Whistleblowing: Gestalten Sie Ihre Compliance-Hotline neu
Unternehmen, die Whistleblowing- oder Compliance-Hotlines haben, müssen ihre Systeme anders betrachten. Wir bei Speeki sehen die Dinge auch gerne etwas anders. Dazu gehört auch, die Dinge durch eine ESG-Linse zu betrachten.
Auch wenn sich die Definition von ESG ständig ändert, umfasst sie drei große Kategorien: Umweltrisiken, soziale Risiken und Governance-Risiken. Diese drei Kategorien bestehen aus vielen kleineren Bereichen.
Das Speeki ESG-Risikomodell zeigt auf, was wir unter diesen kleineren Risikobereichen verstehen:
 |
Die meisten Beschwerden oder Meldungen, die über ein Whistleblowing-System eingehen, lassen sich irgendwie auf einen dieser Risikobereiche zurückführen.
Warum Berichte mit Risikobereichen verknüpfen?
Die meisten Unternehmen verknüpfen eingegangene Meldungen mit Kategorien. Diese Kategorien können sich auf die Art des Risikos beziehen (wie oben), auf den Ort der Meldung oder vielleicht auf die interne Gruppe, die die Meldung untersuchen soll. Die Kategorisierung des Problems ist hilfreich, um den Überblick zu behalten und Informationen daraus zu gewinnen.
Die meisten Unternehmen verwenden diese Kategorien auch bei der Berichterstattung über eingegangene Probleme für die Geschäftsleitung oder den Prüfungsausschuss, indem sie die eingegangenen Meldungen nach Regionen oder Risikobereichen grafisch aufschlüsseln. Dies gibt einen Hinweis darauf, woher bestimmte Probleme kommen und welche Art von Problemen das System durchläuft. Diese Informationen werden manchmal von Compliance- oder Untersuchungsteams als loser Indikator für einen sich abzeichnenden Trend verwendet.
Speeki betrachtet diese Trends oder Indikatoren als "Signale" und ermutigt die Unternehmen, ihre Überprüfung dieser Signale zu verstärken und diese Daten wirklich zu nutzen, um den Zustand und die Entwicklung ihrer Risikobereiche zu analysieren. Dies kann Teil des eigenen ESG-Rahmens eines Unternehmens sein.
Ein Signal ist eine Information, die eine bestimmte Form von Information vermittelt. Eine Meldung über Speeki Messaging (wie wir unser Compliance- oder ESG-"Whistleblowing"-System nennen) ist mehr als nur ein Bericht über ein Ereignis; es ist ein Signal, das in Kombination mit anderen Signalen einen Trend, einen Frühindikator oder vielleicht eine Abweichung eines bestimmten Themas von der Norm erkennen kann. Speeki ist der Meinung, dass dieses Element in den meisten Compliance- und ESG-Programmen deutlich zu kurz kommt. Während es auf einem Dashboard gut aussieht, einen Bericht einem Risikobereich zuzuordnen, ist es wertvoller, wenn es mit anderen Signalen betrachtet wird, um zu versuchen, einen Trend oder einen Indikator für etwas viel Größeres zu erkennen.
Unsere fünf besten Praktiken, um Ihr Berichtssystem als Signal zu nutzen
1. Kategorisieren Sie
Es ist wichtig, die Berichte in einen der Risikobereiche zu kategorisieren, die Sie in Ihrem Rahmenwerk haben. Das Speeki ESG-Risikomodell bietet eine Reihe von 19 Schlüsselbereichen, in die Berichte kategorisiert werden können. Diese Klassifizierung verknüpft Sachverhalte über mehrere Signale hinweg und ermöglicht Ihnen die Betrachtung eines ganzheitlicheren Modells.
2. Beständig sein
Wenn Sie Berichte kategorisieren wollen, ist es sehr wichtig, dass Sie im gesamten Unternehmen dasselbe Kategorisierungsmodell verwenden und sicherstellen, dass alle Ihre Tags konsistent sind. Andernfalls wird es sehr schwierig sein, Informationen zusammenzuführen und Signale sinnvoll zu verknüpfen. Aus diesem Grund haben wir das Speeki ESG-Risikomodell übernommen - es war unser Grundstein dafür, was ESG bedeutet und wie es für uns funktionieren kann.
