Utiliser des enquêtes dynamiques pour communiquer efficacement sur la conformité

L'un des grands défis que doit relever toute équipe chargée de la conformité ou des ressources humaines est d'impliquer les employés et les parties prenantes. Nous savons qu'un personnel heureux et engagé est un gage de réussite pour l'entreprise. Alors, comment inciter les employés à promouvoir une culture de l'éthique et de la conformité ?

Plusieurs éléments importants sont nécessaires pour créer une culture, mais le plus important est la communication. Qu'elle soit formelle ou informelle, la communication est la clé de la construction ou du changement d'une culture dans toute organisation.

De nombreuses entreprises adoptent une approche erronée pour instaurer une culture de la conformité - la conformité commence par les gens, pas par le papier. Par exemple, une entreprise pharmaceutique dont la majorité de l'équipe dirigeante avait été condamnée pour corruption a tenté de regagner la confiance du marché en pilotant ses initiatives en matière de conformité. Le nouveau PDG a consulté un grand cabinet d'avocats pour mettre en place un cadre de conformité composé essentiellement de politiques sur papier, pensant que cela prouverait l'engagement de l'entreprise en faveur de l'intégrité et de la lutte contre la corruption. Malheureusement, comme des signaux d'alarme avaient été émis dans le passé, il était beaucoup plus difficile de s'en débarrasser. Ce n'est pas parce que les règles ont changé que la culture a nécessairement changé, d'autant plus que l'affaire de corruption impliquait l'équipe de direction. Ce que le PDG n'avait pas compris, c'est que la conformité ne s'obtient pas sur le papier, mais sur la culture.

Quelle est donc la meilleure façon de changer ou de construire une culture ?

Changer une culture inhérente à une organisation depuis de nombreuses années demande beaucoup de travail. Si des politiques claires et efficaces et des systèmes qui les soutiennent sont essentiels, la communication bidirectionnelle entre l'entreprise et les employés sera le véritable moteur du changement.

Une étape cruciale dans la création d'une culture consiste à évaluer (et à réévaluer constamment) la culture actuelle et les niveaux d'engagement au sein de l'organisation, et il existe des tonnes de méthodologies et d'indicateurs pour les mesurer et les suivre. Mais le véritable objectif n'est pas de mesurer ou de suivre, mais de trouver ce qu'il faut changer pour amener les gens dans la bonne direction.

Cinq conseils pour utiliser les outils d'enquête afin d'instaurer une culture et de rendre vos initiatives de conformité plus efficaces

1. Rendre vos initiatives et votre politique plus pertinentes pour votre public

Les employés (et en fait tous les publics) sont plus engagés lorsque les sujets sont pertinents pour eux. Par exemple, si une nouvelle politique est publiée pour récompenser les employés pour cinq années de service, le niveau d'engagement des employés qui bénéficieront bientôt de cet avantage sera naturellement plus élevé que celui des nouveaux arrivants. Cela dit, si votre initiative vise à créer et à développer une culture de lutte contre la corruption et que vous avez publié une nouvelle politique en matière de cadeaux, de voyages et de divertissements, vous devez non seulement communiquer le contenu de la politique (limites budgétaires, choses à faire et à ne pas faire, etc.), mais aussi inclure des scénarios réels correspondant aux rôles et responsabilités de chaque employé dans l'organisation. Sans exemples concrets, les politiques n'auront aucune incidence sur la culture et les changements de comportement.

Si votre enquête ou votre outil de communication est suffisamment sophistiqué, le filtrage des contenus par employé peut facilement être réalisé en interne.

2. Tester pour valider et renforcer l'engagement

On sait que les apprenants se souviennent mieux et plus longtemps de ce qu'ils ont appris si on leur pose immédiatement des questions à ce sujet. Les quiz et les éléments de gamification ne sont pas seulement utiles à l'engagement et à la mémorisation, ils permettent également de vérifier de manière mesurable l'efficacité de la communication et de la reconnaissance d'un message. Les outils d'enquête de bonne qualité vous permettent de créer facilement des quiz et des éléments de gamification, et de fixer des délais d'exécution.

3. Recueillir un retour d'information anonyme pour favoriser l'amélioration

Offrir aux répondants la possibilité de rester anonymes est un excellent moyen d'obtenir un retour d'information ouvert et honnête. Si vous n'utilisez pas une plateforme d'enquête qui permet aux répondants de rester totalement anonymes, vous devrez consacrer beaucoup de temps à instaurer la confiance dans la plateforme.

4. Élargir le public des employés aux tiers, aux clients et aux investisseurs

Si vous êtes un directeur des ressources humaines ou un responsable de la conformité et que vous devez faire évoluer la culture en encourageant les gens à s'exprimer, vous devez être plus agressif et toucher davantage de communautés - non seulement les employés, mais aussi les tiers, les clients, les investisseurs, les travailleurs indépendants, les fournisseurs, etc.

Utilisez un outil d'enquête qui vous permet d'étendre vos canaux de communication à l'ensemble de votre écosystème sans frais supplémentaires. Vous pourrez ainsi vérifier si la culture que vous êtes en train de construire bénéficie d'une confiance externe.

5. Analyser, suivre et améliorer

Enfin et surtout, vous devez analyser fréquemment les réponses, en examinant la situation dans son ensemble et dans ses moindres détails.

Idéalement, votre outil d'enquête comprendra un tableau de bord qui vous permettra de voir les réponses en temps réel et d'apporter des changements de manière plus proactive.