Vertragsbedingungen des Lieferanten werden einfügungsfertig geliefert.
Speeki OnBoard™ unterstützt Sie beim letzten Teil Ihres Lieferantenqualifizierungsprozesses: Die Auftragsvergabe.
Speeki OnBoard™ ist eine Lösung für den Abschluss von Lieferantenverträgen und Teil des Produktpakets, das die Speeki Lösung für die Auswahl, Qualifizierung und Sorgfaltsprüfung in der Lieferkette bildet.
Speeki OnBoard™ nimmt alle Informationen, Kenntnisse und Risiken auf, die Sie im Rahmen Ihres Qualifizierungs- und Sorgfaltsprüfungsprozesses für einen bestimmten Lieferanten ermittelt haben, und bereitet eine Reihe von Vertragsbestimmungen vor, die in Ihren Lieferantenvertrag aufgenommen werden können.
Was ist Speeki OnBoard™?
Speeki OnBoard™ ist eine Softwarelösung für die Aufnahme von Lieferanten. Speeki bietet Ihnen eine Reihe von Bedingungen, die Sie in Ihre Lieferantenverträge aufnehmen können. Die von uns vorgeschlagenen Bedingungen werden speziell für den Lieferanten entworfen und basieren auf allen Informationen, die bei der Qualifizierung und ESG-Due-Diligence
Die meisten Unternehmen passen ihre Standardformulierungen in ihren Lieferantenverträgen nicht an, selbst wenn sie Lücken in den ESG- und Nachhaltigkeitspraktiken des Lieferanten feststellen. Speeki hält dies für einen Fehler. Wenn Sie Lücken im Lieferantenprogramm festgestellt haben und wollen, dass der Lieferant Änderungen vornimmt, dann ist es der erste Schritt, dies in den Vertrag aufzunehmen. Dann können Sie Ihrem Lieferanten vertraglich bestimmte Anforderungen auferlegen und ihn zur Rechenschaft ziehen, damit er Ihre Erwartungen erfüllt.
Dient Speeki OnBoard™ als Ihr Berater für die Lieferkette?
Nein. Wir treten nicht als Ihr Rechtsbeistand auf, aber wir stellen Ihnen über unsere Software für die Einbindung von Anbietern einen Nachtrag mit Vertragsklauseln zur Verfügung. Wir treten nicht als Ihr Anwalt oder Ihre Anwaltskanzlei auf und bieten keine Rechtsberatung an. Diese Verpflichtung verbleibt bei Ihnen, und Sie müssen sicherstellen, dass die Klauseln für Ihren Lieferantenvertrag geeignet sind und korrekt eingefügt und integriert werden.
Speeki OnBoard™ entwirft für Sie einen Nachtrag auf der Grundlage der in den ESG- und Nachhaltigkeitsinitiativen des Lieferanten identifizierten Risiken. Der Nachtrag wird zwar von einem erfahrenen und geschulten Anwalt geprüft, der über Fachwissen zu ESG- und Nachhaltigkeitsrisiken in der Lieferkette verfügt, wir bieten jedoch keine Rechtsberatung an.
Warum sind in meinen Lieferantenverträgen spezielle Klauseln erforderlich, die diese Risiken behandeln?
Welche Anforderungen können in einem Speeki Onboard™ Addendum abgedeckt werden?
Bestechung und Korruption
Das Versäumnis, Bestechungs- und Korruptionsrisiken zu managen, kann zu erheblichen Konsequenzen führen, z. B. zu hohen Geldstrafen, Rufschädigung sowie internen und externen Untersuchungen - um nur einige zu nennen. Die Speeki OnBoard™-Ergänzung Ihrer Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, eine Zertifizierung des Managementsystems einzuholen, Zugang zu bestimmten Berichten zu gewähren oder Kenntnis von Untersuchungen oder Anschuldigungen von Fehlverhalten zu erhalten.
Whistleblowing
Wird Whistleblowing nicht unterstützt, kann dies nicht nur zu Geldstrafen und zum Ausschluss von der öffentlichen Auftragsvergabe führen, sondern auch zu Versäumnissen bei Ihren anderen Compliance-Programmen, die auf das Feedback von Hinweisgebern angewiesen sind. Die Speeki OnBoard™-Ergänzung Ihrer Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, eine anonyme Whistleblowing-Lösung zu implementieren, eine ISO 37002-Zertifizierung seines Programms zu erlangen, Zugang zu bestimmten Berichten zu gewähren oder über Untersuchungen oder Anschuldigungen von Fehlverhalten, die Ihr Unternehmen betreffen, zu informieren.
