Zu viele Compliance-Tools - welches ist das richtige für Sie?
Das Compliance-Instrument - Zaubertrick oder Falle?
Als Compliance-Beauftragter oder HR-Manager legen Sie den Rahmen für das Compliance-Programm fest, führen es ein, schulen es, bewerten es, holen Feedback ein, analysieren es und geben datengestützte Empfehlungen und Aktionspläne an die Geschäftsführung und den Vorstand weiter. Sie ermitteln Probleme, verbessern die Kultur, verringern die Risiken und helfen Ihrem Unternehmen, die Risiken von rot auf grün zu setzen.
Zu Beginn Ihres Compliance-Managements haben Sie vielleicht Tabellenkalkulationen durchforstet, krampfhaft nach Dokumenten gesucht, mit Abteilungsleitern gesprochen und schließlich Probleme gefunden - und behoben. Doch schon bald fanden Sie es wahrscheinlich schwierig, Ihr gesamtes Compliance-Programm manuell zu verwalten und zu überwachen. Dann haben Sie sich nach "Compliance-Tools" umgesehen, die Ihnen Zeit sparen und Ihnen helfen, die Leistung Ihres Programms genau zu bewerten.
Aber leistet das Compliance-Tool wirklich das, was Sie wollen? Die Software, die Sie im Laufe der Jahre zur Erleichterung einer Reihe von Aufgaben gekauft haben, spielt möglicherweise nicht gut zusammen. Alles, was Sie wollten, war eine Verringerung der administrativen Aufgaben und eine einfachere Nachverfolgung, damit Sie sich einen Überblick verschaffen können. In Wirklichkeit haben Sie aber ein Gewirr von unterschiedlichen Tools, die Silos mit gefangenen Informationen bilden und Ihnen den Einblick verwehren, den Sie brauchen, um die Probleme zu lösen. Sie wollten nur eine "Brieftaube", die Sie entlastet, aber stattdessen haben Sie ein sperriges Auto mit komplizierten Motoren und Getrieben gekauft - und jetzt müssen Sie lernen, wie man den Gepäckträger bedient.
Wenn es Ihnen so geht, sind Sie nicht der Einzige. Die Werkzeuge sollen zwar Probleme lösen, aber sie können auch mehr Arbeit verursachen.
Die Fallstricke großer Namen
Wir wissen, dass Compliance-Programme nicht für alle gleich sind. Auch wenn das allgemeine Ziel gleich ist und der Rahmen standardisiert ist, hat jede Organisation ihre eigenen Probleme, und die Regeln und Entscheidungen sind nicht die gleichen. Nur weil ein Tool den größten Marktanteil hat, heißt das nicht, dass es für Sie und Ihr Unternehmen das Beste ist - im Gegenteil, es könnte sogar die schlechteste Option für Sie sein. Lassen Sie mich erklären, warum.
- Der "größte Marktanteil" bedeutet, dass das Unternehmen, das die Lösung entwickelt hat, bereits unzählige bestehende Kunden hat, die es berücksichtigen muss. Die zahlreichen Anfragen in der Entwicklungswarteschlange haben Vorrang vor Ihrer neuen Anfrage. Es ist sehr wahrscheinlich, dass ältere Tools so sehr auf Kundenwünsche zugeschnitten sind, dass Sie am Ende Funktionen erhalten, die für Ihre Bedürfnisse irrelevant oder nicht optimiert sind, ganz gleich, wie anpassbar und konfigurierbar das Tool angeblich sein soll.
- Die Regel "Oldie but a goodie" gilt nicht für die Technologie. Die Technologie ist die sich am schnellsten entwickelnde Branche, in der jede Woche neue Programmiersprachen und neue Fähigkeiten und Spezifikationen auf den Markt kommen. Wenn ein Technologieprodukt vor 15 Jahren entwickelt wurde, verwendet es möglicherweise eine veraltete Technologie, die der Markt nicht mehr empfiehlt. Je länger ein Programm entwickelt wurde, desto schwieriger ist es, den Stack zu ändern und an neue Technologien anzupassen, so dass die "Oldies" Kompromisse erfordern und Einschränkungen aufweisen können.
