Einsatz von Instant-Chat zur Verbesserung eines Speak-up-Programms

Heutzutage nutzt jeder Instant Messaging. Vertriebsorganisationen haben es in ihre Websites integriert, um ein sofortiges Verkaufserlebnis auf Abruf zu ermöglichen. Marketing-Teams nutzen es, um potenzielle Kunden anzusprechen, ihre Fragen zu beantworten und ihre Kaufentscheidung zu erleichtern. Und Kundenserviceteams nutzen es, um die Effektivität des Supports zu verbessern, Benutzerprobleme sofort zu lösen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und den Aufwand für Nachfassaktionen zu verringern.

Sollten Compliance-Teams also nicht den Instant-Chat nutzen, um die Barrieren zwischen ihnen und ihren Mitarbeitern abzubauen? Können Compliance-Teams eine Chat-Funktion nutzen, um die Wirksamkeit von Untersuchungen zu verbessern, wenn sie Meldungen von Mitarbeitern nachgehen?

Die Antwort auf diese Fragen lautet eindeutig ja. Allerdings sind die über eine Compliance-Hotline übermittelten Informationen weitaus vertraulicher und regulierter als Informationen über Produktanfragen. Die Entwicklung der Gesetzgebung zum Thema Whistleblowing bietet nun einen größeren Schutz für Whistleblower und erlaubt die Nichtoffenlegung anonymer Hinweise, was aber auch bedeutet, dass Ihr Unternehmen bestraft werden kann, wenn Sie versehentlich die Identität eines Whistleblowers preisgeben.

In Anbetracht der ständigen Änderungen in der Whistleblowing-Gesetzgebung weltweit sollten Sie aktiv bleiben und überprüfen, ob Ihre gesamte Meldeplattform in der Lage ist, Sie bei der ordnungsgemäßen Erledigung Ihrer Aufgabe zu unterstützen. Falls nicht, müssen Sie einen Weg finden, um das Risiko einer Bestrafung zu verringern.

Zu den häufigsten Fragen, die von unseren derzeitigen und künftigen Kunden gestellt werden, gehören:

Das Ergebnis dieser Diskussionen hat uns dazu veranlasst, eine Plattform zu schaffen, die es Hinweisgebern ermöglicht, über eine anonyme und sichere Zwei-Wege-Sofortnachrichtenplattform Fehlverhalten zu melden oder Bedenken mitzuteilen, während Organisationen dieselbe Kommunikationsplattform nutzen können, um die bei ihnen eingehenden Meldungen zu empfangen, zu bewerten, zu untersuchen und zu verwalten. Der anonyme Zwei-Wege-Sofortnachrichtendienst ist bei Hinweisgebern sehr beliebt, weil er sicher ist und sofort funktioniert.

Wie kann Instant Chat die Effizienz steigern?

1. Es erhöht die Produktivität

Da immer mehr Menschen mobile Geräte nutzen, ist der Sofort-Chat eine praktische Option für Hinweisgeber geworden, um Vorfälle zu melden und Beweise zu übermitteln, wenn es am bequemsten ist. Whistleblower können einfach ein Foto oder ein Video aufnehmen und es sofort weitergeben, während sie einen Vorfall melden, dessen Zeuge sie waren.

2. Es löst Fragen im Handumdrehen

Ein Compliance-Beauftragter, ein Mitarbeiter der Personalabteilung oder der für den Fall Verantwortliche kann sich sofort mit dem Hinweisgeber unterhalten, um zusätzliche Informationen zu erhalten, die den untersuchten Fall unterstützen, anstatt selbst Zeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen.

3. Psychologische Barrieren werden abgebaut

Der Instant-Chat ermöglicht es dem Hinweisgeber, über seine Gedanken nachzudenken, Mut zu fassen und zu reagieren, wenn er sich ruhig fühlt. Dies ist oft notwendig, wenn sie mit psychischen Problemen zu kämpfen haben, die auf Belästigung oder Mobbing zurückzuführen sind.  

4. Es hilft, stärkere Beziehungen aufzubauen

Eine sichere und anonyme Meldeplattform trägt zum Aufbau engerer Beziehungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern bei, da die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen oder Racheakten deutlich geringer ist.

5. Die Ermittlungen sind einfacher

Um eine Untersuchung einleiten zu können, benötigen Sie eine gewisse Menge an Informationen. Whistleblower, die einen Instant-Chat nutzen, fühlen sich oft wohler und sind zufriedener als diejenigen, die andere Kommunikationsformen wie Telefon oder E-Mail nutzen, so dass sie eher bereit sind, so viele Informationen wie möglich weiterzugeben. Ein sicherer Zwei-Wege-Sofort-Chat garantiert Sicherheit und fördert eine einfachere Konversation zwischen dem Hinweisgeber und dem Verantwortlichen für den Fall.

6. Es ist fesselnd

Berichterstatter fühlen sich engagiert und ermutigt, Informationen weiterzugeben, wenn sie eine sofortige Antwort vom Fallmanager erhalten. Und was ist noch besser? Wenn das Instant Messaging anonyme Kommunikation wie die Plattform Speeki unterstützt, kann das Unternehmen den anonymen Melder für weitere Informationen kontaktieren.

7. Die Verwaltung der Fälle ist einfacher

Mit dem Sofort-Chat können Sie den Status von Gesprächen verfolgen und den Fortschritt von Ermittlungen einsehen.

8. Daten werden sicher aufbewahrt

Beim Instant-Chat können die Daten sofort über einen sicheren und verschlüsselten Übertragungskanal übermittelt werden. Dies ist besser, als vom Hinweisgeber Beweismaterial in Papierform anzufordern, da Papierkopien in die Hände Unbefugter gelangen können.

9. Ein Prüfpfad wird erstellt

Da der Instant-Chat eine einfache Nachverfolgung der Aufzeichnungen ermöglicht, wird der digitale Fußabdruck des Gesprächs sofort aufgezeichnet (wobei die Namen bei Bedarf anonymisiert werden). Auf diese Weise kann der Fallverantwortliche überprüfen, wer den Kontakt hergestellt hat und wie das Gespräch zwischen dem Ermittler und dem Hinweisgeber verlief.

Unsere Lösung

Unabhängig von Ihrer Größe oder globalen Präsenz, Speeki bietet eine sichere, zweiseitige und anonyme Whistleblowing-Plattform für Arbeitnehmer und Arbeitgeber in 104 Sprachen.

Speeki müssen nicht mehrere Plattformen eingerichtet oder gehostet werden - alles ist über eine mobile App oder ein Webportal leicht zugänglich. Auf diese Weise können Unternehmen von jedem Ort aus und zu jeder Tageszeit Berichte erhalten und geeignete Maßnahmen ergreifen, bevor sie sich auswirken.