Vielfalt, Gerechtigkeit und Integration
Das Versäumnis, Risiken in Bezug auf Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration zu managen, kann zu Reputationsschäden und Schwierigkeiten bei der Einstellung und Bindung von Mitarbeitern führen. Die Speeki OnBoard™-Ergänzung Ihrer Zulieferer kann das Unternehmen dazu verpflichten, Ihnen mindestens einmal jährlich die wichtigsten Diversitätskennzahlen mitzuteilen, damit Sie diese in Ihre ESG-Berichterstattung einbeziehen oder ihre Anwendbarkeit auf bestimmte Leistungen bestätigen können.
Menschenrechte und moderne Sklaverei
Die Nichtbeachtung von Menschenrechtsrisiken kann zu Rufschädigung, erheblichen Geldstrafen, Ausschluss von öffentlichen Aufträgen sowie internen und externen Untersuchungen führen. Die Speeki OnBoard™-Ergänzung Ihrer Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, jährliche Prüfungen der Lohnsätze, Überstunden und Arbeitsplatzbedingungen durch einen unabhängigen Dritten durchzuführen. Solche Audits müssen Ihnen unter Umständen nach Abschluss ohne Schwärzung zur Verfügung gestellt werden.
Einhaltung der Vorschriften
Wirksame Compliance-Programme schützen das Geschäft, und die Investitionsrendite kann erheblich sein, da sie dazu beitragen, Verschwendung, Betrug, Missbrauch, Diskriminierung und viele andere Praktiken zu vermeiden, die den Betrieb stören und ein Unternehmen gefährden. Die Speeki OnBoard™-Ergänzung Ihrer Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, bestimmte Compliance-Standards (wie ISO 37301) einzuhalten oder einen Verhaltenskodex (mit überprüfbaren Schulungsunterlagen) zu erstellen. Im Addendum kann festgelegt werden, dass bestimmte Führungskräfte für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sind und dass bestimmte Personal- und Dienstaltersstufen eingehalten werden.
Lieferketten- und Partnermanagement
Lieferketten- und Partnermanagement ist für den effizienten und nachhaltigen Betrieb eines jeden Unternehmens, das Dritte für die Beschaffung oder den Vertrieb seiner Produkte und Dienstleistungen einsetzt, unerlässlich. Der Speeki OnBoard™-Zusatz für Ihre Lieferanten kann verlangen, dass das Unternehmen über ein System zur Lieferantenqualifizierung und Sorgfaltsprüfung verfügt und Ihnen im Voraus Einzelheiten zu den Unterauftragnehmern sowie deren Qualifizierungs- und Onboarding-Unterlagen übermittelt.
Gesundheit und Sicherheit
Mangelnde Rücksichtnahme auf Gesundheit und Sicherheit kann zu mehr Fehlzeiten und Klagen wegen Fahrlässigkeit führen und die Produktivität und Moral am Arbeitsplatz beeinträchtigen. Es kann auch dazu führen, dass ein Lieferant nicht in der Lage ist, Produkte und Dienstleistungen für Sie zu produzieren. Der Speeki OnBoard™-Zusatz Ihres Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, eine Zertifizierung des Sicherheitsmanagementsystems einzuholen, Zugang zu bestimmten Berichten zu gewähren oder Kenntnis von Untersuchungen oder Anschuldigungen über Fehlverhalten zu erhalten.
Datenschutz und Informationssicherheit
Mit dem Inkrafttreten neuer internationaler Gesetze gewinnen der Schutz und der Zugriff auf die privaten Daten des Einzelnen zunehmend an Bedeutung. Die Speeki OnBoard™-Ergänzung Ihrer Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, eine Datenschutzanalyse einzuholen und diese jährlich vorzulegen sowie eine Zertifizierung seiner Systeme nach ISO 27001 vorzunehmen.
Verwendung von Speeki OnBoard™ Addendums anstelle Ihrer eigenen Standardformulare.
Der Einsatz der OnBoarding-Software von Speekibringt einen erheblichen Mehrwert für Ihren Vertragsprozess. Sie bietet einen weitaus größeren Wert als die Standardformulierungen in Lieferantenverträgen, die oft weit gefasste Klauseln enthalten, die nie geprüft werden.