- Wenn der Anbieter seinen Marktanteil durch eine Fusion oder eine Übernahme erlangt hat, ist es unwahrscheinlich, dass seine Lösungen nahtlos integriert sind - die Zusammenführung verschiedener Tools zu einem einzigen erfordert einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand, und die Migration ist mit Risiken verbunden. Auch wenn das Angebot den Anschein erweckt, dass es sich um eine einzige Lösung handelt, ist in Wirklichkeit jedes Tool eine Einzellösung unter derselben Marke.
Die goldene Regel für technische Hilfsmittel: je einfacher, desto besser
Sie wollen Ihre Compliance-Richtlinie und Ihr Compliance-Programm einführen, schulen, kommunizieren, Feedback einholen und dann alles an einem Ort verfolgen und dokumentieren.
Lassen Sie uns darüber nachdenken, was Sie wirklich brauchen, um dies zu erreichen.
Eine Zwei-Wege-Kommunikationsplattform, die Ihre Zielgruppen überall und zu einer für sie günstigen Zeit erreicht
Es liegt auf der Hand, dass die Kommunikation der wichtigste Teil Ihres Compliance-Programms ist. Für eine erfolgreiche Kommunikation müssen Sie in der Lage sein, Ihre Mitarbeiter jederzeit über das Gerät zu erreichen, mit dem sie am besten umgehen können. Im Idealfall können Sie Ihr Publikum auch über die Mitarbeiter hinaus erweitern. Wenn Sie auch andere Interessengruppen wie Drittanbieter, Wiederverkäufer, Lieferanten und Ihren Vorstand berücksichtigen, können Sie einen größeren Bereich Ihres Programms abdecken. Der Raum und die Verbindung müssen individuell gestaltet sein (nicht wie ein Webportal oder eine Compliance-Website), interaktiv und sicher und sollten nach Möglichkeit Anonymität ermöglichen (da wir wissen, dass sich ein höherer Prozentsatz von Personen eher engagiert, wenn sie anonym bleiben können).
Ein Formular- oder Umfrageersteller, der in der Lage ist, Ihre Compliance-Initiativen von der Freigabe bis zum Feedback durchzuführen
Nehmen wir an, Sie müssen während der Pandemie eine überarbeitete Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus herausgeben, die auch die vorgeschriebenen Aktualisierungen zu Impfungen und zum Tragen von Masken bei der Rückkehr ins Büro enthält. Nachdem Sie die Richtlinie aktualisiert haben, müssen Sie sie an alle Mitarbeiter schicken, damit sie sie durchlesen und unterschreiben. Außerdem möchten Sie mit einem Test oder einer Umfrage überprüfen, ob die Mitarbeiter die Richtlinien kennen. Anschließend möchten Sie wissen, ob die neuen Richtlinien und Regeln akzeptiert werden, und Sie möchten Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge einholen.
Oder Sie möchten alle an die Offenlegung von Interessenkonflikten erinnern, einschließlich einer aktualisierten Schenkungspolitik und des Antragsformulars, damit sie jederzeit zur Verfügung stehen.
Wie wäre es, wenn Sie eine jährliche Umfrage zu Ethik und Compliance durchführen, um die derzeitige Meldekultur und -einstellung zu analysieren und zu planen, was verbessert werden sollte, um die Kultur zu verbessern?
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Die Wahl des richtigen Lösungspartners für Sie
Die Eingewöhnung in eine Plattform kostet Zeit und Geld, daher ist es wichtig, die richtige Plattform zu wählen. Viele Unternehmen wählen einen Anbieter oft auf der Grundlage dessen aus, was bereits entwickelt wurde. Das mag zwar bequemer erscheinen und Ihren aktuellen Bedürfnissen entsprechen, aber Sie würden eine Entscheidung treffen, die auf der Vergangenheit basiert, anstatt zukunftsorientiert zu sein. Technologielösungen, die sich für die Zukunft entwickeln, sind besser, und Sie wollen nicht mit veralteten Technologien oder Konzepten feststecken.
