Le signalement de comportements répréhensibles par le biais d'une application fonctionne mieux que les lignes directes

Ces dernières années, le nombre d'entreprises de renom condamnées à de lourdes amendes pour n'avoir pas réagi à des informations faisant état de comportements répréhensibles au sein de leur organisation a augmenté de façon exponentielle. Même pour les sociétés qui disposent de programmes de conformité approuvés par le FCPA ou qui ont fait appel aux "quatre grands" pour leurs services d'audit et de comptabilité, la tâche consistant à surveiller de près les comportements illicites au sein de leur organisation semble constituer un énorme obstacle, car le montant des amendes continue de doubler d'année en année.

Pour les entreprises présentes aux États-Unis, il s'agit d'une préoccupation majeure car, malgré la prolifération des solutions de conformité anti-corruption facilement disponibles sur le marché aujourd'hui, les entreprises sont toujours la proie du ministère de la Justice et de la Securities and Exchange Commission pour des violations liées à la FCPA.

De nombreuses entreprises ont été condamnées à des amendes colossales pour n'avoir tout simplement pas donné suite à des signalements effectués par des informateurs sur leurs lignes d'éthique. Le fait de ne pas donner suite aux moindres rapports de mauvaise conduite a ruiné la réputation de plusieurs grandes marques mondiales.

Alors, que se passe-t-il exactement ?

Des études et des exemples passés ont montré que les dénonciateurs sont généralement découragés de signaler des activités illégales parce qu'ils ne se sentent pas en sécurité. Même dans les entreprises dont la culture éthique est bien établie, les dénonciateurs ont peur de dénoncer par crainte de représailles. Et la probabilité qu'ils le fassent est encore plus faible si le système de signalement implique de parler à un autre être humain. En revanche, si le système de signalement les rassure et que l'anonymat est garanti, les dénonciateurs sont très enclins à signaler les faits.

C'est là que l'intelligence artificielle (IA) entre en jeu. Avec l'intégration de l'IA dans notre vie quotidienne et le développement constant des technologies portables, on assiste à une explosion d'applications, d'outils, de systèmes, de produits et de solutions mobiles qui utilisent la puissance de l'IA pour améliorer notre façon de faire les choses.

 1. L'avenir des rapports d'inconduite

Les lignes téléphoniques d'urgence ou d'assistance basées sur des applications peuvent être plus fiables et plus conviviales que celles qui sont gérées par des êtres humains. Pour le secteur de la conformité, il s'agit d'une opportunité intéressante de maximiser la sécurité, l'anonymat et la confiance des dénonciateurs potentiels en changeant la façon dont les rapports d'inconduite sont reçus et gérés. Le moment est venu pour l'ensemble du secteur d'abandonner les lignes téléphoniques d'éthique gérées par des êtres humains et de passer à des lignes d'assistance éthique basées sur des applications et gérées par des assistants numériques.

2. L'accessibilité

Comme le montre l'exemple ci-dessus, les systèmes de signalement basés sur des applications sont beaucoup plus accessibles que les lignes d'assistance téléphonique traditionnelles. Un lanceur d'alerte potentiel peut facilement installer l'application de signalement sur son propre appareil et faire un signalement de n'importe où dans le monde, à n'importe quelle heure de la journée.

Les conversations effectuées dans une application sont cryptées, sécurisées et privées par rapport à une conversation sur une ligne fixe ou à l'utilisation d'un système de signalement en ligne, ce qui donne une assurance bien nécessaire aux dénonciateurs qui n'osent pas signaler une faute à leurs collègues par crainte de représailles.

3. Le caractère abordable

La gestion d'un système de hotline à service humain nécessite beaucoup de ressources humaines et financières. Le coût d'un appel international pour déposer chaque rapport peut ne pas être viable, en particulier si, par exemple, le rapporteur est situé en Asie ou en Afrique alors que l'équipe de conformité à laquelle il s'adresse est située aux États-Unis. Les lignes d'assistance basées sur des applications n'ont pas à supporter la charge financière liée à la mise en place et à la maintenance de nombreux numéros de téléphone locaux et internationaux (qui, pour de nombreuses entreprises, peuvent être plus d'une centaine au niveau mondial).

Les employés installent eux-mêmes l'application, ce qui signifie qu'il n'y a pas de coûts de mise en œuvre, ni de frais d'utilisation pour les employés et les tiers. C'est une raison suffisante pour changer immédiatement de système de reporting.

4. Capacités multilingues

Les rapports transmis d'une personne à une autre sont presque toujours déformés, en particulier si le rapporteur et la personne qui répond ne parlent pas la même langue maternelle. Traduire ou essayer de comprendre un rapport prend tellement de temps que les entreprises ne peuvent pas agir rapidement. Les systèmes de reporting basés sur des applications peuvent toutefois être simplement paramétrés dans la langue locale du journaliste, l'assistant numérique menant la conversation et guidant le journaliste tout au long du processus - comme le ferait un humain - dans cette langue. Les rapports sont automatiquement traduits au fur et à mesure qu'ils sont soumis, ce qui élimine les délais de traduction.

5. Configuration sur mesure

Contrairement aux lignes fixes ou autres lignes d'assistance téléphonique, les systèmes de signalement basés sur des applications peuvent être configurés pour répondre à la structure et aux besoins de signalement de chaque entreprise. Les hotlines basées sur des applications ont des flux de travail et des questions d'entretien plus intelligents, ainsi que des catégories de fautes, des questions et des formulations qui peuvent être facilement modifiées en fonction des exigences et des politiques de l'organisation - ce qui n'est pas facile à faire avec une hotline téléphonique.

6. La capacité d'adaptation

En raison du durcissement des lois locales sur la protection des données, telles que le règlement général sur la protection des données, le traitement des données à l'aide d'une ligne d'assistance téléphonique pose de nombreux problèmes par rapport à un système basé sur une application. Les systèmes d'assistance téléphonique basés sur des applications peuvent facilement stocker les données sur un serveur local et peuvent être configurés pour rester conformes aux exigences des lois locales sur la protection des données.

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