Speeki OnBoard™ zielt darauf ab, die Art und Weise, wie Lieferantenverträge abgeschlossen werden, zu verändern. Es verändert den traditionellen Prozess der Lieferantenanwerbung durch eine robuste Funktion, die Folgendes bietet Hintergrundprüfungen für Lieferanten. Speeki OnBoard™ stellt sicher, dass alle potenziellen Lieferanten einer gründlichen Prüfung unterzogen werden, um die Sicherheit und Compliance von Anfang an zu verbessern.
Genau wie in den "alten Tagen" macht Speeki OnBoard™ jeden Vertrag mit Ihrem Lieferanten einzigartig. Er muss einzigartig sein, denn jeder Lieferant ist anders, und das Risiko jedes Lieferanten ist anders. Wir glauben, dass Lieferantenverträge ein Instrument des Risikomanagements sein sollten.
Während Standardvorlagen für einige Lieferanten mit geringem Risiko in Ordnung sind, reichen sie für Lieferanten mit hohem oder mittlerem Risiko wahrscheinlich nicht aus. Um Wissen, Verantwortung und Rechenschaftspflicht auf den Lieferanten zu übertragen, benötigen Sie sehr klare Vertragsbedingungen.
Je konkreter Sie Ihre ESG- und Nachhaltigkeitsvertragsbedingungen formulieren können, desto mehr Nutzen können Sie aus der Einhaltung dieser Bedingungen durch Ihre Lieferanten ziehen. Allgemeine Erklärungen zum "guten Handeln" sind nicht mehr sinnvoll, wenn Sie wahrscheinlich für die Handlungen der Lieferanten verantwortlich sind.
Sich darauf zu verlassen, dass ein Lieferant die ESG-Belange "auf seine Weise" handhabt, ist ein erhebliches Risiko. Schildern Sie Ihre Erwartungen und nutzen Sie Ihren Vertrag, um ihn für die Einhaltung dieser Bedingungen verantwortlich zu machen. Das Risiko des Lieferanten sinkt entsprechend, ebenso wie das Ihre.
Sie haben hohe Erwartungen und Berichtspflichten gegenüber Interessengruppen und Aufsichtsbehörden. Ihre Lieferanten müssen Ihre Standards und Ihre Risikotoleranz erfüllen, nicht ihre eigenen. Verlangen Sie vertraglich, dass diese Standards eingehalten werden.
Die besten Verträge sind diejenigen, die diese Elemente widerspiegeln. Ihre Lieferanten sollten Ihre ESG- und Nachhaltigkeitsprogramme unterstützen. Schließlich sind sie ein wesentlicher Teil des Prozesses, dem Sie verpflichtet sind. Je mehr Sie die ESG der Lieferanten verbessern können, desto mehr können Sie Ihre eigenen ESG stärken.
Da die ESG-Berichtspflichten zunehmen, müssen Ihre Zulieferer immer mehr Daten vorlegen. Von Scope-3-Emissionen über Diversitätskennzahlen bis hin zur Berichterstattung über Sicherheitsunfälle müssen Sie von Ihren Lieferanten verlangen, regelmäßig Daten zu liefern.
Speeki OnBoard™-Funktionen
Überprüft von Juristen.
Die von Speeki erstellten Speeki OnBoard™-Ergänzungen wurden von juristisch geschulten Fachleuten geprüft, die zum Teil über langjährige interne Erfahrungen verfügen.
Festpreis und wesentlich günstiger als externe Anwälte.
Unsere Lösungen werden zu einem festen Preis pro Zusatz angeboten. Wenn Sie unsere Lösungen in Paketen kaufen (mindestens 10), kennen Sie die genauen Kosten und können diese in Ihre Ausgaben für die Einbindung von Lieferanten einbeziehen. Die Kosten sind deutlich niedriger als die eines externen Rechtsbeistands.
Speziell für jeden Anbieter entwickelt.
Es handelt sich dabei nicht nur um Vorlagen, sondern die Zusätze sind auf jeden einzelnen Lieferanten zugeschnitten, basierend auf seinen spezifischen Umständen und der Art und Weise, wie er Ihren Qualifikations- und Due-Diligence-Prozess durchlaufen hat.
Sie haben die Kontrolle über die endgültige Fassung.