Aber die Zukunft ist nicht festgelegt. Was müssen Sie also bei der Auswahl des richtigen Anbieters für Ihre aktuelle Lösung beachten?
Verfügt der Anbieter über ein Team, das schnell genug arbeiten und Ihre Anregungen berücksichtigen kann?
Ein größeres Unternehmen ist hier nicht zwangsläufig stärker, denn Agilität lässt sich nur durch eine Minimierung der Beteiligten erreichen. Sie wollen ein engagiertes Kundendienstteam, das sich für Ihre Bedürfnisse einsetzt und für Sie eskalieren und nachfassen kann.
Ist der Hauptmarkt des Anbieters ähnlich groß wie der Ihres Unternehmens?
Auch wenn das Endziel dasselbe ist, können technologische Lösungen je nach den Gegebenheiten des jeweiligen Nutzers sehr unterschiedlich gestaltet werden. Ein Tool funktioniert am besten, wenn es für Ihren speziellen Anwendungsfall konzipiert ist. Es sollte ein ganz anderer Ansatz gewählt werden, um ein Tool für ein oder wenige Teams statt für 100 Teammitglieder zu entwickeln. Tools, die für größere Organisationen optimiert wurden, haben mehr Ebenen in Bezug auf Berechtigungen, Autoritäten und Zusammenarbeit usw., was einen Großteil der Entwicklungszeit in Anspruch nimmt, aber kleine oder mittelgroße Teams mit zusätzlichen unnötigen Wegen und Konfigurationen zurücklässt. Ein allgemeines Bekenntnis zur Konfigurierbarkeit oder Flexibilität kann nicht alle Anwendungsfälle abdecken, daher ist es wichtig, dass jedes Tool mit Blick auf Ihren spezifischen Anwendungsfall entwickelt wurde. Ein Anbieter mit einer Marktgröße, die der Ihres Unternehmens ähnelt, wird viel eher in der Größenordnung denken, die Sie benötigen.
Setzt der Anbieter auf neue Technologien, einschließlich Data Mining und künstliche Intelligenz?
Bitten Sie Ihr internes IT-Team, die Technologie eines potenziellen Anbieters zu prüfen und zu bewerten. Wenn Sie feststellen, ob der Anbieter moderne Spitzentechnologien oder altmodische Stacks einsetzt, können Sie sich ein Bild von seinem Engagement und dem Stand seiner Technologie machen.
Bietet der Ansatz eine Reihe fragmentierter Lösungen oder ein einfaches Instrument, das anpassungsfähig ist und verschiedene Aufgaben erfüllen kann?
Überraschenderweise bieten viele Compliance-Lösungen, die als ein einziges Tool vermarktet werden, in Wirklichkeit einzelne Anwendungen für jeden Teilbereich an. Oft ist das leistungsstärkste und nützlichste Tool in Wirklichkeit das einfachste. Je umfassender das Tool ist, desto komplexer ist es zu konfigurieren. Es ist praktischer und effizienter, eine Aufgabe, die 80 % der Zeit in Anspruch nimmt, in wenigen Minuten zu automatisieren und die restlichen 20 % manuell zu erledigen, als Wochen, Monate oder sogar Jahre mit dem Versuch zu verbringen, einen ganzen Prozess zu konfigurieren.
Die einfache Antwort: Ein Werkzeug soll helfen, nicht führen
Sie würden Ihrem Managementteam oder Ihren Vorstandsmitgliedern nicht zu einem Compliance-Programm raten, wenn der Aktionsplan nicht zweckdienlich wäre und Sie damit rechnen müssten, dass er irgendwann zusammenbricht. Warum also sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Ihren spezifischen Anforderungen nicht gerecht wird, nur weil Sie sich wünschen, dass sie funktioniert?
