Whistleblowing-Programm: Ihre Rolle als Vorstandsmitglied

Wenn Sie Vorstandsmitglied eines Unternehmens sind, das ein Whistleblowing-Programm hat, spielen Sie eine wichtige Rolle, und es ist wichtig, dass Sie Ihre Pflichten kennen.

Wenn Sie kein Mitglied des Verwaltungsrats sind, aber ein Programm durchführen, könnte dieser Artikel dennoch als Schulungsleitfaden für Direktoren nützlich sein, um ihre Rolle zu verstehen.

Bislang gab es wenig, was den Geschäftsführern wirklich geholfen hätte, ihre spezifischen Pflichten im Zusammenhang mit dem Whistleblowing-Programm des Unternehmens zu kennen. In der Regel sind die Direktoren bei der Beaufsichtigung des Programms einfach ihrer eigenen Intuition gefolgt und haben ihre eigenen Prioritäten entwickelt, um den Führungskräften strategische Anweisungen für die Bereitstellung von Mitteln für das Programm zu geben. Die gute Nachricht ist, dass wir bereits spezifische Leitlinien dafür haben, wie ein Vorstandsmitglied das Whistleblowing-Programm unterstützen sollte.

Verwendung des ISO-Leitfadens für Whistleblowing

Ende 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) die Internationale Norm ISO 37002 - Whistleblowing Management Systems - Guidelines (ISO Whistleblowing Guidelines) formell verabschiedet. Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind jetzt verfügbar, und Sie können eine Kopie von der ISO-Website in Ihrem Land gegen eine geringe Gebühr erhalten.

Die ISO Whistleblowing-Leitlinien sind der erste umfassende Leitfaden für Unternehmen, die Whistleblowing-Managementsysteme betreiben. Die Leitlinien geben Organisationen Ratschläge für die Einrichtung von Whistleblowing-Managementsystemen, die auf den Grundsätzen des Vertrauens, der Unparteilichkeit und des Schutzes beruhen. Die Leitlinien sind anpassungsfähig und ihre Anwendung hängt von der Größe, der Art, der Komplexität und der Gerichtsbarkeit der Aktivitäten der Organisation ab.

Die Befolgung der ISO Whistleblowing-Leitlinien kann einer Organisation dabei helfen, ihre bestehende Whistleblowing-Politik und -Verfahren zu verbessern oder die geltenden Rechtsvorschriften für Whistleblowing einzuhalten.

Was sagen die ISO Whistleblowing-Leitlinien über die Rolle der Direktoren im Whistleblowing-Programm?

Die ISO-Leitlinien enthalten zwei wichtige Abschnitte, in denen die Rolle von Führung und Management erörtert wird. Sie besagen, dass das Leitungsgremium (d. h. der Vorstand oder die höchste Ebene der Organisation, die strategischer Natur ist und sich mit der umfassenden Aufsicht über das Risikomanagement befasst) Folgendes tun sollte:

Die zehn wichtigsten Fragen, die ein Vorstandsmitglied zum Whistleblowing-Programm stellen sollte

Diese Fragen könnten Sie als Vorstandsmitglied Ihrer Unternehmensleitung oder den Programmmanagern stellen, um mehr über das Whistleblowing-Programm zu erfahren und Ihre Anforderungen gemäß den ISO Whistleblowing-Richtlinien zu erfüllen.

