Die ISO Whistleblowing-Richtlinien in fünf einfachen Schritten verstehen

In diesem Jahr hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) die internationale Norm ISO 37002 - Whistleblowing Management Systems - Guidelines (ISO Whistleblowing Guidelines) formell verabschiedet.

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind der erste umfassende Leitfaden für Unternehmen, die Managementsysteme für die Meldung von Missständen betreiben. Wenn Ihr Programm die ISO Whistleblowing Guidelines in allen Punkten erfüllt, verfügen Sie über ein hochmodernes System, das den besten internationalen Standards entspricht, und Sie sollten sich sicher sein, dass es für Ihren Zweck geeignet ist.

In der ISO-Sprache können "Leitlinien" nicht von einer akkreditierten Stelle als erfüllt zertifiziert werden. Derzeit gibt es kein Zertifizierungsverfahren für Richtlinien, obwohl sich dies in Zukunft ändern könnte. Sie können jedoch ein Unternehmen damit beauftragen, Ihr Programm anhand der ISO-Whistleblowing-Leitlinien zu überprüfen und zu auditieren, damit Sie sicher sein können, dass die Richtlinien eingehalten werden. Natürlich ist es immer am besten, einen seriösen Experten zu beauftragen, der sich mit den ISO-Normen und -Verfahren auskennt. Unser Schwesterunternehmen ETHIC Intelligence bietet diese Dienstleistung für Kunden in aller Welt an.

Was bezwecken die ISO Whistleblowing Guidelines eigentlich?

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien geben Organisationen Ratschläge für die Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines Managementsystems für die Meldung von Missständen, mit den folgenden Ergebnissen:

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien unterstützen Organisationen bei der Einrichtung von Managementsystemen für die Meldung von Missständen, die auf den Grundsätzen von Vertrauen, Unparteilichkeit und Schutz beruhen. Sie sind anpassungsfähig und ihre Anwendung hängt von der Größe, der Art, der Komplexität und der Gerichtsbarkeit der Aktivitäten der Organisation ab. Die ISO Whistleblowing-Leitlinien können einer Organisation dabei helfen, ihre bestehende Whistleblowing-Politik und -Verfahren zu verbessern oder die geltenden Whistleblowing-Gesetze einzuhalten.

Fünf Schritte zum Verständnis der ISO Whistleblowing-Richtlinien

1. Verstehen der ISO-Grundlagen

Machen Sie sich mit der Funktionsweise der ISO-Normen und -Leitlinien vertraut. Sie haben alle Definitionen auf der Vorderseite und dann beginnen die wesentlichen Elemente in Abschnitt 4. In diesen Richtlinien und Normen werden einige einzigartige Wörter verwendet, so dass Sie möglicherweise das ISO-Fachwörterbuch (auf der ISO-Website verfügbar) zu Rate ziehen müssen, um wirklich alle Nuancen zu erfassen.

Denken Sie daran, dass Leitlinien nicht zertifizierbar sind, so dass Sie überall Verweise auf "sollte" sehen werden ("Sie sollten dies tun", "Sie sollten das tun"), während die ISO in zertifizierbaren Normen eher das Wort "muss" verwendet (weil es obligatorisch ist und die Nichteinhaltung des Punktes dazu führt, dass Sie die Zertifizierung nicht bestehen). Es handelt sich hierbei um eine semantische Frage. Wenn es in den Richtlinien heißt "sollte", dann müssen Sie das tun, was dort steht, um die Anforderungen zu erfüllen.

2. Beginn des Scopings, der Antragsprüfung und der Überprüfung durch die Interessengruppen

Wie in Schritt 1 erwähnt, folgen die meisten ISO-Normen und -Leitlinien, einschließlich der ISO Whistleblowing Guidelines, demselben Prozess und beginnen im Wesentlichen in Abschnitt 4. Dieser Abschnitt unterstützt die Mitarbeiter bei der Ausarbeitung ihres Programms: Gilt es für alle? Gilt es für alle Tochtergesellschaften? Hier ist auch der Ort, an dem Sie herausfinden, welche Gesetze für Sie gelten könnten. Gibt es bestimmte Gesetze in Ländern, die bestimmte Maßnahmen vorschreiben?

In Abschnitt 4 werden Sie aufgefordert, ein Whistleblowing-Managementsystem einzurichten, zu implementieren, aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu verbessern, einschließlich der erforderlichen Prozesse und ihrer Wechselwirkungen, in Übereinstimmung mit den Empfehlungen des Leitfadens.

