Whistleblowing-Programm: Ihre Rolle als Führungskraft

Wenn Sie als leitender Angestellter in einem Unternehmen tätig sind, das über ein Programm zur Meldung von Missständen verfügt, spielen Sie eine wichtige Rolle, und es ist wichtig, dass Sie Ihre Pflichten kennen.

Wenn Sie kein leitender Angestellter sind, aber das Whistleblowing-Programm durchführen, könnte dieses Dokument als Schulungsleitfaden nützlich sein, um leitenden Angestellten zu helfen, ihre Rolle zu verstehen.

Bislang gab es nur wenig, was den Führungskräften und dem Topmanagement wirklich geholfen hätte, ihre spezifischen Pflichten im Zusammenhang mit dem Whistleblowing-Programm des Unternehmens zu kennen. Die leitenden Angestellten und das Topmanagement sind in der Regel nur ihrer eigenen Intuition gefolgt und haben bei der Festlegung der Ressourcen für die Durchführung des Programms ihre eigenen Prioritäten gesetzt. Die gute Nachricht ist, dass wir jetzt spezifische Leitlinien für die Rolle der obersten Führungskräfte bei der Unterstützung des Whistleblowing-Programms haben.

Verwendung des ISO-Leitfadens für Whistleblowing

Ende 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) die Internationale Norm ISO 37002 - Whistleblowing Management Systems - Guidelines (ISO Whistleblowing Guidelines) formell verabschiedet. Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind verfügbar, und Sie können eine Kopie von der ISO-Website in Ihrem Land gegen eine geringe Gebühr erhalten.

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind der erste umfassende Leitfaden für Unternehmen, die Whistleblowing-Managementsysteme betreiben. Die Leitlinien geben Organisationen Ratschläge für die Einrichtung von Whistleblowing-Managementsystemen, die auf den Grundsätzen des Vertrauens, der Unparteilichkeit und des Schutzes beruhen. Die Leitlinien sind anpassungsfähig und ihre Anwendung hängt von der Größe, der Art, der Komplexität und der Gerichtsbarkeit der Aktivitäten der Organisation ab.

Was sagen die ISO Whistleblowing-Leitlinien über die Rolle der obersten Führungsebene im Whistleblowing-Programm?

Die ISO-Leitlinien gehen sehr detailliert auf die Rolle der obersten Leitung ein. Sie sollten Führung und Engagement in Bezug auf das Whistleblowing-Managementsystem demonstrieren, indem Sie:

• Sicherstellung, dass die Ziele der Whistleblowing-Politik und des Whistleblowing-Managementsystems festgelegt werden und mit den Werten, Zielen und der strategischen Ausrichtung der Organisation vereinbar sind
• die Genehmigung der Whistleblowing-Politik der Organisation
• Gewährleistung der Zugänglichkeit des Managementsystems für die Meldung von Missständen und Förderung der Nutzung dieses Systems
• Gewährleistung der Integration der Anforderungen an das Whistleblowing-Management-System in die Geschäftsprozesse der Organisation, einschließlich der Managementsysteme
• Sicherstellung, dass die für das Whistleblowing-Managementsystem erforderlichen Ressourcen verfügbar, angemessen und geeignet sind und eingesetzt werden
• Vermittlung der Bedeutung eines wirksamen Hinweisgebermanagements und der Einhaltung der von der Organisation festgelegten Anforderungen an ein Hinweisgebermanagementsystem
• Kommunikation der Whistleblowing-Politik nach innen und nach außen
• Sicherstellung, dass das Whistleblowing-Management-System die angestrebten Ergebnisse erzielt
• Anweisung und Unterstützung von Personen, die zur Wirksamkeit des Managementsystems für Hinweise auf Missstände beitragen
• Förderung der kontinuierlichen Verbesserung
• Unterstützung anderer relevanter Funktionen bei der Demonstration ihrer Führungsqualitäten in ihrem Verantwortungsbereich
• sich zu einer "speak-up/listen-up"-Kultur innerhalb der Organisation zu verpflichten, diese zu fördern und zu praktizieren, z. B. durch die aktive Teilnahme an einschlägigen Mitarbeiterschulungen und - mit deren Zustimmung - durch die öffentliche Würdigung von Hinweisgebern in der Organisation
• Sicherstellung, dass Hinweisgebern und anderen Beteiligten durch die Organisation keine Nachteile im Zusammenhang mit der Meldung von Hinweisen entstehen
• in geplanten Abständen Entgegennahme und Überprüfung von Berichten über das Funktionieren und die Leistung des Managementsystems für Hinweise auf Missstände
• Gewährleistung einer unparteiischen Untersuchung der über das System gemeldeten Angelegenheiten, unabhängig von der Identität des Hinweisgebers, dem Gegenstand der Meldung und den Auswirkungen der festgestellten Probleme.

