Funktioniert Ihr Whistleblowing-Programm tatsächlich?

Wie können Sie feststellen, ob Ihr Whistleblowing-Programm erfolgreich ist? Sie wissen, dass es eine "Hotline" gibt und dass die Leute sie gelegentlich nutzen, aber funktioniert Ihr ganzes Programm tatsächlich?

Bislang gab es wenig, was den Unternehmen wirklich geholfen hätte, herauszufinden, ob ihre Whistleblowing-Meldeprogramme tatsächlich die Ziele erreichen und einen Mehrwert schaffen. Doch es gibt eine gute Nachricht: Es gibt einen formalen Leitfaden, mit dem Sie die Leistung Ihres Programms testen und mit bewährten Verfahren vergleichen können.

Der ISO-Leitfaden

Ende 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) die internationale Norm ISO 37002 - Whistleblowing Management Systems - Guidelines (ISO Whistleblowing Guidelines) formell verabschiedet. Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind jetzt verfügbar und Sie können ein Exemplar gegen eine geringe Gebühr von der ISO-Website in Ihrem Land erhalten.

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind der erste umfassende Leitfaden für Unternehmen, die Whistleblowing-Management-Systeme betreiben. Die Leitlinien geben Organisationen Ratschläge für die Erstellung von Whistleblowing-Programmen, die auf den Grundsätzen des Vertrauens, der Unparteilichkeit und des Schutzes beruhen. Die Leitlinien sind anpassungsfähig und ihre Anwendung hängt von der Größe, der Art, der Komplexität und der Gerichtsbarkeit der Aktivitäten der Organisation ab.

Die Befolgung der ISO Whistleblowing-Leitlinien kann einer Organisation dabei helfen, ihre bestehende Whistleblowing-Politik und -Verfahren zu verbessern oder die geltenden Rechtsvorschriften für Whistleblowing einzuhalten.

Was sagen die ISO Whistleblowing-Leitlinien über die Leistungsprüfung Ihres Whistleblowing-Programms?

Wie nicht anders zu erwarten, schlagen die ISO Whistleblowing Guidelines vor, dass der erste Schritt darin besteht, herauszufinden, was genau Sie überprüfen, überwachen und auf Leistung kontrollieren.

Nach den Leitlinien müssen Sie bestimmen:

• was überwacht und gemessen werden muss
• wer für die Überwachung zuständig ist
• die Methoden für die Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung, soweit zutreffend, um gültige Ergebnisse zu gewährleisten
• wann die Überwachung und Messung durchgeführt werden soll
• wann die Ergebnisse der Überwachung und Messung analysiert und bewertet werden sollten.

Jedes Unternehmen sollte die Leistung und Wirksamkeit seines Hinweisgebermanagementsystems anhand der von ihm festgelegten Kriterien bewerten. Natürlich sollten die Ergebnisse dieser Evaluierungen in einer guten Dokumentation festgehalten werden.

Welche Schlüsselkennzahlen sollten Sie überprüfen und verfolgen?

Im Rahmen Ihrer Überprüfung müssen Sie entscheiden, wie Sie die Leistung des Hinweisgebermanagementsystems überwachen und messen wollen. Wie bei den meisten Messsystemen können dabei sowohl quantitative als auch qualitative Indikatoren herangezogen werden.

In den meisten Fällen wird die Anzahl der Berichte, die Zeit, die für die Überprüfung der Berichte benötigt wird, und das Feedback der Benutzer gemessen. Es gibt aber auch einige anspruchsvollere Messungen zur Interpretation von Kosten und Wert für das Unternehmen.

Die folgende, nicht erschöpfende Liste zeigt, was nach den ISO Whistleblowing Guidelines von einer Organisation im Rahmen ihres Whistleblowing-Managementsystems überwacht und gemessen werden kann:

• die Zahl der eingegangenen Berichte über Missstände nach Land, Region und Dienststelle
• die Art des gemeldeten Fehlverhaltens
• die Zeit, die benötigt wird, um den Eingang einer ersten Meldung von Fehlverhalten zu bestätigen
• für jeden Verfahrensschritt die für die Durchführung benötigte Zeit
• die relativen Anteile der Meldungen, die im Laufe der Zeit über die normalen Meldewege, über interne alternative Meldesysteme und über externe alternative Meldesysteme eingegangen sind
• Rückmeldungen von Whistleblowern, einschließlich der Zufriedenheit mit dem Whistleblowing-Management-System und Verbesserungsvorschlägen
• regelmäßige Befragung des Personals über das Bewusstsein und das Vertrauen in das Whistleblowing-Management-System
• der Anteil der Meldungen, die durch eine Untersuchung bestätigt werden, im Vergleich zu den Meldungen, die nicht bestätigt werden
• der Anteil der Meldungen, die nicht in den Geltungsbereich des Managementsystems für Hinweise auf Missstände fallen
• der Anteil der Meldungen, bei denen die Angaben wissentlich falsch waren
• die Ergebnisse der Beschäftigung von Hinweisgebern (d. h. die Überwachung des Anteils der Hinweisgeber, die die Organisation verlassen, nachdem sie Missstände gemeldet haben, und der Gründe für ihr Ausscheiden)
• der Anteil der Meldungen, die zu Abhilfemaßnahmen führen
• durchschnittliche Dauer der Untersuchung/Abschluss von Fällen
• Ernsthaftigkeit der aufgeworfenen Fragen
• die Wirksamkeit und den Wert der ergriffenen Abhilfemaßnahmen.