3. Einbindung von Management und Führungskräften und Ausarbeitung von Rollen und Verantwortlichkeiten

Wie alle ISO-Normen und -Richtlinien erfordern auch die ISO Whistleblowing-Richtlinien die Unterstützung durch Ihre Organisation. Wenn Sie diese Unterstützung und Zustimmung nicht haben, wird es für Sie sehr schwierig sein, ein erfolgreiches Programm durchzuführen.

In den ISO Whistleblowing-Leitlinien geht es um die Unterstützung durch das Leitungsgremium (d. h. den Vorstand) und die oberste Führungsebene sowie durch die Personen, die das Whistleblowing-Managementsystem betreiben werden (sei es die Personalabteilung, die Compliance-Abteilung, die Rechtsabteilung oder eine andere Gruppe).

In dieser Phase werden Sie auch die Rollen und Zuständigkeiten aller wichtigen Beteiligten prüfen und herausfinden, wer in welchem Bereich arbeitet.

4. Erstellen Sie Ihr Whistleblowing-Programm

Sobald Sie die Personen und den Umfang Ihres Programms festgelegt haben, wird der nächste Teil des ISO-Leitfadens für Whistleblowing Ihnen zeigen, wie Sie das Programm aufbauen können. Ein großer Schwerpunkt liegt auf der Planung der Aktivitäten, die Sie durchführen werden. Diese Pläne müssen die Festlegung von Zielen für das Programm und die Messung dieser Ziele beinhalten. In den ISO Whistleblowing Guidelines - und in der Tat in allen ISO-Normen - liegt der Schwerpunkt auf der Messung dessen, was Sie tun, anhand der Ziele.

Sie werden sich auch mit der Detailtiefe der Umsetzung vertraut machen. Die ISO Whistleblowing-Leitlinien konzentrieren sich darauf, dass Sie die Maßnahmen dokumentieren und detailliert beschreiben: Wer macht es? Wann? Wie? Was ist das Ziel? Wie wird es durchgeführt? Wie wird es anhand dieses Ziels getestet?

5. Betreiben, unterstützen, messen und verbessern

Sobald das Programm eingerichtet ist, kommt es auf die Durchführung an. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Ressourcen für die Durchführung des Programms vorhanden sind. Diese Mitarbeiter müssen entsprechend geschult und qualifiziert sein und nach den klaren Maßnahmen und Zielen des Programms arbeiten. Die Sensibilisierung der Mitarbeiter für das Programm durch Kommunikation und Schulung ist wichtig und stellt einen wichtigen Schwerpunkt der ISO Whistleblowing Guidelines dar.

Natürlich werden Sie irgendwann tatsächlich Whistleblowing-Meldungen von Nutzern erhalten. Die operationellen Aspekte werden Anleitungen für die Entgegennahme, Sichtung und Untersuchung der Meldungen liefern. In den ISO-Leitlinien für Whistleblowing wird auch erörtert, wie man den Meldenden schützt und keine Vergeltungsmaßnahmen gegen ihn ergreift.

Die Leitlinien enthalten einen großen Abschnitt über die Überwachung, Messung und Verbesserung des von Ihnen entwickelten Systems. Es besteht die Verpflichtung, die Wirksamkeit Ihres Programms zu überprüfen, um Schwachstellen oder Nichtkonformitäten zu ermitteln.

Maßnahmen für Teams, die Berichte und Programme zur Einhaltung der Vorschriften verwalten

Für Teams, die bereits Whistleblowing- oder Compliance-Meldeprogramme eingeführt haben, sind die ISO Whistleblowing Guidelines eine großartige Initiative, um ihre Arbeit zu validieren und als bewährte Praxis zu nutzen. Wir empfehlen, eine Lückenanalyse Ihres Programms vorzunehmen.

Wenn Sie neu in diesem Bereich sind und nach einem Leitfaden für den Aufbau Ihres Programms suchen, sind die ISO Whistleblowing Guidelines ein ausgezeichneter Leitfaden.

Wie Sie mehr erfahren

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind jetzt in den ISO-Läden der einzelnen Länder erhältlich. Weitere Informationen finden Sie auf der ISO-Website.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, oder wenn Sie eine Beratung zu den ISO Whistleblowing Guidelines wünschen, kontaktieren Sie uns bitte.