L'utilisation de la messagerie instantanée pour améliorer un programme de prise de parole

De nos jours, tout le monde utilise la messagerie instantanée. Les organisations commerciales l'ont intégrée à leur site web pour offrir une expérience de vente immédiate et à la demande. Les équipes de marketing l'utilisent pour engager les clients potentiels, répondre à leurs questions et faciliter leur expérience d'achat. Quant aux équipes de support client, elles l'utilisent pour améliorer l'efficacité du support, résoudre les problèmes des utilisateurs à la volée, améliorer la satisfaction des clients et réduire la charge de travail liée au suivi.

Les équipes chargées de la conformité ne devraient-elles pas utiliser la messagerie instantanée pour réduire les barrières entre elles et leurs employés ? Les équipes de conformité peuvent-elles utiliser une fonction de chat pour améliorer l'efficacité des enquêtes lors du suivi des rapports des employés ?

La réponse à ces questions est clairement oui. Toutefois, les informations transmises par le biais d'une ligne téléphonique de conformité sont beaucoup plus confidentielles et réglementées que les informations relatives aux demandes de renseignements sur les produits. L'évolution de la législation en matière de dénonciation offre désormais une plus grande protection aux dénonciateurs et permet la non-divulgation des dénonciations anonymes, mais une autre conséquence de cette évolution est que votre organisation peut être pénalisée si vous divulguez accidentellement l'identité d'un dénonciateur.

Étant donné les changements constants de la législation en matière de dénonciation à l'échelle mondiale, vous devez rester vigilant et vérifier si l'ensemble de votre plateforme de signalement est en mesure de vous aider à accomplir votre tâche correctement. Si ce n'est pas le cas, vous devez trouver un moyen de réduire le risque d'être pénalisé.

Les questions les plus fréquemment posées par nos clients actuels et potentiels sont les suivantes :

Le résultat de ces discussions nous a conduits à créer une plateforme qui aide les lanceurs d'alerte à utiliser une messagerie instantanée bidirectionnelle anonyme et sécurisée pour signaler des fautes ou partager leurs préoccupations, tandis que les organisations peuvent utiliser la même plateforme de communication pour recevoir, évaluer, enquêter et gérer les signalements qu'elles reçoivent. La messagerie instantanée anonyme bidirectionnelle s'est avérée populaire parmi les dénonciateurs parce qu'elle est sûre, sécurisée et instantanée.

Comment la discussion instantanée améliore-t-elle l'efficacité ?

1. Il augmente la productivité

Comme de plus en plus de personnes souhaitent utiliser des appareils mobiles, la messagerie instantanée est devenue une option pratique pour les dénonciateurs, qui peuvent ainsi signaler des incidents et partager des preuves à l'appui au moment le plus opportun. Les dénonciateurs peuvent simplement prendre une photo ou une vidéo et la partager instantanément lorsqu'ils signalent un incident dont ils ont été témoins.

2. Il résout les questions en un clin d'œil

Un responsable de la conformité, un praticien des ressources humaines ou un responsable de dossier peut discuter instantanément avec le dénonciateur afin d'obtenir des informations supplémentaires pour étayer le dossier en cours d'instruction, plutôt que de perdre du temps à les rechercher lui-même.

3. Les barrières psychologiques sont réduites

Le chat instantané permet au dénonciateur de réfléchir, de prendre son courage à deux mains et de répondre lorsqu'il se sent plus calme. Cela est souvent nécessaire lorsqu'il est confronté à des problèmes de santé mentale liés au harcèlement ou à l'intimidation.  

4. Il contribue à renforcer les relations

Une plateforme de signalement sécurisée et anonyme contribue à renforcer les relations entre les employeurs et les employés, car la crainte de représailles ou de vengeance est considérablement réduite.

5. Les enquêtes sont plus simples

Pour pouvoir lancer une enquête, il faut disposer d'un certain nombre d'informations. Les dénonciateurs qui utilisent le chat instantané sont souvent plus à l'aise et plus heureux que ceux qui utilisent d'autres formes de communication comme le téléphone ou le courrier électronique, et sont donc plus enclins à partager autant d'informations que possible. La messagerie instantanée bidirectionnelle sécurisée garantit la sécurité et favorise une conversation plus simple entre le dénonciateur et le responsable de l'affaire.

6. Il est engageant

Les journalistes se sentent impliqués et encouragés à partager des informations s'ils obtiennent une réponse instantanée de la part du gestionnaire de cas. Et ce n'est pas tout. Lorsque la messagerie instantanée prend en charge les communications anonymes, comme c'est le cas sur la plateforme Speeki, l'entreprise peut contacter le rapporteur anonyme pour obtenir de plus amples informations.

7. La gestion des dossiers est plus facile

L'utilisation de la messagerie instantanée vous permet de suivre l'état des conversations et de voir l'avancement des enquêtes.

8. Les données sont sécurisées

La messagerie instantanée permet de transférer instantanément des données par le biais d'un canal de transmission sécurisé et crypté. Cette méthode est préférable à celle qui consiste à demander au dénonciateur de fournir des preuves sur papier, car les copies papier risquent de tomber entre les mains de personnes non autorisées.

9. Une piste d'audit est créée

Le chat instantané permettant un suivi facile des enregistrements, l'empreinte numérique de la conversation est instantanément enregistrée (bien que les noms restent anonymes si nécessaire). Le responsable du dossier peut ainsi vérifier qui a pris contact et quelle a été la conversation entre l'enquêteur et le dénonciateur.

Notre solution

Quelle que soit votre taille ou votre présence dans le monde, Speeki offre aux employés et aux employeurs une plateforme de dénonciation sécurisée, bidirectionnelle et anonyme, disponible en 104 langues.

Speeki ne nécessite pas la mise en place ou l'hébergement de multiples plateformes - tout est facilement accessible par le biais d'une application mobile ou d'un portail web. Cela permet aux organisations de recevoir des rapports depuis n'importe quel endroit et à n'importe quel moment de la journée, et de prendre les mesures appropriées avant l'impact.