15 Ideen für die Formulierung klarer Erklärungen zur Einhaltung der Vorschriften auf der Website
Regierungen auf der ganzen Welt regulieren die Wirtschaft. Einige Vorschriften sind gut dokumentiert und sehr klar - sie haben eine eindeutige Verpflichtung, und die Einhaltung wird entweder erfüllt oder nicht erfüllt. In diesen einfacheren Fällen setzen die Regierungen eine Aufsichtsbehörde ein, die die Anforderungen überwacht und - zumindest theoretisch - die Einhaltung der Vorschriften regelt. In anderen Fällen gibt es keine Aufsichtsbehörde, außer der Standardausweichstelle: der Staatsanwaltschaft, die je nach ihren eigenen Schwerpunkten, ihrer Arbeitsbelastung und ihren Kapazitäten diese Fragen regeln kann oder nicht. Diese zweite Art der Rechtsetzung ist in Ländern wie dem Vereinigten Königreich und Australien zu beobachten, wo die primäre Strafverfolgung bei der Staatsanwaltschaft liegt, auch wenn es eine "Regulierungsbehörde" gibt, die eine Rechtsvorschrift überwacht. Dies bedeutet mitunter, dass Versäumnisse bei der Einhaltung der Vorschriften nicht strafrechtlich verfolgt werden.
Es kommt immer häufiger vor, dass Regierungen versuchen, Bereiche durch "weiche Vorschriften" zu regulieren, bei denen Gesetze eher einer Politik mit Meldepflichten zur Einhaltung ähneln. Die Regierung reguliert das Gesetz nicht wirklich und verfolgt auch nicht aktiv die Nichteinhaltung. Vielmehr formuliert sie das Gesetz so, dass "jeder die Einhaltung der Vorschriften leicht melden kann", und überlässt es dann den Medien und der Gemeinschaft, nicht konforme Unternehmen zu identifizieren. Wir haben dies bereits in Bereichen wie Nachhaltigkeit und Menschenhandel erlebt, in denen die Unternehmen verpflichtet sind, Jahresberichte zu veröffentlichen, in denen sie die Einhaltung der genannten Gesetze erläutern.
Leider kann es sein, dass Initiativen zur Einhaltung der Vorschriften auf der Grundlage von "Berichten auf Ihrer Website" nicht wirklich zu einer wirklichen Einhaltung der Vorschriften führen. Die Berichte über die Einhaltung der Vorschriften auf der Website sind oft sehr ehrgeizig - sie sind sorgfältig formuliert, um zu zeigen, dass die Einhaltung der Vorschriften "fortlaufend" ist, und sie sind sehr vorsichtig mit Vorhersagen darüber, wann die vollständige Einhaltung der Vorschriften erreicht sein könnte. Manche Berichte bestehen nur aus einem Absatz, der das absolute Minimum tut, um ein Kästchen für die Einhaltung der Vorschriften "anzukreuzen".
Daher müssen die Unternehmen sicherstellen, dass jeder Bericht klar ist, von den Medien und der Gemeinschaft (d. h. dem Hauptpublikum) verstanden wird und genug aussagt, ohne zu viel zu sagen.
Für alle, die eine solche Erklärung verfassen wollen, sind hier die 15 wichtigsten Punkte, an die sie denken sollten.
1. Einfaches Englisch
Als Juristen neigen wir dazu, die Dinge noch komplizierter zu machen. Die besten Berichte werden von Laien für Laien geschrieben. Setzen Sie Ihr Marketingteam ein, um den Bericht in einer Sprache zu verfassen, die jeder verstehen kann. Auch wenn eine Aufsichtsbehörde den Bericht lesen könnte, werden die Medien, Kunden und potenzielle Kunden sowie die Gemeinschaft die Hauptadressaten sein.
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3. Erläutern Sie das Unternehmen in einfachen Worten, um den Menschen einen Zusammenhang zu vermitteln.
In vielen Fällen ist das Gesetz, über das Sie Bericht erstatten müssen, wahrscheinlich nicht direkt auf Ihr Unternehmen anwendbar. Jetzt haben Sie die Chance, Ihr Unternehmen auf klare Weise zu erklären: Stellen Sie eine Verbindung zu den Aktivitäten des Gesetzes her und zeigen Sie, dass es hier nicht viel zu sehen gibt. Natürlich muss der Bericht das Unternehmen und seine Tätigkeit genau wiedergeben, aber versuchen Sie, ihn in möglichst einfachen Worten zu verfassen.