Speeki stellt Ihnen zwar einen gebrauchsfertigen Speeki OnBoard™-Zusatz für Ihren Lieferantenvertrag zur Verfügung, Sie behalten jedoch die Kontrolle über die endgültige Version.
Nicht zu wenig und nicht zu viel.
Die Speeki OnBoard™-Ergänzungen werden in MS Word erstellt, so dass Sie sie nach Bedarf bearbeiten können. Sie können unsere Entwürfe problemlos an die spezifischen Bedürfnisse der Lieferanten anpassen. Wir bemühen uns, den Umfang der Nachträge auf weniger als zwei Seiten zu beschränken, sie übersichtlich zu gestalten und in einfacher Sprache zu verfassen.
Eigenständige Versionen für bestehende Verträge und Lieferanten.
SpeekiDie Vendor Onboarding Software kann auch für eigenständige Vereinbarungen mit Ihren Lieferanten verwendet werden. Wenn Sie einen separaten Vertrag bevorzugen, kann dieser gegen eine zusätzliche Gebühr ausgearbeitet und bereitgestellt werden.
Integration in Ihre Vorlagen.
Die Speeki OnBoard™ Addendum-Vorlagen sind so formuliert, dass sie sich nahtlos in Ihre bestehenden Lieferantenverträge integrieren lassen. Sie können als "ESG- und Nachhaltigkeitszusatz" oder mit einem anderen geeigneten Begriff bezeichnet werden.
Klauseln in einfacher Sprache.
Bei Speeki sind wir stolz darauf, Klauseln in einfachen Begriffen zu verfassen, die Lieferanten leicht verstehen können. Dies ist besonders wichtig für kleine und mittelständische Lieferanten und solche, die keinen eigenen Rechtsbeistand haben.
Warum müssen Ihre Lieferantenverträge stärker auf ESG- und Nachhaltigkeitsaspekte ausgerichtet werden?
ESG und Nachhaltigkeit ist das wichtigste Thema, mit dem die Lieferkette heute konfrontiert ist: Risikomanagement.
ESG und Nachhaltigkeit sind heute ein wichtiger Bestandteil des Lieferkettenmanagements. Unternehmen werden für die Praktiken ihrer Zulieferer zur Rechenschaft gezogen, weshalb klare Verträge für das Risikomanagement und die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich sind.
Der Gesetzgeber, die Gemeinschaft und Ihre Kunden machen Sie für Ihre Lieferanten verantwortlich.
Ihre Kunden erkennen nicht den Unterschied zwischen Ihrer Rolle und der Ihrer Lieferkette. Sie suchen bei Ihnen nach Antworten. Der Versuch, die Verantwortung auf dem Markt und in den Medien abzuschieben, ist sinnlos. Ihr Hauptaugenmerk sollte auf dem aktiven Risikomanagement im Vorfeld liegen.
Sie brauchen die Lieferanten genauso wie diese Sie brauchen. Ihre Daten werden zu Ihren Daten.
Die Chancen stehen gut, dass Sie in Zukunft viele Daten von Ihren Lieferanten benötigen werden. Derzeit sind sie wahrscheinlich nicht gesetzlich verpflichtet, diese bereitzustellen. Bessere Verträge, bessere Verpflichtungen, bessere Anforderungen und eine bessere Durchsetzung sind Teil der Lösung, um bessere Daten von Ihren Lieferanten zu erhalten.
Das Management des Lieferantenrisikos ist eine Mischung aus Wissen, Bewertung und vertraglichen Verpflichtungen.
Verträge haben sich im Laufe der Jahre als großer Schutzschild erwiesen. Sie sind jedoch ebenso sehr ein Schwert wie ein Schild. Richtig abgefasste Lieferantenverträge können beides sein. Während Vorlagen und die Herausnahme von Anwälten aus einfachen Verhandlungen nützlich sind, werden für die Zukunft bessere Lieferantenverträge benötigt, die besser auf das Management spezifischer Risiken zugeschnitten sind.
Möglicherweise müssen Sie sich auf diese Verträge stützen, um Anforderungen durchzusetzen - sie müssen eindeutig sein.
In der neuen Welt der ESG und der Nachhaltigkeit müssen Sie Ihren Lieferanten die Erwartungen sehr deutlich machen. Unterschiede in Bezug auf Größe, rechtliche Verpflichtungen, Berichtspflichten und Risikotoleranz beeinflussen die Erwartungen der einzelnen Vertragsparteien.