1. Haben Sie sich Ziele für ein effektives Whistleblowing-Management-System gesetzt? Wie lauten diese Ziele? Gibt es klare Verantwortliche und Zeitvorgaben für die Erreichung dieser Ziele? Wie können wir feststellen, ob die Ziele erreicht wurden? Was sind die Kriterien für den Erfolg?
2. Wie überwachen Sie die Ziele? Lassen Sie das Team regelmäßig dem Vorstand (oder einem Ausschuss) darüber berichten, ob die Ziele erreicht werden? Gibt es einen Schwerpunkt auf der Messung dieser Ziele? Gibt es ein klares Bild, aus dem hervorgeht, wie nah die einzelnen Ziele an ihrer Verwirklichung sind?
3. Hat der Vorstand die Whistleblowing-Politik der Organisation formell gebilligt? Wurde diese Genehmigung aufgezeichnet (z. B. im Sitzungsprotokoll)? Sind das Datum der Genehmigung und die genehmigenden Vorstandsmitglieder auf dem Genehmigungsdokument angegeben?
4. Haben wir als Vorstand unsere Zustimmung zu dem Programm sowohl der Geschäftsleitung als auch dem Unternehmen insgesamt wirksam mitgeteilt? Sind die Botschaften über die Existenz, die Bedeutung und den Nutzen des Programms für alle klar? Wurde diese Kommunikation nachverfolgt und zusammen mit der Dokumentation des Programms aufbewahrt? Wann haben Sie das letzte Mal die Zustimmung des Vorstands mitgeteilt? Sind die Mitteilungen regelmäßig genug?
5. Wie haben Sie Ihr Engagement bei der Umsetzung der Politik und des Managementsystems für die Meldung von Missständen gezeigt? Haben Sie in Mitarbeiterforen oder auf Aktionärsversammlungen darüber gesprochen? Waren Sie in der Lage, mit wichtigen Aktionären über das Vorhandensein der Politik zu sprechen und ihnen die Gewissheit zu geben, dass es diese Politik gibt und dass Sie sie befürworten? Haben Sie selbst überprüft, ob das System tatsächlich funktioniert?
6. Wie sind Sie über das Programm informiert worden? Werden Sie regelmäßig über den Inhalt und die Funktionsweise des Hinweisgebermanagementsystems der Organisation informiert? Erfolgt dies in den richtigen Abständen und sind die Informationen ausreichend? Sind Sie der Meinung, dass die Informationen vollständig sind und dass die Anforderungen der ISO Whistleblowing-Richtlinien erfüllt werden?
7. Sind Sie der Meinung, dass die Ressourcen für eine wirksame Umsetzung des Whistleblowing-Managementsystems ausreichend und angemessen sind? Haben Sie sich das Feedback des Teams zu seinem Ressourcenbedarf angehört? Haben Sie sich vergewissert, dass die richtigen Budgets zur Verfügung gestellt werden, und sind Sie einigermaßen vor Stellenstreichungen oder Programmkürzungen geschützt, die dazu führen könnten, dass das Unternehmen seinen Programmverpflichtungen nicht nachkommt?
8. Haben Sie sich vergewissert, dass die Personen, die das Programm durchführen, über die richtigen Fähigkeiten verfügen? Wurden sie in den ISO Whistleblowing-Leitlinien und in der Durchführung von Whistleblowing-Programmen geschult? Kennen sie ihre Verpflichtungen in Bezug auf Datenschutz, Vertraulichkeit und Unabhängigkeit? Sind sie hoch qualifiziert, kompetent und handeln sie fair gegenüber jedem Hinweisgeber?
9. Haben Sie die Umsetzung, Integrität und Verbesserung des Whistleblowing-Managementsystems der Organisation angemessen beaufsichtigt?
10. Sehen Sie Anzeichen dafür, dass das Programm verbessert wird? Haben Sie alle Beschwerden überprüft? Haben Sie eine unabhängige Person damit beauftragt, das Programm zu überprüfen und eine Lückenanalyse im Vergleich zu den ISO Whistleblowing Guidelines zu erstellen?

Wenn Ihre oberste Führungsebene alle Fragen positiv beantworten kann, ist es wahrscheinlich, dass der Vorstand seine Pflichten im Rahmen der ISO Whistleblowing-Richtlinien wahrgenommen hat und dass die Organisation über ein umfassendes und wirksames Whistleblowing-Programm verfügt.

Können Sie als Betreiber eines Programms mit gutem Gewissen sagen, dass Ihr Ausschuss alle Anforderungen erfüllt? Wenn es offensichtlich ist, dass noch einiges zu tun ist, sollte der Verwaltungsrat vorrangig die Bereitstellung angemessener Ressourcen befürworten. Es gibt nichts Besseres, als den Verwaltungsrat bei der Bereitstellung von Ressourcen hinter sich zu haben. Wenn das Management das Budget so weit kürzt, dass es nicht mehr möglich ist, ein "wirksames System für das Management von Missständen" zu betreiben, dann sollten Sie die Karte "Vorstand und Führung" ziehen. Das allein ist schon Grund genug, nach den ISO-Richtlinien für Whistleblowing zu arbeiten.

Wie Sie mehr erfahren

Die ISO Whistleblowing Guidelines sind in den ISO-Läden der einzelnen Länder erhältlich. Weitere Informationen finden Sie auf der ISO-Website.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, oder wenn Sie eine Beratung zu den ISO Whistleblowing Guidelines wünschen, kontaktieren Sie uns bitte hier.