3. Verknüpfung anderer Signale
Sobald Sie einen gemeinsamen Rahmen für die Erfassung von Informationen haben, ist es wichtig, die Menge der Informationen zu erweitern. Die Speeki-Plattform berücksichtigt mehrere Signale: eines ist das Meldesystem, andere können Gespräche, Erklärungen, Offenlegungen, Programmüberprüfungen, Lückenanalysen, Untersuchungsberichte, Ausstiegsgespräche und Umfragen sein. Alle diese Signale und eine Vielzahl anderer können zusammen verwendet werden, um Rückschlüsse, Trends und Abweichungen von der ermittelten "Basis"-Position zu ziehen.
4. Denken Sie über die Untersuchung hinaus
Wenn ein Problem gemeldet wird, gibt es oft einen Ansturm von Aktivitäten, um den Vorwurf oder die Meldung zu untersuchen und auf den Grund zu gehen. Das ist durchaus zu erwarten und sollte ein Hauptaugenmerk sein. Bei der Aufarbeitung der spezifischen Probleme, die durch den Bericht aufgeworfen wurden, ist es jedoch wichtig, dass Sie sich auch darauf konzentrieren, andere Signale zu sammeln, die für eine umfassendere Bewertung der Ursache des Problems und dessen Zusammenhang mit Ihrem Risikoprogramm genutzt werden können. Es ist nicht immer möglich, die Ursache für ein bestimmtes Problem sofort festzustellen, aber Sie können die Daten aus anderen Signalen und angrenzenden Risikobereichen nutzen, um eine Ursachenanalyse durchzuführen. Diese zusätzlichen Daten ermöglichen es Ihnen, Trends zu erkennen und letztendlich eine fundierte Entscheidung nicht nur über die Ursache, sondern auch über die beste Vorgehensweise zu treffen, um ein erneutes Auftreten des Problems zu verhindern.
5. Nutzung von Fachwissen und Technologie zur Ermittlung und Vorhersage künftiger Probleme
Es wäre großartig, wenn ein Stück Technologie wie die Speeki-Plattform einfach alle Daten aus den Signalen aufnehmen und auf wundersame Weise die nächste Ausgabe genau vorhersagen könnte. Das ist sicherlich die Richtung, in die Speeki geht, aber es ist unvernünftig anzunehmen, dass so etwas zumindest in den nächsten Jahren voll einsatzfähig sein wird. Die Unfähigkeit, ein perfektes Vorhersagemodell zu haben, ist eher ein Problem der Datenmenge, die für eine genaue Vorhersage benötigt wird, als ein technologisches Problem (die meisten Technologien für eine solche Vorhersage sind bereits vorhanden). In der Zwischenzeit kommt es darauf an, die richtigen Daten zu erhalten, indem man viele Signale in verschiedenen Risikobereichen aktiviert und diese Daten entsprechend dem eigenen Risikomodell (in unserem Fall das Speeki ESG-Risikomodell) genau kategorisiert. Sobald Sie über die Signale verfügen, die Informationen erzeugen, können Sie die Zeitlücke mit menschlicher Erfahrung füllen, indem Sie das Wissen und die Fähigkeiten von Risiko- und ESG-Experten nutzen, um die Daten zu prüfen und erste Schlussfolgerungen zu ziehen.
Ihre Whistleblowing- oder Compliance-Hotline ist mehr als nur ein Mechanismus, über den jemand eine Beschwerde oder einen Bericht einreichen kann; sie ist ein Einblick in den sich ständig verändernden Gesundheitszustand Ihres Unternehmens.
Die Fähigkeit, Daten über Signale in den wichtigsten Risikobereichen zu sammeln, ist der Schlüssel zur Vorhersage und zum Management von ESG-Risiken in Ihrem gesamten Unternehmen.
Die Nutzung der Speeki-Plattform für den Aufbau solider ESG-Praktiken kann einen Whistleblower-Bericht über ein einzelnes Problem in ein Signal umwandeln, das auf einen Trend zu einem erhöhten Risiko hinweist und es Ihnen ermöglicht, diese Risiken zum Nutzen Ihres Unternehmens und seiner Stakeholder vorherzusagen und zu steuern.