4. Integrieren Sie die Einhaltung der Vorschriften in Ihre Werte- und Leitbilder
Wenn Sie eine bestimmte Verpflichtung oder Vorschrift einhalten wollen, dann verbinden Sie diese Einhaltung mit Ihren Werten, Ihrem Auftrag und Ihren ESG-Zielen. Sprechen Sie über Ihren allgemeinen Ansatz in Bezug auf Ethik, Integrität und Standards, und diskutieren Sie dieses Thema dann als Teil davon. Sie wollen die Botschaft vermitteln, dass dies Teil Ihres Gesamtprogramms ist, ein Unternehmen mit großer Integrität und starken ESG-Werten zu sein. Die Botschaft sollte nicht lauten: "Wir geben so wenig Informationen wie möglich, um diese Anforderung zu erfüllen, und es ärgert uns, dass wir so viel schreiben müssen".
5. Fassen Sie Ihre Politik nicht nur zusammen
Viele Unternehmen denken, dass die Auflistung der Tatsache, dass sie eine Richtlinie zu diesem Thema haben, die Anforderungen der meisten Gesetze erfüllen sollte. Das ist so, als würde man eine Richtlinie zum Menschenhandel auflisten und sagen: "Wir haben eine Richtlinie, alles gut, hier gibt es nichts zu sehen!", obwohl wir alle wissen, dass die Einhaltung eines Themas wie Menschenhandel oder moderne Sklaverei ein umfassendes Compliance-Programm erfordert, das vorzugsweise einem anerkannten Compliance-Rahmen wie ISO 37003 folgt.
6. Über das Team sprechen
Erfolgreiche Berichte enthalten Einzelheiten über das Team, das das Programm oder die Initiative zusammenstellt, einschließlich externer Beteiligter. Dies zeigt, dass die Probleme real sind, dass sie aktiv mit echten Menschen gemanagt werden und dass es einen "Verantwortlichen" für diese Initiativen gibt.
7. Erläutern Sie die gesetzlichen Verpflichtungen in einfachen Worten
Nicht jeder kennt die gesetzlichen Verpflichtungen. Es kann sogar die Erwartung bestehen, dass die Gesetze viel weiter gefasst sind, als sie es tatsächlich sind. Einige Ihrer Stakeholder benötigen vielleicht eine Lektion darüber, was in den Gesetzen enthalten ist, um Ihren Bericht in eine andere Perspektive zu rücken.
8. Konzentrieren Sie sich auf die Risikobewertung und erklären Sie, wie das Problem Ihr Unternehmen betrifft
Es ist wichtig zu zeigen, dass Sie eine solide Risikobewertung zu jedem Thema durchgeführt haben und wie es auf Ihr Unternehmen zutrifft. Bei einer Bank, die nur mit bestimmten großen und sehr wenigen Lieferanten zusammenarbeitet, ist das Risiko des Menschenhandels in ihrer Lieferkette beispielsweise ziemlich gering. Machen Sie deutlich, welche Bereiche ein geringes Risiko darstellen, damit die Leser verstehen, warum Sie nicht viel Zeit auf diese Risikobereiche verwenden werden. Ebenso wichtig ist es, aufzuzeigen, welche Risiken hoch sind, und deutlich zu machen, was Sie in diesen Bereichen unternehmen. Ihre Risikobewertung ist Ihre Verteidigung, wenn jemand (und es wird jemanden geben) behauptet, Sie hätten es versäumt, ein Risiko anzugehen. Es ist wichtig zu zeigen, wie Sie die Risikobewertung durchgeführt haben, welche Risiken Sie in Betracht gezogen und wie Sie sie eingestuft haben. Es ist auch wichtig zu zeigen, dass die Risikobewertung mindestens einmal im Jahr überprüft wird und dass Probleme neu überdacht werden, wenn sich die Dinge ändern.
