App-basierte Fehlverhaltensmeldungen funktionieren besser als Hotlines

In den letzten Jahren ist die Zahl der namhaften Unternehmen, die zu hohen Geldstrafen verurteilt wurden, weil sie es versäumt haben, auf Berichte über Fehlverhalten innerhalb ihrer Organisation zu reagieren, sprunghaft angestiegen. Selbst für Unternehmen, die über FCPA-genehmigte Compliance-Programme verfügen oder die "Big Four" für ihre Wirtschaftsprüfungs- und Buchhaltungsdienste engagiert haben, scheint die Aufgabe, illegales Verhalten in ihren Organisationen genau zu überwachen, eine große Hürde zu sein, da sich die Höhe der Geldbußen von Jahr zu Jahr verdoppelt.

Für Unternehmen mit einer Niederlassung in den Vereinigten Staaten ist dies ein großes Problem, denn trotz der zahlreichen Lösungen zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption, die heute auf dem Markt erhältlich sind, werden Unternehmen immer noch vom Justizministerium und der Börsenaufsichtsbehörde wegen Verstößen gegen den FCPA zur Rechenschaft gezogen.

Viele Unternehmen sind zu hohen Geldstrafen verurteilt worden, weil sie Meldungen von Hinweisgebern über ihre Ethik-Hotlines einfach nicht beachtet haben. Das Versäumnis, auch den kleinsten Hinweisen auf Fehlverhalten nachzugehen, hat den Ruf mehrerer großer globaler Marken ruiniert.

Was genau geschieht also?

Studien und Beispiele aus der Vergangenheit haben gezeigt, dass Hinweisgeber im Allgemeinen davon abgehalten werden, illegale Aktivitäten zu melden, weil sie sich unsicher fühlen. Selbst in Unternehmen mit einer gut etablierten Ethikkultur scheuen sich Hinweisgeber aus Angst vor Repressalien zu melden. Und die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich melden, ist noch geringer, wenn das Meldesystem ein Gespräch mit einem anderen Menschen erfordert. Wenn das Meldesystem ihnen jedoch ein Gefühl der Sicherheit vermittelt und Anonymität garantiert, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie einen Hinweis geben, sehr hoch.

Hier kommt die künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel. Mit der Integration von KI in unser tägliches Leben und den sich ständig weiterentwickelnden Handheld-Technologien gibt es eine explosionsartige Zunahme von mobilen Apps, Tools, Systemen, Produkten und Lösungen, die die Leistung von KI nutzen, um die Art und Weise, wie wir Dinge tun, zu verbessern.

 1. Die Zukunft der Berichterstattung über Fehlverhalten

App-basierte Hotlines oder Helplines können zuverlässiger und benutzerfreundlicher sein als solche, die von Menschen bedient werden. Für die Compliance-Branche bietet dies eine hervorragende Gelegenheit, die Sicherheit, die Anonymität und das Vertrauen potenzieller Hinweisgeber zu maximieren, indem die Art und Weise, wie Meldungen über Fehlverhalten entgegengenommen und bearbeitet werden, geändert wird. Jetzt ist es an der Zeit, dass die gesamte Branche die von Menschen bedienten telefonischen Ethik-Hotlines aufgibt und zu App-basierten Ethik-Hotlines wechselt, die von digitalen Assistenten bedient werden.

2. Erreichbarkeit

Wie im obigen Beispiel hervorgehoben wurde, sind App-basierte Meldesysteme weitaus zugänglicher als herkömmliche Telefonhotlines. Ein potenzieller Hinweisgeber kann die Melde-App einfach auf seinem eigenen Gerät installieren und von überall auf der Welt und zu jeder Tageszeit eine Meldung machen.

Gespräche in einer App sind verschlüsselt, sicher und privat im Vergleich zu Gesprächen über ein Festnetztelefon oder ein webbasiertes Meldesystem. Dies bietet Whistleblowern, die sich aus Angst vor Vergeltungsmaßnahmen nicht trauen, Fehlverhalten an Kollegen zu melden, die dringend benötigte Sicherheit.

3. Erschwinglichkeit

Die Verwaltung eines Hotline-Systems, das von Menschen bedient wird, erfordert einen hohen personellen und finanziellen Aufwand. Die Kosten eines internationalen Anrufs für jede Meldung sind möglicherweise nicht tragbar, insbesondere wenn sich der Meldende in Asien oder Afrika befindet, während das Compliance-Team, an das er sich wendet, in den Vereinigten Staaten sitzt. Bei App-basierten Hotlines entfällt der finanzielle Aufwand für die Einrichtung und Pflege zahlreicher lokaler und internationaler Telefonnummern (die bei vielen Unternehmen weltweit über 100 betragen können).

Die Mitarbeiter installieren die App selbst, d. h. es fallen keine Implementierungskosten an, und es gibt keine Nutzungsgebühren für Mitarbeiter und Dritte. Das allein ist schon Grund genug, Ihr Berichtswesen sofort umzustellen.

4. Mehrsprachige Fähigkeiten

Berichte, die von einer Person an eine andere gerichtet werden, sind fast immer verzerrt, insbesondere wenn der Berichterstatter und die Person, die ihm antwortet, nicht dieselbe Muttersprache sprechen. Die Übersetzung oder der Versuch, sich einen Reim auf eine Meldung zu machen, nimmt so viel Zeit in Anspruch, dass Unternehmen nicht zeitnah auf eine Meldung reagieren können. App-basierte Meldesysteme können jedoch einfach auf die Landessprache des Meldenden eingestellt werden, wobei der digitale Assistent die Konversation führt und den Meldenden durch den Prozess leitet - genau wie ein Mensch es tun würde - in dieser Sprache. Die Berichte werden automatisch übersetzt, sobald sie eingereicht werden, so dass es keine Verzögerungen bei der Übersetzung gibt.

5. Maßgeschneiderte Konfiguration

Im Gegensatz zu Festnetztelefonen oder anderen Telefonhotlines können App-basierte Meldesysteme so konfiguriert werden, dass sie der Struktur und den Meldeanforderungen des jeweiligen Unternehmens entsprechen. App-basierte Hotlines verfügen über intelligentere Arbeitsabläufe und Interviewfragen sowie über Fehlverhaltenskategorien, Fragen und Formulierungen, die je nach den Anforderungen und Richtlinien des Unternehmens leicht geändert werden können - etwas, das bei einer Festnetz-Hotline nicht so einfach möglich ist.

6. Anpassungsfähigkeit

Aufgrund der sich verschärfenden lokalen Datenschutzgesetze, wie z. B. der Allgemeinen Datenschutzverordnung, ist die Verarbeitung von Daten über eine Telefonhotline im Vergleich zu einem App-basierten System mit vielen Herausforderungen verbunden. App-basierte Hotline-Systeme können Daten problemlos auf einem lokalen Server speichern und so eingestellt werden, dass sie mit den Anforderungen der lokalen Datenschutzgesetze konform sind.

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