Nimmt Ihr Unternehmen an dem Programm zur Meldung von Missständen teil?

Woher wissen Sie, ob Ihre Führung und Ihr Management das Whistleblowing-Programm Ihres Unternehmens angenommen haben? Die Führungskräfte sagen immer, dass sie diese Initiative unterstützen, und sie bieten gelegentlich Unterstützung durch Erinnerungs-E-Mails zur Nutzung des Whistleblowing-Systems, aber ist das genug? Was sollten sie tun? Was sind die besten Praktiken für die Unterstützung durch Führung und Management, und wie können wir feststellen, ob die Unterstützung ausreichend ist?

Bislang gab es nur wenige Leitlinien, die den Unternehmen wirklich dabei geholfen haben, herauszufinden, ob die Unterstützung, die sie von der Unternehmensleitung und dem Management erhalten, ausreichend ist. Die gute Nachricht ist, dass wir jetzt einen Standard haben, mit dem wir Whistleblowing-Programme vergleichen und prüfen können, ob wir die richtigen Ressourcen und die richtige Unterstützung durch das Unternehmen haben.

Verwendung des ISO-Leitfadens für Whistleblowing

Im Jahr 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) die Internationale Norm ISO 37002 - Whistleblowing Management Systems - Guidelines (ISO Whistleblowing Guidelines) formell verabschiedet. Die ISO Whistleblowing Guidelines sind der erste umfassende Leitfaden für Unternehmen, die Whistleblowing-Managementsysteme betreiben. Wenn Ihr Whistleblowing-Programm die ISO-Leitlinien in jeder Hinsicht erfüllt, dann haben Sie ein hochmodernes System, das den besten internationalen Standards entspricht, und Sie sollten sich sehr sicher sein, dass es seinen Zweck erfüllt.

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien geben Organisationen Ratschläge für die Einrichtung von Whistleblowing-Managementsystemen, die auf den Grundsätzen des Vertrauens, der Unparteilichkeit und des Schutzes beruhen. Die Leitlinien sind anpassungsfähig und ihre Anwendung hängt von der Größe, der Art, der Komplexität und der Gerichtsbarkeit der Aktivitäten der Organisation ab.

Die Befolgung der Leitlinien kann einer Organisation dabei helfen, ihre bestehende Whistleblowing-Politik und -Verfahren zu verbessern oder die geltenden Whistleblowing-Gesetze einzuhalten.

Was sagen die ISO Whistleblowing-Leitlinien über das Engagement von Führungskräften?

Die Leitlinien enthalten zwei wichtige Abschnitte, die sich mit der Rolle von Führung und Management befassen. Sie besagen, dass das Leitungsorgan (d. h. der Vorstand oder die höchste Ebene der Organisation, die strategischer Natur ist und die umfassende Aufsicht über das Risikomanagement wahrnimmt) Folgendes tun sollte:

• Festlegung von Zielen für ein wirksames Whistleblowing-Management-System und Überwachung der obersten Führungsebene in Bezug auf diese Ziele
• die Whistleblowing-Politik der Organisation zu genehmigen und klare Aussagen über ihre Existenz, Bedeutung und Anwendung zu machen
• dieses Engagement unter Beweis stellen, indem sie sich die Politik und das Managementsystem für die Meldung von Missständen zu eigen machen
• in geplanten Abständen Informationen über den Inhalt und die Funktionsweise des Whistleblowing-Managementsystems der Organisation erhalten und überprüfen
• sicherstellen, dass angemessene und geeignete Ressourcen für die wirksame Anwendung des Systems für das Management von Hinweisen auf Missstände zugewiesen und eingesetzt werden
• eine angemessene Aufsicht über die Umsetzung, Integrität und Verbesserung des Managementsystems der Organisation für die Meldung von Missständen ausüben.

Die meisten können nachweisen, dass ihr Vorstand das Programm genehmigt hat und regelmäßig darüber informiert wird, und in den meisten Fällen übt der Vorstand eine gewisse Aufsicht über das Programm aus. Für die Compliance-Teams wäre es jedoch wichtig, diese Elemente mit klaren Unterlagen wie Sitzungsprotokollen zu "beweisen".

Viele Programme weisen Lücken auf, wenn der Verwaltungsrat Ziele für das Programm festlegt und sicherstellt, dass dem Programm angemessene Mittel zugewiesen werden. Diese Ziele sind wichtig, denn sie legen die Standards und Ziele fest, die das Programm erreichen soll, und bilden die Grundlage für die Feststellung, ob das Programm bei der Erreichung dieser Ziele ein "Erfolg" ist. Es ist eine ausgezeichnete Initiative, wenn der Vorstand sicherstellt, dass angemessene und geeignete Ressourcen für das Whistleblowing-System zur Verfügung gestellt werden - es gibt nichts Besseres, als den Vorstand bei den Ressourcen hinter sich zu haben. Wenn die Geschäftsleitung das Budget so weit kürzt, dass es nicht mehr möglich ist, ein "effektives Hinweisgebersystem" zu betreiben, sollten Sie die Karte "Vorstand und Führung" ziehen. Das allein ist schon Grund genug, nach den ISO-Richtlinien für Whistleblowing zu arbeiten.

Was sagen die ISO Whistleblowing-Leitlinien über das Top-Management?

