KMU-Grundlagen: Vorfallmanagement und Compliance-Berichterstattung

Für kleine und mittlere Unternehmen, die neu im Bereich ESG, Compliance und Governance sind, gibt es ein paar "Must-haves". Eines davon ist ein Whistleblowing-System.

In vielen Regionen und Ländern ist ein Whistleblowing-System zumindest für börsennotierte Unternehmen vorgeschrieben, und die Aufsichtsbehörden und Großunternehmen erwarten, dass alle ihre Zulieferer zumindest grundlegende Systeme eingerichtet haben. Für Zulieferer großer Unternehmen oder für große Unternehmen selbst (ob börsennotiert, in Privatbesitz oder mit privatem Beteiligungs- oder Risikokapital finanziert) gibt es also keine Entschuldigung dafür, dass sie nicht über ein Whistleblowing-System verfügen, das gemäß den bekannten Richtlinien effektiv funktioniert.

Viele kleine Unternehmen verfügen derzeit möglicherweise über "De-facto"-Systeme, z. B. E-Mail-Adressen und Telefonnummern für die Meldung von Problemen. Diese Systeme werden oft eingerichtet, um eine Kundenanforderung zu erfüllen, werden aber selten genutzt und sind daher eine Verschwendung von Zeit und Mühe. Diese Art von Systemen ist zum Scheitern verurteilt und wird nie genutzt.

Die gute Nachricht ist, dass Sie gegen eine relativ geringe Gebühr mit Hilfe von Technologie und anerkannten Richtlinien (veröffentlicht von der ISO und bekannt als 37002) in wenigen Wochen ein System auf dem neuesten Stand der Technik einrichten können. Speeki ist führend in der Entwicklung und Implementierung von Hinweisgebersystemen und Hinweisgebertechnologie.

Ein Compliance- und Whistleblowing-Meldesystem hat viele Vorteile gegenüber einer einfachen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Nachstehend sind einige der wichtigsten Faktoren aufgeführt.

Frühes Bewusstsein

Aufdeckung von Problemen

Verbesserte Effizienz

Ein Compliance-Meldesystem kann dazu beitragen, den Prozess der Meldung von Problemen zu rationalisieren, indem es den Mitarbeitern die Einreichung von Meldungen und der Geschäftsleitung die Nachverfolgung und Untersuchung dieser Meldungen erleichtert. Dies kann Zeit und Ressourcen sparen und eine frühere Lösung von Problemen fördern.

Erhöhte Genauigkeit

Ein Compliance-Meldesystem kann dazu beitragen, dass die Berichte korrekt sind, da sie direkt in das System eingegeben werden können, anstatt in einer E-Mail geschrieben zu werden. Dies kann das Risiko von Fehlern und Auslassungen verringern und erleichtert die Verfolgung des Fortschritts von Untersuchungen.

Verbesserte Vertraulichkeit

Ein Compliance-Meldesystem kann dazu beitragen, die Vertraulichkeit der Meldungen zu schützen, da sie in einem sicheren System gespeichert werden, auf das nur befugte Benutzer Zugriff haben. Dies kann die Mitarbeiter ermutigen, Probleme zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen, und die Privatsphäre von Personen schützen, die an Untersuchungen beteiligt sind. Auf Wunsch können die Personen auch anonym bleiben.

Verbesserte Einhaltung der Vorschriften

Ein Compliance-Berichtssystem kann dazu beitragen, die Einhaltung der Vorschriften in einem Unternehmen insgesamt zu verbessern, indem es einen zentralen Speicher für Informationen über Compliance-Anforderungen und -Verfahren bereitstellt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter sich ihrer Verantwortung bewusst sind, und Lücken in der Einhaltung der Vorschriften können ermittelt und geschlossen werden.

Besseres Engagement

Menschen, die Dinge melden, sind eher bereit, sich proaktiv zu engagieren, wenn das System gut und einfach zu bedienen ist. Wenn das System für den Meldenden nicht einfach zu bedienen ist oder er sich bei der Meldung nicht sicher fühlt, wird er eher zu den sozialen Medien gehen und öffentlich berichten, was für die meisten Unternehmen eine Herausforderung wäre.

Insgesamt bietet ein Compliance- und Whistleblowing-Meldesystem, wie es Speeki anbietet, mehrere Vorteile gegenüber der einfachen Verwendung einer E-Mail-Adresse für die Meldung von Problemen. Durch die Rationalisierung des Meldeprozesses, die Verbesserung der Genauigkeit, die Erhöhung der Vertraulichkeit und die Verbesserung der Compliance kann ein Compliance-Meldesystem Organisationen dabei helfen, sich vor Risiken zu schützen und effektiver zu arbeiten.

Unternehmen sollten sich um ein System zur Meldung von Missständen bemühen, das:

• skaliert werden kann, um den Bedürfnissen der Organisation auch bei Wachstum oder Schrumpfung gerecht zu werden
• ist kosteneffizient
• ist sowohl für Mitarbeiter als auch für das Management einfach zu bedienen
• flexibel genug ist, um den spezifischen Bedürfnissen der Organisation gerecht zu werden.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Governance, die Compliance und das ESG-Programm Ihrer Organisation zu verbessern, ist ein Compliance-Meldesystem eine gute Option, die Sie in Betracht ziehen sollten. Es ermöglicht Ihnen, über eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse hinauszugehen und eine Plattform zu nutzen, die über ein integriertes Berichts-, Triage- und Untersuchungssystem verfügt.