Dies ist eine sehr ausführliche Liste von Maßnahmen. Wenn Sie gerade erst anfangen und diese Leitlinien zum ersten Mal anwenden, könnte es einige Zeit in Anspruch nehmen, jedes dieser Elemente durchzugehen. Es gibt sicherlich klare Verpflichtungen, dafür zu sorgen, dass das Programm funktioniert, dass es verfügbar ist, dass es allen bekannt ist und dass es überprüft und verbessert wird. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass man das, was man predigt, auch in die Tat umsetzt, indem man in der Organisation eine Kultur des "speak-up" entwickelt.

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien besagen auch eindeutig, dass Sie die Whistleblowing-Management-Funktion mit der Verantwortung und Befugnis ausstatten sollten, sicherzustellen, dass das Whistleblowing-Management-System den Empfehlungen der ISO Whistleblowing-Leitlinien entspricht, und dass die Whistleblowing-Management-Funktion Ihnen über die Leistung des Systems Bericht erstatten sollte.

Wie bereits erwähnt, können Sie die Funktion des Hinweisgebermanagements ganz oder teilweise an Personen außerhalb der Organisation übertragen. Wenn Sie dies tun, müssen Sie sicherstellen, dass Personen innerhalb der Organisation die Verantwortung für und die Befugnis gegenüber diesen externen Personen haben.

Die 20 wichtigsten Fragen an die Führungsebene zum Whistleblowing-Programm

Im Folgenden finden Sie Fragen, die Sie sich selbst und die Verantwortlichen für Ihr Whistleblowing-Programm stellen sollten.