Die Leitlinien gehen auch sehr ausführlich auf die Rolle der obersten Führungsebene ein. Die oberste Führungsebene sollte ihre Führungsrolle und ihr Engagement in Bezug auf das Whistleblowing-Management-System unter Beweis stellen:

• Sicherstellung, dass die Ziele der Whistleblowing-Politik und des Whistleblowing-Managementsystems festgelegt werden und mit den Werten, Zielen und der strategischen Ausrichtung der Organisation vereinbar sind
• die Genehmigung der Whistleblowing-Politik der Organisation
• Gewährleistung der Zugänglichkeit des Managementsystems für die Meldung von Missständen und Förderung der Nutzung dieses Systems
• Gewährleistung der Integration der Anforderungen an das Whistleblowing-Management-System in die Geschäftsprozesse der Organisation, einschließlich der Managementsysteme
• Sicherstellung, dass die für das Whistleblowing-Managementsystem erforderlichen Ressourcen verfügbar, angemessen und geeignet sind und eingesetzt werden
• Vermittlung der Bedeutung eines wirksamen Hinweisgebermanagements und der Einhaltung der von der Organisation festgelegten Anforderungen an ein Hinweisgebermanagementsystem
• Kommunikation der Whistleblowing-Politik nach innen und nach außen
• Sicherstellung, dass das Whistleblowing-Management-System die angestrebten Ergebnisse erzielt
• Anweisung und Unterstützung von Personen, die zur Wirksamkeit des Managementsystems für Hinweise auf Missstände beitragen
• Förderung der kontinuierlichen Verbesserung
• Unterstützung anderer relevanter Funktionen bei der Demonstration ihrer Führungsqualitäten in ihrem Verantwortungsbereich
• sich zu einer "speak-up/listen-up"-Kultur innerhalb der Organisation zu verpflichten, diese zu fördern und zu praktizieren, z. B. durch die aktive Teilnahme an einschlägigen Mitarbeiterschulungen und - mit deren Zustimmung - durch die öffentliche Würdigung von Hinweisgebern in der Organisation
• Sicherstellung, dass Hinweisgebern und anderen Beteiligten durch die Organisation keine Nachteile im Zusammenhang mit der Meldung von Hinweisen entstehen
• in geplanten Abständen Entgegennahme und Überprüfung von Berichten über das Funktionieren und die Leistung des Managementsystems für Hinweise auf Missstände
• Gewährleistung einer unparteiischen Untersuchung der über das System gemeldeten Angelegenheiten, unabhängig von der Identität des Hinweisgebers, dem Gegenstand der Meldung und den Auswirkungen der festgestellten Probleme.

Dies ist eine sehr ausführliche Liste von Maßnahmen für die oberste Führungsebene. Wenn Sie gerade erst anfangen und diese Leitlinien zum ersten Mal anwenden, könnte es einige Zeit dauern, die oberste Führungsebene durch jedes dieser Elemente zu führen, um sicherzustellen, dass sie sich wirklich engagiert. Die oberste Führungsebene ist eindeutig verpflichtet, dafür zu sorgen, dass das Programm funktioniert, dass es verfügbar ist, dass es allen bekannt ist und dass es überprüft und verbessert wird. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass das Management das, was es predigt, auch in die Tat umsetzt, indem es eine "speak-up"-Kultur in der Organisation entwickelt.

In den ISO Whistleblowing-Leitlinien heißt es weiter, dass die oberste Leitung die Funktion des Hinweisgebermanagements mit der Verantwortung und der Befugnis ausstatten sollte, sicherzustellen, dass das Hinweisgebermanagementsystem den Empfehlungen der ISO Whistleblowing-Leitlinien entspricht, und dem Leitungsorgan und der obersten Leitung über die Leistung des Systems Bericht zu erstatten. Die Rolle und die Pflichten der Whistleblowing-Management-Funktion werden in einem anderen Artikel ausführlich beschrieben und diskutiert.

Wie bereits erwähnt, kann die oberste Führungsebene Personen außerhalb der Organisation ganz oder teilweise mit der Verwaltung von Hinweisen betrauen. In diesem Fall muss die Geschäftsleitung sicherstellen, dass Personen innerhalb der Organisation die Verantwortung für diese externen Personen tragen und ihnen gegenüber befugt sind.

Woher wissen Sie also, ob Ihre Führung und Ihr Management das Whistleblowing-Programm des Unternehmens angenommen haben? Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind ein guter Maßstab, um festzustellen, ob das Leitungsorgan und die oberste Führungsebene das tun, was sie tun sollten.

Denken Sie daran, dass es - wie bei den ISO-Normen - nicht ausreicht, zu behaupten, dass jemand etwas tut, sondern dass Sie es auch beweisen können müssen. Sie müssen ein Experte darin sein, sich Gedanken darüber zu machen, mit welchen Nachweisen die oben genannten Aktivitäten belegt werden können, und diese Nachweise zu verfolgen, damit Sie jederzeit auf ein Audit vorbereitet sind.

Wie Sie mehr erfahren

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind jetzt in den ISO-Läden der einzelnen Länder erhältlich. Weitere Informationen finden Sie auf der ISO-Website.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, oder wenn Sie eine Beratung zu den ISO Whistleblowing Guidelines wünschen, kontaktieren Sie uns bitte hier.