. À moins que la suspension ne soit levée et que la validité du certificat ne soit rétablie, la recertification ou les transferts ne sont pas effectués.

Un organisme certifié peut contester une décision du comité de certification et introduire un recours auprès de la commission de recours.

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Recours

Les recours chez Speeki Europe permettent à un client de Speeki Europe de contester une décision qui le concerne - et lui seul - relative à un constat d'audit, à la notation d'une non-conformité par l'équipe d'audit, ou à une décision relative à la certification prise par le Comité de certification (attribution, refus, suspension, etc.).

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Toute personne engagée dans la procédure de traitement des appels est distincte de celles qui effectuent les audits et prennent les décisions de certification. L'introduction, l'examen et les décisions relatives aux recours ne doivent pas donner lieu à des actions discriminatoires à l'encontre du requérant.

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La décision à communiquer au requérant doit être prise, approuvée et révisée par des personnes qui n'ont pas été impliquées auparavant dans l'objet du recours. Les enregistrements doivent être enregistrés dans le dossier : "Speeki R12 Appeals Reporting". Toutes les démarches entreprises dans le cadre d'un recours doivent être archivées de manière appropriée.

Personne ne peut contester une décision de certification de Speeki Europe s'il ne représente pas le client dans le cadre d'un processus de certification.

• Tout recours doit être adressé, par écrit, à un administrateur non exécutif de Speeki, qui examinera si le recours est recevable, c'est-à-dire s'il est introduit par un client qui conteste une décision qui le concerne exclusivement. Le client est la personne qui a signé le contrat avec Speeki Europe. Si l'appel est recevable, le directeur non exécutif de Speeki informe le client qu'une procédure d'appel sera lancée dans un délai maximum de quatre semaines. La procédure d'appel sera exécutée en temps utile. Le temps alloué pour la remédiation (6 mois pour un NC majeur lors de l'audit initial ou 3 mois pour un NC mineur ou majeur lors d'un audit de surveillance) continue à courir pendant la procédure d'appel.
• Le directeur non exécutif de Speeki nomme un auditeur principal qui n'a eu aucune relation avec ledit client pour évaluer l'appel.  
• L'auditeur principal désigné détermine la manière dont l'affaire sera instruite.
  Les investigations comprennent :
  o un entretien avec le requérant par téléphone, en personne ou via WebEx en fonction du fuseau horaire et/ou de la disponibilité.
  o un entretien avec le comité de certification, le cas échéant
  o un entretien avec l'équipe d'auditeurs
  o un examen approfondi de la documentation.
• Avant l'enquête, l'auditeur principal reçoit du responsable de la certification une feuille de mission et un accord de confidentialité pour l'enquête détaillant sa mission et précisant que tous les coûts, y compris sa rémunération, seront pris en charge par Speeki Europe.
• Le directeur non exécutif de Speeki fournira au requérant des rapports d'avancement en plus du résultat de l'appel.
• L'auditeur principal envoie son rapport au responsable de la certification qui communique la décision au requérant.
• La décision finale est prise par le directeur non exécutif de Speeki ou par un membre du comité de certification s'il n'a pas été impliqué dans la procédure d'appel en question. Si un examen par le comité de certification a déjà eu lieu, la décision finale est prise par le directeur non exécutif de Speeki. Dans les deux cas, la décision finale sera prise en consultation avec l'auditeur principal désigné.
• Aucun autre recours n'est possible à la suite d'une décision d'appel.

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Règles sur l'utilisation des marques et des logos

L'objectif des règles d'utilisation des marques et des logos est de garantir que le logo Speeki, la marque de certification Speeki et toute marque d'accréditation d'un organisme d'accréditation sont utilisés de manière appropriée, sans induire en erreur ni créer de confusion. Les règles de Speeki relatives à l'utilisation de la marque de certification ISO 37001 sont conformes à la norme ISO 17021 applicable aux organismes de certification accrédités.

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En tant qu'annexe au contrat de certification de Speeki Europe avec une organisation, il fait partie dudit contrat.

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En tant que tel, il est contraignant pour toute organisation certifiée par Speeki Europe.

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Règles Speeki sur l'utilisation du logo de certification ISO 37001 annexé à un contrat de certification

Ces règles s'appliquent aux marques de la certification ISO37001 des systèmes de gestion anti-corruption par Speeki Europe dans les figures 1 et 2 ci-dessous. Ces règles reflètent les obligations de la norme ISO 17021 applicables aux organismes de certification accrédités.

