Bin ich die richtige Person für die Leitung des Programms zur Meldung von Missständen?
Wenn Sie für die Verwaltung des Whistleblowing-Programms in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind, haben Sie eine Menge zu tun. Inzwischen wissen Sie wahrscheinlich, dass es nicht nur darum geht, eine Software zu installieren und Zugang zu einem Fallmanager zu erhalten, der die über das System eingegangenen Meldungen verfolgt: Es geht darum, ein umfassendes Whistleblowing-Programm unter der Leitung und mit der Unterstützung sowohl des Leitungsorgans als auch der Geschäftsführung des Unternehmens zu verwalten.
Die Manager solcher Programme wissen oft nicht, was sie tun oder worauf sie sich konzentrieren sollen. In der Regel sind sie einfach ihrer eigenen Intuition gefolgt und haben ihre eigenen Prioritäten gesetzt. Dies und die Tatsache, dass es keine formellen Ratschläge darüber gab, welche Qualitäten ein Manager eines Whistleblowing-Programms haben sollte, führt dazu, dass viele in dieser Position unter einem Impostersyndrom leiden und sich fragen, ob sie die richtige Person für diese Aufgabe sind.
Es gibt jedoch eine gute Nachricht: Wir haben formale Leitlinien, anhand derer wir unsere Whistleblowing-Programme vergleichen und prüfen können, ob sie über die richtigen Mittel verfügen.
Verwendung des ISO-Leitfadens für Whistleblowing
Ende 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) die Internationale Norm ISO 37002 - Whistleblowing Management Systems - Guidelines (ISO Whistleblowing Guidelines) formell verabschiedet. Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind jetzt verfügbar, und Sie können eine Kopie von der ISO-Website in Ihrem Land gegen eine geringe Gebühr erhalten.
Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind der erste umfassende Leitfaden für Unternehmen, die Whistleblowing-Managementsysteme betreiben. Die Leitlinien geben Organisationen Ratschläge für die Einrichtung von Whistleblowing-Managementsystemen, die auf den Grundsätzen des Vertrauens, der Unparteilichkeit und des Schutzes beruhen. Die Leitlinien sind anpassungsfähig und ihre Anwendung hängt von der Größe, der Art, der Komplexität und der Gerichtsbarkeit der Aktivitäten der Organisation ab. Die Befolgung der ISO Whistleblowing-Leitlinien kann einer Organisation dabei helfen, ihre bestehende Whistleblowing-Politik und -Verfahren zu verbessern oder die geltenden Whistleblowing-Gesetze einzuhalten.
Was sagen die ISO Whistleblowing Guidelines über das Management des Whistleblowing-Programms?
Die ISO Whistleblowing-Leitlinien legen klar fest, was die Person (oder Gruppe), die für das Whistleblowing-Programm verantwortlich ist, tatsächlich tun muss.
Die Leitlinien besagen, dass die Personen, die das Programm verwalten, die Verantwortung und die Befugnis haben:
- die Konzeption, Umsetzung, Anwendung und Verbesserung des Managementsystems für die Meldung von Missständen
- Sicherstellung, dass das Whistleblowing-Managementsystem so konzipiert und ausgestattet ist, dass eine umfassende Bewertung der Meldungen und der Risiken von Beeinträchtigungen, unparteiische und zeitnahe Untersuchungen der Meldungen sowie Schutz- und Unterstützungsmaßnahmen gewährleistet sind
- so weit wie in der Organisation möglich sicherstellen, dass Ermittlungs- und Schutzfunktionen unabhängig voneinander wahrgenommen werden (d.h. von verschiedenen Personen oder Bereichen), wobei zu berücksichtigen ist, dass beide Funktionen bestehenden Funktionen zugeordnet werden können
- Beratung und Anleitung zum Whistleblowing-Management-System und zu Fragen im Zusammenhang mit der Meldung von Fehlverhalten
- planmäßige und anlassbezogene Berichterstattung über die Leistung des Hinweisgebermanagementsystems an das Leitungsorgan, die oberste Führungsebene und gegebenenfalls an andere einschlägige Stellen, wie z. B. die Compliance-Funktion.