Da Unternehmen ihren Lieferanten immer mehr Verpflichtungen auferlegen, müssen diese in den Verträgen genau beschrieben werden.
Die beste Praxis besteht darin, die Erwartungen beider Parteien in ihren Verträgen klar zu formulieren. Dies ist zwar gängige Praxis, aber die Verwendung von Vorlagen hat dazu geführt, dass die Erwartungen der Kunden an die Lieferanten weniger spezifisch formuliert sind.
Speeki OnBoard™ FAQs
Wie hoch sind die Kosten?
Speeki erhebt eine Pauschalgebühr für jedes Speeki OnBoard™ Addendum, das in 10er-Paketen im Voraus bezahlt wird.
Wie lange dauert die Vorbereitung?
In der Regel über Nacht oder am nächsten Arbeitstag.
Hilft Speeki bei der Aushandlung des Nachtrags?
Wir beteiligen uns nicht an der Aushandlung des Nachtrags.
Wie entscheidet Speeki , was in das Addendum aufgenommen wird?
Wir suchen nach Dingen, die der Lieferant tun kann, um seine ESG- und Nachhaltigkeitspraktiken zu verbessern, und von deren Umsetzung oder Verbesserung Sie und Ihr Risikoniveau profitieren würden.
Können wir das Addendum ändern, nachdem es von Speeki bereitgestellt wurde?
Ja, Sie können gerne Änderungen oder Anpassungen vornehmen, die Sie für angebracht halten.
Können Sie meine Vorlage für einen Nachtrag verwenden?
Ja. Wir werden uns ansehen, wie Sie Ihre Struktur in ein Muster-Addendum aufnehmen können.
Was benötigt Speeki , um den Nachtrag zu erstellen?
Wir konzentrieren uns auf Ihre Angaben sowie auf die Ergebnisse (falls vorhanden) von Speeki Trust™ Background Checks oder Speeki Qualify™ Bewertungen, die der Anbieter möglicherweise abgeschlossen hat.
Was geschieht, wenn der Lieferant sich weigert, zu unterschreiben oder zu verhandeln?
Verhandeln Sie, akzeptieren Sie die Niederlage oder suchen Sie sich einen anderen Anbieter.
Wie hilft Speeki OnBoard™ den verschiedenen Gruppen im Unternehmen?
Speeki OnBoard™ strafft den Vertragsprozess mit Lieferanten und spart Zeit, indem es gebrauchsfertige Vertragsklauseln bereitstellt, die auf die identifizierten ESG-Risiken zugeschnitten sind und eine effizientere Aufnahme von Lieferanten und ein effizienteres Compliance-Management gewährleisten.
Es reduziert die Arbeitsbelastung der Unternehmensjuristen, indem es ihnen vertragsfertige Klauseln zur Verfügung stellt, die es ihnen ermöglichen, sich auf übergeordnete rechtliche Prüfungen zu konzentrieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Lieferanten für ihre ESG-Verpflichtungen zur Rechenschaft gezogen werden.
Speeki OnBoard™ stärkt das Risikomanagement, indem es spezifische ESG-Anforderungen direkt in die Lieferantenverträge aufnimmt, so dass eine kontinuierliche Einhaltung gewährleistet und potenzielle rechtliche und Reputationsrisiken minimiert werden.
Es stellt sicher, dass die Lieferantenverträge mit den ESG- und Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens übereinstimmen, erleichtert die Verfolgung von Fortschritten und die Einhaltung von Vorschriften und unterstützt die Bemühungen um eine umfassendere Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Speeki OnBoard™ mindert die finanziellen Risiken, die mit der Nichteinhaltung von Vorschriften durch Lieferanten verbunden sind, und hilft, Geldstrafen, Störungen und potenzielle finanzielle Verbindlichkeiten durch klare vertragliche Verpflichtungen zu vermeiden.
Schließen Sie das Geschäft mit intelligenteren Lieferantenverträgen ab
Optimieren Sie Ihre Lieferantenverträge, indem Sie ESG-Anforderungen in klare, umsetzbare Bedingungen einbetten und so die Einhaltung von Vorschriften, die Rechenschaftspflicht und stärkere Partnerschaften in jedem Schritt sicherstellen.