Les marques

Speeki Europe possède deux marques. La marque de certification ISO 37001 de Speeki Europe, ci-après la marque de certification (figure 1) et le logo de Speeki Europe (figure 2).

La marque de certification (figure 1) est fournie par Speeki Europe à l'organisation une fois que celle-ci est certifiée. Pendant la période de validité du certificat, le logo du certificat peut être utilisé par l'organisation conformément aux règles suivantes.

L'utilisation du logo Speeki (figure 2) n'est généralement pas autorisée et doit faire l'objet d'une autorisation écrite. L'organisation doit soumettre une demande écrite expliquant pourquoi et dans quel contexte il doit être utilisé. Speeki examinera la demande et indiquera par écrit les règles et les conditions dans lesquelles il peut être utilisé et pour quelle période.

Les figures 3.1 et 3.2 sont destinées aux organismes certifiés ISO 37001 sous l'accréditation du COFRAC (COFRAC : Comité Français d'Accréditation est l'organisme français d'accréditation (COFRAC Accréditation N°4-0609. La liste des sites et du champ d'application est disponible à l'adresse suivante : www.cofrac.fr). La figure 4 est destinée aux entreprises certifiées ISO 37001 dans le cadre du processus d'accréditation de l'ANAB.

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Définitions dans le cadre du présent règlement

• L'expression "organisme d'accréditation" désigne l'organisation responsable de l'accréditation de l'entité qui procédera à la certification des systèmes de gestion anti-corruption des tiers.
• La "marque d'accréditation" est la marque que l'organisme d'accréditation confère à l'organisation de certification et qui peut être utilisée par le client dont le système de gestion anticorruption a été certifié, à moins que l'organisme d'accréditation ne s'oppose à cette utilisation.
• Le terme "certificat" fait référence au certificat de conformité qui comprend les dates de l'évaluation effectuée par Speeki Europe et détaille la portée de l'audit de certification du système de gestion anti-corruption du client.
• Le terme "client" désigne l'organisation à laquelle le certificat est attribué.
• Le "code de bonnes pratiques" est un document qui détaille les conditions dans lesquelles la marque de certification Speeki Europe peut être attribuée, renouvelée, suspendue ou retirée.
• Le "matériel de communication" désigne le matériel promotionnel du client, y compris les dépliants, les affiches, les spots publicitaires, les sites web, les brochures, la publicité externe telle que les panneaux d'affichage et les affiches, la papeterie telle que les contrats de vente, le papier à en-tête, les cartes de visite, les factures.
• "L'usage abusif de la marque de certification se réfère à tout usage qui enfreint le présent règlement. Cela inclut toute imitation ou contrefaçon de la marque de certification.
• Le terme "référentiel" fait référence aux spécifications que le système de gestion doit démontrer ainsi qu'aux moyens de surveillance et de contrôle du système de gestion anti-corruption afin de garantir le maintien de ces spécifications.
• Le terme "utilisation" désigne le droit légitime, autorisé, limité, non exclusif et révocable d'utiliser la marque de certification.

Utilisation de la marque de certification

En signant le contrat de certification avec Speeki Europe, le Client accepte :

