Vorbereitung auf ein CSRD- oder IFRS S1- und S2-Audit: Ein praktischer Leitfaden

Die Richtlinie der Europäischen Union zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) und die International Financial Reporting Standards (IFRS) S1 und S2 haben die Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen deutlich angehoben. Infolgedessen werden die Unternehmen von Aufsichtsbehörden und Anlegern verstärkt unter die Lupe genommen. Um sich in dieser sich entwickelnden Landschaft zurechtzufinden, ist eine effektive Vorbereitung auf eine Prüfung von entscheidender Bedeutung.

Ernennung einer engagierten Kontaktperson

Der erste Schritt bei der Vorbereitung auf ein Audit besteht darin, eine Kontaktperson zu benennen. Diese Person sollte mit den Nachhaltigkeitspraktiken des Unternehmens, den Berichterstattungsanforderungen und den spezifischen Prüfungsstandards bestens vertraut sein. Sie sollte verantwortlich sein für:

• Koordinierung mit der Prüfungsgesellschaft: Einrichtung eines klaren Kommunikationskanals mit den Prüfern und Gewährleistung rechtzeitiger Antworten auf ihre Anfragen.
• Leitung des Prüfungsteams: Zusammenstellung eines funktionsübergreifenden Expertenteams zur Unterstützung des Auditprozesses.
• Prozesse dokumentieren: Sicherstellung, dass alle relevanten Prozesse und Verfahren gut dokumentiert und zugänglich sind.
• Aufbereitung von Daten und Berichten: Sammeln und Organisieren der erforderlichen Daten und Berichte zur Unterstützung der Prüfung.

Zusammenstellung eines funktionsübergreifenden Prüfungsteams

Um eine umfassende und effiziente Prüfung zu gewährleisten, ist es wichtig, ein funktionsübergreifendes Team zusammenzustellen. Diesem Team sollten Vertreter aus verschiedenen Abteilungen angehören, wie z. B:

• Finanzen: Bereitstellung von Finanzdaten und Einblicken.
• Nachhaltigkeit: Behandlung von Umwelt-, Sozial- und Governance-Angelegenheiten (ESG).
• Personalwesen: Bereitstellung von Informationen über Beschäftigungspraktiken und soziale Auswirkungen.
• Betrieb: Austausch von Einzelheiten über betriebliche Abläufe und Lieferkettenmanagement.
• Rechtliches: Rechtliche Beratung und Unterstützung.

Gewährung des Zugriffs auf relevante Systeme und Daten

Um den Prüfungsprozess zu erleichtern, sollten die Unternehmen den Prüfern angemessenen Zugang zu den relevanten Systemen und Daten gewähren. Dies kann Folgendes beinhalten:

• Finanzsysteme: Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme und andere Finanzdatenbanken.
• Systeme für das Nachhaltigkeitsmanagement: ESG-Software, Plattformen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung und Datenmanagement-Tools.
• Informationssysteme für Humanressourcen (HRIS): HRIS-Systeme für den Zugriff auf Mitarbeiterdaten und Leistungskennzahlen.
• Systeme für das Management der Lieferkette: Systeme, die zur Verfolgung und Verwaltung der Lieferkette eingesetzt werden.

Hinweis: Es ist von entscheidender Bedeutung, robuste Datensicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um sensible Informationen zu schützen und gleichzeitig den Prüfern den notwendigen Zugang zu gewähren.

Interne Teams auf Vorstellungsgespräche vorbereiten

Um einen reibungslosen Prüfungsprozess zu gewährleisten, ist es wichtig, die internen Teams auf mögliche Gespräche mit den Prüfern vorzubereiten. Zu den wichtigsten Überlegungen gehören:

• Klare Kommunikation: Geben Sie den Mitarbeitern, die befragt werden sollen, klare Richtlinien und Erwartungen vor.
• Schlüsselbotschaften: Entwickeln Sie Schlüsselbotschaften, die mit der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens und den Anforderungen an die Berichterstattung übereinstimmen.
• Vorstellungsgespräche üben: Führen Sie Probeinterviews durch, damit sich die Mitarbeiter sicher und gut vorbereitet fühlen.
• Ethische Erwägungen: Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, wahrheitsgemäß und ehrlich zu antworten.

Einrichtung eines Eskalationspfads für Datenanfragen und -freigabe

Um eine rechtzeitige und effiziente Beantwortung von Datenanfragen zu gewährleisten, ist es wichtig, einen klaren Eskalationspfad einzurichten. Dies beinhaltet:

• Benannte Kontaktstelle: Benennen Sie eine bestimmte Person oder ein Team, das für die Bearbeitung von Datenanfragen zuständig ist.
• Klare Zeitrahmen für die Beantwortung: Setzen Sie realistische Fristen für die Beantwortung von Datenanfragen.
• Eskalationsprozeduren: Definieren Sie ein Verfahren für die Eskalation komplexer oder dringender Anfragen an die höhere Führungsebene.
• Datensicherheitsprotokolle: Führen Sie strenge Datensicherheitsprotokolle ein, um sensible Informationen zu schützen.

Wenn Unternehmen diese Leitlinien befolgen, können sie ihre Vorbereitung auf CSRD- und IFRS S1- und S2-Audits erheblich verbessern. Eine gut vorbereitete Organisation kann Störungen minimieren, den Auditprozess optimieren und ein starkes Engagement für Nachhaltigkeit demonstrieren.