Dynamische Umfragen zur effektiven Kommunikation der Einhaltung von Vorschriften

Eine der größten Herausforderungen für jedes Compliance- oder HR-Team ist die Einbindung von Mitarbeitern und Stakeholdern. Wir wissen, dass zufriedene und engagierte Mitarbeiter den Geschäftserfolg steigern. Wie können wir also unsere Mitarbeiter dazu bringen, eine ethische und Compliance-Kultur zu fördern?

Es gibt mehrere wichtige Elemente, die zur Schaffung einer Kultur erforderlich sind, aber das wichtigste ist die Kommunikation. Ob formell oder informell, Kommunikation ist der Schlüssel zum Aufbau oder zur Veränderung einer Kultur in jeder Organisation.

Viele Unternehmen verwenden den falschen Ansatz, um eine Compliance-Kultur aufzubauen - Compliance beginnt bei den Menschen, nicht auf dem Papier. Ein Beispiel: Ein Pharmaunternehmen, bei dem ein Großteil des Managementteams wegen Korruption und Bestechung verurteilt worden war, versuchte, das Vertrauen des Marktes zurückzugewinnen, indem es seine Compliance-Initiativen vorantrieb. Der neue CEO beauftragte eine große Anwaltskanzlei mit dem Aufbau eines Compliance-Rahmens, der größtenteils aus Papierrichtlinien bestand, weil er dachte, dies würde das Engagement des Unternehmens für Integrität und Korruptionsbekämpfung beweisen. Leider war es jedoch viel schwieriger, die in der Vergangenheit aufgekommenen roten Fahnen wieder loszuwerden. Nur weil sich die Regeln geändert hatten, bedeutete dies nicht zwangsläufig, dass sich auch die Unternehmenskultur geändert hatte, zumal der Korruptionsfall die oberste Führungsebene betraf. Der Vorstandsvorsitzende hatte übersehen, dass die Einhaltung der Vorschriften nicht auf dem Papier, sondern durch die Kultur erreicht wird.

Wie kann man also eine Kultur am besten verändern oder aufbauen?

Eine Kultur zu ändern, die seit vielen Jahren in einer Organisation verankert ist, erfordert viel Arbeit. Klare und wirksame Strategien und Systeme, die diese Strategien unterstützen, sind zwar von entscheidender Bedeutung, doch der eigentliche Motor für den Wandel ist die wechselseitige Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern.

Ein entscheidender Schritt bei der Schaffung einer Kultur ist die Bewertung (und ständige Neubewertung) der aktuellen Kultur und des Engagements in der Organisation, und es gibt eine Vielzahl von Methoden und Kennzahlen zur Messung und Verfolgung dieser Werte. Aber das eigentliche Ziel ist nicht das Messen oder Verfolgen, sondern herauszufinden, was Sie ändern müssen, um die Mitarbeiter in die richtige Richtung zu lenken.

Fünf Tipps für den Einsatz von Umfragetools zum Aufbau einer Kultur und zur Steigerung der Wirksamkeit Ihrer Compliance-Initiativen

1. Erhöhen Sie die Relevanz Ihrer Initiativen und Ihrer Politik für Ihr Publikum

Die Mitarbeiter (und eigentlich alle Zielgruppen) sind engagierter, wenn die Themen für sie relevant sind. Wenn zum Beispiel eine neue Richtlinie herausgegeben wird, die Mitarbeiter für fünf Jahre Betriebszugehörigkeit belohnt, wäre das Engagement der Mitarbeiter, die bald in den Genuss dieser Leistung kommen würden, natürlich höher als das von Neueinsteigern. Wenn Ihre Initiative die Schaffung und den Aufbau einer Anti-Korruptions-Kultur zum Ziel hat und Sie eine neue Richtlinie für Geschenke, Reisen und Bewirtung herausgegeben haben, sollten Sie nicht nur die Inhalte der Richtlinie kommunizieren (Budgetobergrenzen, Gebote und Verbote usw.), sondern auch reale Szenarien einbeziehen, die für die Aufgaben und Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter in der Organisation relevant sind. Ohne praktische Beispiele werden die Richtlinien keinen Einfluss auf Kultur- und Verhaltensänderungen haben.

Wenn Ihr Umfrage- oder Kommunikationstool ausgeklügelt genug ist, kann die Filterung der Inhalte pro Mitarbeiter leicht intern erstellt werden.

2. Test für Validierung und stärkeres Engagement

Es ist bekannt, dass sich Lernende länger und besser an das Gelernte erinnern, wenn sie sofort dazu befragt werden. Quiz und Gamification-Elemente sind nicht nur hilfreich für das Engagement und die längere Erinnerung, sie bieten auch eine messbare Überprüfung, wie effektiv eine Botschaft vermittelt und aufgenommen wurde. Qualitativ hochwertige Umfragetools ermöglichen es Ihnen, auf einfache Weise Quiz- und Gamification-Elemente zu erstellen und Zeitrahmen für die Fertigstellung festzulegen.

3. Sammeln Sie anonyme Rückmeldungen, um Verbesserungen zu erzielen.

Wenn Sie den Befragten die Möglichkeit bieten, anonym zu bleiben, ist dies eine gute Möglichkeit, offenes und ehrliches Feedback zu erhalten. Wenn Sie keine Umfrageplattform verwenden, die es den Befragten erlaubt, völlig anonym zu bleiben, müssen Sie viel Zeit darauf verwenden, Vertrauen in die Plattform aufzubauen.

4. Ausweitung der Zielgruppe von Mitarbeitern auf Dritte, Kunden und Investoren

Wenn Sie als Personalleiter oder Compliance-Beauftragter einen Kulturwandel herbeiführen wollen, indem Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, ihre Meinung zu sagen, müssen Sie offensiver vorgehen und mehr Gemeinschaften ansprechen - nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Dritte, Kunden, Investoren, Freiberufler, Lieferanten usw.

Nutzen Sie ein Umfragetool, mit dem Sie Ihre Kommunikationskanäle kostenlos auf Ihr gesamtes Ökosystem ausweiten können. So können Sie überprüfen, ob externes Vertrauen in die Kultur besteht, die Sie aufbauen.

5. Analyse, Überwachung und Verbesserung

Nicht zuletzt müssen Sie die Antworten regelmäßig analysieren und dabei sowohl das große Ganze als auch die Details betrachten.

Im Idealfall verfügt Ihr Umfragetool über ein Dashboard, mit dem Sie die Antworten in Echtzeit sehen und proaktiv Änderungen vornehmen können.