• Utiliser la marque de certification exclusivement comme indiqué dans le présent règlement et dans le document de certification lui-même.
• Utiliser la marque de certification uniquement dans le cadre d'activités liées au système de gestion anti-corruption du client.
• Utiliser la marque de certification sur tous les supports de communication de manière à éviter toute confusion entre la certification et les autres activités du client.
• Ne pas utiliser la marque de certification sur ses produits ou emballages afin d'éviter toute confusion sur la certification du produit.
• Ne pas utiliser la marque d'accréditation lorsqu'il n'y a aucun lien avec la certification ISO 37001 de Speeki.
• qu'il peut utiliser la marque de certification sur sa papeterie, y compris les documents de vente ou les contrats, le papier à en-tête, les cartes de visite, le matériel promotionnel, y compris les affiches, les spots publicitaires, les vidéos promotionnelles, les sites internet, les brochures ou les publicités externes, y compris les enseignes et les panneaux d'affichage.
• Elle peut utiliser la marque d'accréditation sur son papier à lettres, ses contrats de vente, son papier à en-tête, ses cartes de visite, ses factures, ou sur du matériel promotionnel tel que des affiches et des panneaux d'affichage, des publicités télévisées, des vidéos, des sites internet, des brochures, sur la signalisation interne et externe, pour autant que la marque d'accréditation soit accompagnée de la marque de certification qui indique le type de système de gestion certifié et l'agence d'accréditation qui confère la capacité de certifier, ainsi que la publicité qui s'ensuit.
• Ne pas utiliser la marque de certification ou la marque d'accréditation sur des essais de laboratoire, des étalonnages ou des rapports d'inspection.
• Ne pas utiliser la marque de certification ou la marque d'accréditation d'une manière telle que l'organisme de certification ou ses processus perdraient la confiance du public.
• qu'il peut utiliser la marque de certification sur son site web à condition que la marque ou le logo de certification contienne un lien vers l'URL de Speeki : http://www.speeki.com/.
• Ne pas, pendant la période de validité du certificat ou au-delà, déposer ou tenter de déposer la marque de certification ou toute imitation de celle-ci, se déclarer propriétaire ou avoir une prétention viable sur la marque de certification ou contester les droits de l'organisme certificateur, de ses successeurs, d'autoriser l'utilisation de la marque de certification.
• Cesser d'utiliser la marque de certification immédiatement après la suspension, la réduction de la portée, le retrait, l'annulation ou l'expiration du certificat ou de faire référence à celle-ci ou à la marque d'accréditation et s'abstenir d'utiliser toute copie ou imitation de l'une ou l'autre. En cas d'expiration imminente du certificat (s'il n'a pas déjà été renouvelé), le responsable de la certification contactera l'organisation certifiée pour lui rappeler les règles.
• L'utilisation de la marque de certification ne dispense pas le client de ses obligations vis-à-vis de la loi dans l'exécution de ses services, la performance, la fabrication, l'expédition, la vente ou la distribution de ses produits.

Se conformer à toute réglementation spécifique de l'organisme d'accréditation compétent en ce qui concerne l'utilisation de sa marque d'accréditation :

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Les règles de l'ANAB sont disponibles sur le lien suivant : https://anab.qualtraxcloud.com/ShowDocument.aspx?ID=12436

Les règles du COFRAC sont disponibles sur le lien suivant :

https://www.cofrac.fr/fileadmin/user_upload/GEN__REF_11_07_EN.pdf

Contrôles des clients

L'organisme certificateur peut, pendant toute la durée de validité du certificat, effectuer ou faire effectuer par un tiers des contrôles sur les marques et les logos jugés nécessaires, en utilisant les méthodes et la fréquence décrites dans le référentiel. Les contrôles permettront de s'assurer que le référentiel est appliqué de manière appropriée dans le système de gestion et que cette application est maintenue et conforme au présent règlement et au code de bonnes pratiques.

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Sanctions et recours

En cas d'utilisation abusive de la marque de certification ou de la marque d'accréditation, l'organisme certificateur peut immédiatement suspendre ou retirer la certification ainsi que les droits d'utilisation de la marque de certification conformément aux procédures de sanctions disponibles auprès de l'organisme certificateur sur demande. Le client peut faire appel de la décision de l'organisme certificateur conformément aux procédures d'appel disponibles auprès de l'organisme certificateur sur demande.

Renonciation

Le client peut renoncer à l'utilisation de la marque de certification ou la suspendre pour une période déterminée. Le client en avertit l'organisme certificateur par écrit et adapte ses supports de communication en conséquence. Sur cette base, l'organisme certificateur informera le client des conditions générales d'une suspension temporaire ou définitive de la marque de certification.

Conditions financières

Les conditions financières autorisant l'utilisation de la marque de certification sont détaillées dans le contrat signé entre le client et l'organisme certificateur.

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Confidentialité

Sauf accord contraire avec l'organisme de certification, le client doit veiller à ce que tous les documents reçus de l'organisme de certification restent confidentiels, à l'exception du certificat et du présent règlement.

Modifications des règles

L'organisme de certification se réserve le droit de modifier ses règles à tout moment. Toute modification sera communiquée immédiatement au client, qui sera tenu d'appliquer les changements.

Les logos et leurs règles graphiques

Les marques de certification figurant dans les figures 1, 3.1, 3.2 et 4 sont des exemples de ce que l'organisme de certification fournira au client au moment opportun, en fonction de la certification ISO 37001 accordée.

• Sur les documents en couleur ou en noir et blanc, la marque de certification peut également être placée sur un fond sombre, à condition qu'elle reste visible.
• Pour l'utilisation sur l'internet, le client recevra un logo de Speeki.
• La marque de certification peut être agrandie ou réduite tant que le texte reste lisible.
• Lorsqu'elle accompagne la marque de certification, la marque d'accréditation doit être d'une taille égale ou inférieure à celle de la marque de certification.

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