1. Haben die Whistleblowing-Politik und das Whistleblowing-Managementsystem festgelegte Ziele? Sind diese Ziele realisierbar? Sind sie SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch, zeitgerecht)?
2. Sind die vereinbarten Ziele mit den Werten, Zielen und der strategischen Ausrichtung der Organisation vereinbar?
3. Hat die oberste Leitung die Whistleblowing-Politik der Organisation genehmigt?
4. Wie ist das Whistleblowing-Management-System für alle zugänglich, einschließlich interner und externer Personen? Wie können Lieferanten und Partner darauf zugreifen?
5. Wie ermutigen wir die Menschen, das System zu nutzen? Welche Vorteile oder Anreize gibt es?
6. Wie wurde das Whistleblowing-Management-System in die Geschäftsprozesse, einschließlich der Managementsysteme, integriert? Wurde ein Verweis auf das System in die Kommunikation aufgenommen, z. B. in Jahresberichte, Richtlinien, Formulare für die Aufnahme von Mitarbeitern, Lieferantenverträge und Pop-up-Benachrichtigungen in Sitzungsräumen?
7. Haben Sie genügend Ressourcen bewilligt, damit das Whistleblowing-Management-System verfügbar, angemessen, geeignet und eingesetzt ist? Haben Sie den Urlaub bei den Personalressourcen berücksichtigt? Haben Sie auch den Einsatz externer Ressourcen genehmigt, wenn dies zur Unterstützung bei Untersuchungen, Dokumentenprüfungen, Programmentwicklung oder Technologienutzung erforderlich ist?
8. Welche Schritte haben Sie unternommen, um die Bedeutung von Whistleblowing zu vermitteln? Wurde dies Ihren wichtigsten Interessengruppen, einschließlich Lieferanten, Kunden und Partnern, mitgeteilt?
9. Haben Sie vom System eine klare Berichterstattung verlangt und diese mit den angegebenen Zielen verglichen? Gibt es ein System zur Überprüfung der Zielerreichung und zur Überprüfung von Vergleichen im Zeitverlauf? Werden die Ziele regelmäßig überprüft?
10. Leiten und unterstützen Sie aktiv die Personen, die zur Wirksamkeit des Whistleblowing-Managementsystems beitragen? Treffen Sie sich regelmäßig mit ihnen? Berichten sie an Sie oder einen Ihrer Führungskräfte? Werden sie korrekt geführt, entlohnt und erhalten sie Anleitung und Feedback? Welche Anreize oder Prämien gibt es, um Leistung zu fördern?
11. Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass das Programm kontinuierlich verbessert wird? Wie messen Sie die Verbesserung? Wie kommunizieren Sie die Verbesserungsziele an das Team?
12. Wie haben Sie andere relevante Funktionen dabei unterstützt, ihre Führungsqualitäten in ihren Verantwortungsbereichen unter Beweis zu stellen? Haben Sie die Rollen identifiziert, die das Programm unterstützen werden und ebenfalls an Bord sein müssen? Sind sie an Bord? Haben Sie mit der Innenrevision, der Personalabteilung und anderen Gruppen, die Einfluss auf die Entwicklung des Programms haben könnten, Kontakt aufgenommen?
13. Bekennen Sie sich zu einer Kultur des Zuhörens innerhalb der Organisation und fördern und praktizieren Sie diese?
14. Haben Sie an internen Fortbildungsveranstaltungen teilgenommen?
15. Haben Sie das Whistleblowing-Programm der Organisation öffentlich gelobt?
16. Welche Schritte haben Sie unternommen, um sicherzustellen, dass Hinweisgeber und andere Beteiligte nicht unter Vergeltungsmaßnahmen leiden, nachdem sie einen Hinweis gegeben haben?
17. Haben Sie Überprüfungen durchgeführt, um festzustellen, ob Whistleblower oder Reporter nach der Meldung negative Reaktionen hatten? Hat jemand, der eine Meldung gemacht hat, das Unternehmen verlassen? Wurde jemand, der eine Meldung gemacht hat, diskriminiert? Haben Sie sich vergewissert, dass es keine weniger offensichtlichen Möglichkeiten der Vergeltung gibt (z. B. Degradierungen, Büroumzüge, Urlaubsbeschränkungen)?
18. Erhalten und überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Berichte über die Funktionsweise und Leistung des Hinweisgebermanagementsystems? Haben Sie diese Überprüfungen geplant und machen Sie Ihre Mitarbeiter für deren Umsetzung und Qualität verantwortlich?
19. Welche Schritte haben Sie unternommen, um sicherzustellen, dass über das System gemeldete Angelegenheiten unparteiisch untersucht werden, unabhängig von der Identität des Hinweisgebers, dem Gegenstand der Meldung und den Auswirkungen der festgestellten Probleme?
20. Sind Sie sicher, dass bei allen Untersuchungen Vertraulichkeit, Datenschutz und ein faires Verfahren eingehalten wurden?

Wenn Sie alle diese Fragen beantworten können, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie Ihre Pflichten gemäß den ISO-Richtlinien für die Meldung von Missständen erfüllt haben und auf dem besten Weg sind, ein umfassendes und wirksames Programm für die Meldung von Missständen einzuführen.

Als Programmmanager könnten Sie bei der Ausübung Ihrer Pflichten in Erwägung ziehen, jeden Ihrer Top-Manager dazu zu bringen, seine Verpflichtungen jährlich zu bestätigen, z. B. mit Hilfe einer einfachen Umfrage.

Wie Sie mehr erfahren

Die ISO Whistleblowing Guidelines sind in den ISO-Läden der einzelnen Länder erhältlich. Weitere Informationen finden Sie auf der ISO-Website.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, oder wenn Sie eine Beratung zu den ISO Whistleblowing Guidelines wünschen, kontaktieren Sie uns bitte hier.