Darüber hinaus gibt es noch eine ganze Reihe anderer Messungen, die im Hinblick auf den Nutzen, den Wert und die tatsächlichen Kosten des Systems und der damit verbundenen Untersuchungen überprüft werden könnten. Die Konzentration auf Messungen zum Wert des Systems wird dazu beitragen, den Wert des Systems gegenüber der Geschäftsleitung nachzuweisen und die "Kapitalrendite" zu unterstützen, die häufig für die Genehmigung des Haushalts erforderlich ist.

Weitere Elemente zur Messung des Wertes sind:

Wo sind die Daten zu finden?

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien geben auch einige Hinweise auf mögliche Quellen für die Bewertung Ihres Managementsystems für die Meldung von Missständen. Zu den Informationsquellen gehören:

• eingehende Berichte
• Akten zu Ermittlungsverfahren
• Erhebungsdaten
• Rückmeldungen von Hinweisgebern und relevanten interessierten Parteien, wie z. B. Personen, die Hinweise geben, Zeugen, Ermittler, Management
• Indikatoranalysen
• andere einschlägige verfügbare Unterlagen.

Auditing ist eine weitere Möglichkeit zur Leistungsprüfung

Jedes Compliance-Programm sollte in irgendeiner Form von Audits überprüft werden. Die ISO-Richtlinien für Whistleblowing verlangen in der Tat, dass in geplanten Abständen interne Audits durchgeführt werden, um festzustellen, ob das Whistleblowing-Programm den eigenen Anforderungen des Unternehmens und den Anforderungen der ISO-Richtlinien entspricht.

Diese internen Audits müssen im Voraus geplant werden, und es sollte ein schriftlicher Plan vorliegen, in dem die Ziele, Kriterien und der Umfang jedes Audits sowie die Person, die jedes Audit durchführt (d. h. ein objektiver und unparteiischer Prüfer), festgelegt sind.

Die Ergebnisse der Prüfungen müssen den zuständigen Managern mitgeteilt werden, damit diese sie berücksichtigen und entsprechend handeln können. Natürlich muss dies alles klar dokumentiert werden.

Die Ansichten und Meinungen des Managements sind ebenfalls hilfreich

Ein weiterer Mechanismus zur Ermittlung des Erfolgs des Programms ist die Einholung von Feedback von der Unternehmensleitung. In den ISO Whistleblowing-Leitlinien heißt es, dass die oberste Führungsebene das Whistleblowing-Management-System regelmäßig überprüfen und dem Vorstand über die Ergebnisse berichten sollte.

Um die fortwährende Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Programms zu gewährleisten, sollte das Management Folgendes berücksichtigen:

• den Status von Maßnahmen aus früheren Managementbewertungen
• Veränderungen bei externen und internen Themen, die für das Whistleblowing-Management-System von Bedeutung sind
• Änderungen der Bedürfnisse und Erwartungen der interessierten Parteien, die für das Whistleblowing-Management-System von Bedeutung sind
• Informationen über die Leistung des Managementsystems für die Meldung von Missständen, einschließlich Trends in diesem Bereich:

> Nichtkonformitäten und Abhilfemaßnahmen

> Überwachung und Messergebnisse

> Prüfungsergebnisse

> Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung und zum Lernen.

Zu wissen, ob Ihr Whistleblowing-Programm tatsächlich funktioniert, ist nicht so einfach, wie es scheint. Es erfordert weit mehr als nur einen Blick auf die Technik zu werfen und einen Testbericht zu erstellen.

Die Lösung umfasst die Messung und Berichterstattung über die Programmziele und -kennzahlen, die Durchführung interner Audits und das Einholen von Feedback von der obersten Führungsebene. So erhalten Sie eine solide Datenbasis, anhand derer Sie entscheiden können, ob das gesamte System seine Ziele erreicht und einen Mehrwert für das Unternehmen schafft.

Die ISO-Leitlinien für Whistleblowing enthalten sehr nützliche Hinweise, wie Sie Ihre Plattform zum Laufen bringen können. Wenn Ihr Whistleblowing-Programm die ISO-Leitlinien in jeder Hinsicht erfüllt, dann haben Sie ein hochmodernes System, das den besten internationalen Standards entspricht, und Sie sollten sich sehr sicher sein, dass es zweckmäßig ist.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, und eine Beratung zu den ISO Whistleblowing Guidelines wünschen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.