Mobilisierung von Compliance-Informationen

Jeder, der sich mit Compliance befasst, weiß, dass Leitungsorgane, Führungskräfte und Mitarbeiter häufig zu mehreren Zeitpunkten im Jahr Mitteilungen machen müssen. Auch wenn sich die Meldungen auf verschiedene Themen beziehen, besteht das gemeinsame Ziel darin, von jemandem die Zusage zu erhalten, dass etwas geschehen (oder nicht geschehen) ist.

Offenlegungen sind für die Compliance-Beauftragten und andere wichtig, um Zusicherungen zu untermauern, die sie weiter oben in der Kette machen. Betrachten Sie jede Offenlegung als ein Stück Beweismaterial, das eine umfassendere Erklärung rechtfertigt, die gegenüber einer übergeordneten Stelle abgegeben werden muss.

Für die meisten Unternehmen sind die häufigsten Arten der Offenlegung folgende:

• Offenlegung von Interessenkonflikten, wenn jemand aufgefordert wird, zu erklären, ob er tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte hat (z. B. ein Familienmitglied als Verkäufer des Unternehmens)
• Offenlegungen im Zusammenhang mit Verkäufen, wenn Verkäufer erklären, dass sie nicht gegen Verkaufsrichtlinien verstoßen haben - dies könnte Versprechungen außerhalb von Verträgen, Begleitschreiben, Versprechungen von Gratisprodukten, Sonderpreise für künftige Produkte oder Fragen betreffen, die zu Problemen bei der Umsatzrealisierung führen können (wenn es z. B. Vereinbarungen gibt, die die Rückgabe unverkaufter Produkte ermöglichen)
• Finanzangaben von leitenden Angestellten, dass das Unternehmen nach bestem Wissen und Gewissen alle relevanten Angelegenheiten in seinen Abschlüssen offengelegt hat und dass die Abschlüsse korrekt sind, oder Angaben über Rückstellungen oder Rücklagen und die Richtigkeit von Bewertungen
• Offenlegung von Insidergeschäften durch Mitarbeiter über Investitionen in Unternehmen, an denen ihr Arbeitgeber beteiligt ist oder mit denen er Geschäfte tätigt, in erster Linie, um den Missbrauch von Informationen zu verhindern, die der Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit erhalten hat, und um sicherzustellen, dass er diese Informationen nicht nutzt, um von seinen Investitionen zu profitieren
• Offenlegung von Informationen über Produkte, z. B. im Zusammenhang mit der Vertraulichkeit neuer Versionen oder der Kenntnis von Mängeln oder Problemen, die bei Kunden aufgetreten sind.

Die oben genannten Angaben werden aus verschiedenen Gründen verlangt.

Die Herausforderung bei der Verwaltung der Offenlegungen

Viele Unternehmen versuchen, die Offenlegung mit einem alten und veralteten Umfragetool zu verwalten. Sie greifen vielleicht sogar auf Papierformulare oder eine E-Mail-Umfrage zurück. Dies sind keine guten Lösungen für das Sammeln von Informationen und auch nicht für die Speicherung, Nachverfolgung und Berichterstattung über diese Informationen. Viele Umfragetools sind auch unhandlich, wenn man einen Handy-Browser verwendet, und viele erlauben keine "passiven" Umfragen, bei denen die Umfrage vielleicht ein Jahr oder so liegen bleibt, bevor sie verwendet werden muss. Es ist oft schwierig, mit den Befragten in Kontakt zu bleiben.

Wie kann Speeki helfen?

Speeki ist eine App-basierte Plattform für Compliance-Beauftragte zur Verwaltung ihrer Compliance-Anforderungen. Die Speeki-Plattform und die Speeki-App ermöglichen die Erstellung und Bereitstellung von Offenlegungsfragebögen. Sie können alles verarbeiten, von einfachen Anfragen mit einer Frage bis hin zu komplexen Offenlegungen mit mehreren Fragen und Antworten im Stil einer Verzweigung. Administratoren der Speeki-Plattform können so viele Offenlegungsfragebögen erstellen und freigeben, wie sie möchten.

Offenlegungen können "aktiv" oder "passiv" sein. Passive Offenlegungsanträge müssen vierteljährlich oder jährlich gestellt werden, unabhängig davon, ob die Befragten einen Sachverhalt offenlegen müssen. Aktive Offenlegungen stehen dem Nutzer immer dann zur Verfügung, wenn er ein aktives Problem zu offenbaren hat. Beide Modelle sind über die Speeki-Plattform verfügbar.

Um Meldungen zu machen, loggen sich die Nutzer einfach in die kostenlose und herunterladbare Speeki-App ein, klicken auf die Meldung, die sie ausfüllen müssen, und drücken auf "Senden". Mit dem Wunder der modernen Technologie wird die ausgefüllte Meldung an das Fallmanagementsystem von Speeki gesendet, wo der Administrator die Antwort überprüfen und alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen kann.

Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung, Einführung oder Verbreitung von Offenlegungsfragebögen benötigen, lassen Sie es uns wissen. Die Speeki-Plattform ist eine großartige Lösung für die Veröffentlichung und Verwaltung von Informationen und das Speeki-Team ist bereit, Ihnen zu helfen.