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10. Besprechen Sie die Schritte, die Sie unternommen haben
Die Menschen wollen Fortschritte sehen. Sie wollen sehen, dass es sich nicht um eine Übung zum Ankreuzen handelt, sondern dass es echte Fortschritte bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen gibt. Scheuen Sie sich nicht, Beispiele für Maßnahmen zu nennen, die Sie nach einer Risikobewertung ergriffen haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die konkreten Schritte beschreiben, die Sie unternehmen, und nicht nur eine allgemeine Antwort geben wie "wir werden unsere Lieferanten einer Sorgfaltsprüfung unterziehen" oder "wir werden Klauseln in unsere Verträge mit den Lieferanten aufnehmen".
11. Teilen Sie Zeitpläne und die Botschaft "Von gut zu groß".
Wie die meisten Dinge ist auch die Einhaltung der Vorschriften eine fortschreitende Initiative. Seien Sie diesbezüglich ehrlich und zeigen Sie die Bereiche auf, in denen Sie die Dinge für gut halten, aber auch die Bereiche, in denen Sie die Dinge großartig gemacht haben. Das Konzept "von gut zu großartig" ist ein ausgetretener Pfad und wird von den meisten Menschen verstanden. Damit sagen Sie nicht, dass die Dinge schlecht sind, aber Sie geben zu, dass Sie sich noch verbessern können - es ist ein schmaler Grat zwischen dem Eingeständnis des Scheiterns und der Förderung von Verbesserungen.
12. Beobachtungen durch Prüfungsergebnisse nachweisen
Die eindrucksvollsten Berichte folgen eindeutig einem Rahmen für die Einhaltung der Vorschriften, der die Überwachung und Prüfung der vorhandenen Kontrollen erfordert. Die Menschen wollen sehen, dass das, was Sie sagen, dass Sie tun, tatsächlich funktioniert. Zu sagen, dass Sie mit Ihren Lieferanten vertragliche Regelungen zum Thema Menschenhandel haben, ist großartig, aber geben Sie auch Zahlen an, z. B.: "Eine routinemäßige Überprüfung unserer Verträge hat ergeben, dass bis Juni 2021 86 % der Verträge diese Regelungen enthalten, und wir planen, bis Ende 2021 95 % zu erreichen. Dies zeigt, dass Sie die von Ihnen angekündigten Schritte verfolgen, überprüfen und validieren. Ein weiteres Beispiel könnten Audits sein: In diesem Jahr haben wir acht unserer wichtigsten Lieferanten auditiert, ihre Systeme und Compliance-Programme überprüft und uns mit ihren Führungskräften getroffen. Die meisten dieser Audits waren sehr erfolgreich und wurden mit großem Engagement durchgeführt, und Abhilfemaßnahmen wurden dokumentiert und in einen Zeitplan für das weitere Vorgehen aufgenommen.
13. Fügen Sie Diagramme ein, die Veränderungen gegenüber dem Vorjahr in Schlüsselbereichen zeigen
Jahresberichte sind gut, aber noch besser sind sie, wenn sie die Unterschiede zwischen den Jahren aufzeigen. Haben sich die Schlüsselkennzahlen verbessert? Diagramme zu den Schlüsselkennzahlen, die Veränderungen im Vergleich zum Vorjahr zeigen, sind leicht zu verstehen und bieten dem Leser einen großen Mehrwert.
14. Einzelheiten zur Berichterstattung über die Einhaltung der Vorschriften einbeziehen
Fügen Sie Berichte über Whistleblower-Meldungen und Ermittlungen bei und zeigen Sie, wenn möglich, die Ergebnisse auf. Auch wenn dies etwas schwierig sein könnte, wenn die Untersuchungen noch laufen, ist die Tatsache, dass Sie offen sind, Lücken oder Probleme aufzuzeigen, ein starker Indikator dafür, dass Ihr Programm funktioniert.
15. Sprechen Sie über die Schwerpunktbereiche für das kommende Jahr
Geben Sie zukunftsorientierte Erklärungen ab, um zu zeigen, dass der Bericht nur eine Momentaufnahme eines gesamten Compliance-Programms ist und dass Sie kontinuierlich in die Einhaltung und Verbesserung der Verpflichtungen investieren. Ein Blick in die Zukunft und die Angabe von Schwerpunktbereichen ist ein guter Anfang.
