Möchten Sie eine Whistleblowing-Lösung installieren? Hier ist der richtige Ort für den Anfang
Wenn Sie in Ihrer Organisation eine Whistleblowing-Hotline (auch bekannt als Compliance-Hotline) einrichten wollen, gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. Wenn Sie die Initiative noch nicht kennen oder diese Systeme noch nicht als Teil einer umfassenderen Lösung für die Meldung von Missständen nutzen, finden Sie in diesem kurzen Überblick einige einfache Hinweise und Schritte für den Erfolg.
1. Die Software ist nur ein Element Ihrer Whistleblowing-Lösung
Eine Whistleblowing-Lösung besteht nicht nur aus der Installation einer Software - das ist nur ein Teil des Puzzles. Sie brauchen eine klare Zustimmung sowohl Ihres Leitungsgremiums als auch der Geschäftsleitung sowie Ressourcen für den Aufbau eines "Programms". Dieses Programm umfasst nicht nur Software, sondern auch Richtlinien, Verfahren, Regeln, Kontrollen, Sensibilisierung, Kommunikation und Schulung. Außerdem müssen Sie eine Reihe von Zielen festlegen und den Erfolg des Programms anhand dieser Ziele messen.
Natürlich müssen Sie auch über die Systeme und Verfahren verfügen, um Meldungen entgegenzunehmen und zu bearbeiten, wenn sie eintreffen (und das wird der Fall sein). Das bedeutet, dass Sie wissen müssen, wie man Untersuchungen durchführt, und dass Sie über die Ressourcen verfügen müssen, die zur Durchführung der einzelnen Untersuchungen erforderlich sind. Möglicherweise müssen Sie auf externe Teams zurückgreifen, die Sie unterstützen.
Die wichtigste Botschaft dabei ist, dass die Technologie (wie z. B. die Speeki-Plattform) nur ein Teil der Lösung ist.
2. Die gute Nachricht: Es gibt Leitlinien, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen
Ende 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) die internationale Norm ISO 37002 - Whistleblowing Management Systems - Guidelines (ISO Whistleblowing Guidelines) formell verabschiedet. Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind jetzt verfügbar und Sie können ein Exemplar gegen eine geringe Gebühr von der ISO-Website in Ihrem Land erhalten.
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Die ISO-Whistleblowing-Leitlinien sind ein perfektes Dokument, das Ihnen dabei hilft, das Programm, das Sie aufbauen müssen, zu entwerfen, und wir von Speeki raten Ihnen dringend, diese Leitlinien beim Aufbau Ihres Programms genau zu befolgen. Sie können für Unternehmen jeder Größe und für private, öffentliche, gemeinnützige oder sogar staatliche Organisationen verwendet werden.
Die ISO Whistleblowing-Leitlinien geben Organisationen Ratschläge für die Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines Managementsystems für die Meldung von Missständen, mit den folgenden Ergebnissen:
> Ermutigung und Erleichterung der Meldung von Fehlverhalten
> Unterstützung und Schutz von Whistleblowern und anderen interessierten Parteien
> Sicherstellen, dass Meldungen über Fehlverhalten ordnungsgemäß und zeitnah bearbeitet werden
> Verbesserung von Organisationskultur und Governance
> Verringerung der Risiken von Fehlverhalten.
Die ISO Whistleblowing-Leitlinien unterstützen Organisationen bei der Einrichtung von Managementsystemen für die Meldung von Missständen, die auf den Grundsätzen von Vertrauen, Unparteilichkeit und Schutz beruhen. Sie sind anpassungsfähig und ihre Anwendung hängt von der Größe, der Art, der Komplexität und der Zuständigkeit der Aktivitäten der Organisation ab.
3. Bereit sein, Triage und Untersuchungen durchzuführen
Wenn man den Menschen durch ein Whistleblowing-System eine Stimme gibt, kann das bedeuten, dass in den ersten Tagen eine ganze Reihe von Meldungen eingehen. Bei einigen dieser Meldungen könnte es sich um einen "Test" des Systems handeln, bei anderen um einen Nachholbedarf von Personen, die ihre Probleme noch nicht auf weniger formellem Weg gemeldet haben. Seien Sie nicht überrascht, wenn in den ersten Monaten eine Flut von Berichten eingeht.
Was die Ressourcen betrifft, so können Sie die Ermittlungen in diesen Angelegenheiten auslagern. Firmen wie Speeki können bei der grundlegenden Triage helfen, und es gibt auch Firmen, die bei den eigentlichen Ermittlungen helfen können. Hier gibt es einen Pool von Talenten, auf den Sie zurückgreifen können, was vor allem dann nützlich ist, wenn Sie ein kleines Team sind und intern keine Kapazitäten haben.
4. Die Entwicklung eines Programms ist keine einmalige Initiative - es muss regelmäßig entwickelt, überprüft und verbessert werden
Bei der Durchsicht des ISO-Leitfadens für die Meldung von Missständen werden Sie feststellen, dass die Pflege eines Programms mit viel Arbeit verbunden ist. Auch wenn ein Großteil dieser Pflege automatisiert werden kann, gibt es immer noch manuelle Tätigkeiten. Stellen Sie sich Ihr Whistleblowing-Programm wie ein Programm für die Sicherheit am Arbeitsplatz vor: Sie können es nicht einfach einrichten und dann weggehen. Sie müssen es beobachten, verbessern, die Verbesserungen beobachten, Lücken schließen, wenn Sie Probleme feststellen, und es neu aufbauen. Das mag in den meisten Unternehmen keine Vollzeitbeschäftigung sein, aber die Überwachung und Verbesserung des Programms erfordert einige Ressourcen. Es gibt die Möglichkeit, dies von externen Beratern erledigen zu lassen, aber am besten ist es, wenn dies innerhalb der Organisation geschieht.
5. Holen Sie sich Hilfe von einem Experten, wenn Sie Erfahrung oder Kapazitäten für die ordnungsgemäße Umsetzung des Programms benötigen
Wenn Ihnen das alles zu schwierig erscheint, sollten Sie sich Hilfe von außen holen. Es gibt externe Agenturen, Firmen und Ermittler, die beim Aufbau und/oder Betrieb des Programms helfen können. Speeki hat dafür eine Reihe von Lösungen unter Speeki Services.
Wie Sie mehr erfahren
Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind jetzt in den ISO-Läden der einzelnen Länder erhältlich. Weitere Informationen finden Sie auf der ISO-Website.
Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, oder wenn Sie eine Beratung zu den ISO Whistleblowing Guidelines wünschen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