Die Whistleblowing-Management-Funktion (so nennen die ISO Whistleblowing Guidelines das Team, das das Whistleblowing-Programm verwaltet) sollte angemessen mit Personal ausgestattet sein, das über die entsprechende "Kompetenz, Integrität, Autorität und Unabhängigkeit" verfügt. Dazu sollte "direkter, uneingeschränkter Zugang zu angemessenen Ressourcen gehören, die erforderlich sind, um die Unparteilichkeit, Integrität und Transparenz des Hinweisgebermanagementsystems und seiner Prozesse zu gewährleisten". Die Whistleblowing-Management-Funktion sollte auch "direkten, uneingeschränkten und vertraulichen Zugang zur obersten Leitung und zum Leitungsgremium" haben.
Kann ich etwas davon delegieren?
Gemäß den ISO Whistleblowing Guidelines lautet die kurze Antwort: Ja, Sie können einige der oben genannten Aufgaben delegieren. Organisationen, die nicht über eine Person verfügen, die ausschließlich für die Whistleblowing-Funktion zuständig ist, können eine oder mehrere Personen ernennen, die diese Aufgabe zusätzlich zu anderen Verantwortlichkeiten wahrnehmen, solange es keine Interessenkonflikte oder Probleme mit Vertrauen oder Unparteilichkeit gibt.
Die ISO Whistleblowing-Leitlinien verlangen auch, dass Sie herausfinden, welche Ressourcen für die Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung des Whistleblowing-Managementsystems und für die Erreichung seiner Ziele erforderlich sind. In den Leitlinien heißt es, dass diese Ressourcen unter anderem finanzielle und personelle Ressourcen, IT-Lösungen, Fachkenntnisse, organisatorische Infrastruktur, Ermittler, aktuelles Referenzmaterial zum Thema Whistleblowing, juristisches Fachwissen sowie berufliche Weiterbildung und Schulung umfassen können. Diese Ressourcen können intern zur Verfügung gestellt oder extern beschafft werden.
Gibt es bestimmte Mindestanforderungen an die Person, die die Funktion leiten soll?
Die ISO Whistleblowing-Leitlinien enthalten keine Mindestanforderungen oder Kompetenzen für Manager von Whistleblowing-Funktionen, so dass die Organisationen ihre eigenen Anforderungen festlegen sollten.
Die Leitlinien besagen, dass eine Organisation Folgendes tun sollte
- die erforderliche Kompetenz der Personen festzustellen, die unter ihrer Kontrolle Arbeiten ausführen, die sich auf das Whistleblowing-Management-System, seine Leistung und seinen Betrieb auswirken;
- sicherstellen, dass diese Personen aufgrund einer angemessenen Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind;
- sicherstellen, dass das Personal gegebenenfalls in der Lage ist, mit einem angemessenen Maß an Unparteilichkeit zu arbeiten;
- gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen, um die erforderlichen Kompetenzen zu erwerben, und die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen bewerten.
Da es sich um eine ISO-Beratung handelt, besteht auch die klare Verpflichtung, eine entsprechende Dokumentation als Kompetenznachweis zu führen.
Die ISO-Whistleblowing-Leitlinien verpflichten diejenigen, die für die Durchführung von Schutz-, Unterstützungs- und Untersuchungstätigkeiten verantwortlich sind, dazu, Vertrauenswürdigkeit, emotionale Intelligenz, Diplomatie, Unparteilichkeit, Integrität, Führungsqualitäten, Vertraulichkeit und gesundes Urteilsvermögen zu zeigen.
Die ISO-Leitlinien für Whistleblowing werden denjenigen, die Whistleblowing-Programme verwalten, wirklich helfen, Vertrauen zu gewinnen, indem sie die besten Praktiken für und die Eigenschaften von Managern von Whistleblowing-Funktionen beschreiben. Wenn Ihr Whistleblowing-Programm die ISO-Leitlinien in jeder Hinsicht erfüllt, dann haben Sie ein hochmodernes System, das den besten internationalen Standards entspricht, und Sie sollten das gute Gefühl haben, dass es zweckmäßig ist.
Die Leitlinien bekräftigen auch die Botschaft, dass die Führung und das Management des Unternehmens das Whistleblowing-Programm und seine Manager stark unterstützen müssen. Fehlt diese Unterstützung, ist das gesamte Programm in Gefahr.
Die Verwendung der ISO Whistleblowing-Leitlinien als Handbuch ist für jedes Unternehmen von großem Vorteil, weshalb wir den Verantwortlichen für Whistleblowing-Programme dringend empfehlen, diese Leitlinien zu übernehmen.
Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, und eine Beratung zu den ISO Whistleblowing Guidelines wünschen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
