Die Macht eines Managementsystems: Auf dem politischen Fundament aufbauen

Ein Managementsystem baut auf der Grundlage von Richtlinien eine umfassende Struktur auf, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Es geht über die bloße Existenz eines Dokuments hinaus; es ist ein dynamischer Rahmen, der eine konsequente Umsetzung, kontinuierliche Verbesserung und ein wirksames Risikomanagement gewährleistet.

Auf diese Weise geht ein Managementsystem über eine Richtlinie hinaus:

• Schaffung eines klaren Rahmens: Ein Managementsystem definiert einen strukturierten Ansatz mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten für verschiedene Abteilungen und Einzelpersonen. Diese Klarheit fördert die Verantwortlichkeit und stellt sicher, dass jeder seine Rolle bei der Verwirklichung der Ziele der Politik versteht.
• Verfahren und Prozeduren: Ein Managementsystem setzt das "Was" der Politik in umsetzbare "Wie" um, indem es Prozesse und Verfahren einführt. Diese detaillierten Anweisungen führen die Mitarbeiter durch die notwendigen Schritte, um die Richtlinie einzuhalten und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
• Zuweisung von Ressourcen: Das Managementsystem weist die notwendigen Ressourcen, einschließlich Personal, Budget und Technologie, zu, um die erfolgreiche Umsetzung und laufende Pflege der Politik zu unterstützen.
• Kommunikation und Schulung: Wirksame Kommunikations- und Schulungsprogramme stellen sicher, dass die Mitarbeiter die Politik, die relevanten Verfahren und ihre individuellen Verantwortlichkeiten im Rahmen des Managementsystems verstehen.
• Überwachung, Bewertung und Verbesserung: Das System umfasst Mechanismen zur Überwachung der Einhaltung der Politik und zur Messung ihrer Wirksamkeit. Durch regelmäßige Überprüfungen und Audits werden verbesserungswürdige Bereiche ermittelt, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung des Managementsystems führt.
• Risikomanagement: Ein solides Managementsystem berücksichtigt potenzielle Risiken, die mit der Umsetzung der Politik verbunden sind, und skizziert Strategien zur Risikominderung. Dadurch wird sichergestellt, dass das System auch bei unvorhergesehenen Herausforderungen anpassungsfähig und wirksam bleibt. 

Beispiele: Von der Politik zu leistungsfähigen Managementsystemen

Betrachten wir zwei Beispiele, um den Unterschied zu verdeutlichen:

• Datenschutzrichtlinie: In dieser Richtlinie wird die Verpflichtung einer Organisation zum Schutz der Nutzerdaten dargelegt. Ein Datenschutzmanagementsystem geht jedoch darüber hinaus. Es würde Verfahren für die Datenerfassung, -speicherung und -zugriffskontrolle festlegen. Es würde Ressourcen für Datensicherheitsschulungen bereitstellen und Budgets für notwendige Sicherheitssoftware zuweisen. Das System würde Verfahren zur Erkennung und Eindämmung von Datenschutzverletzungen sowie regelmäßige Audits umfassen, um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu gewährleisten.
• Anti-Bestechungs-Management-System: Eine Anti-Korruptionspolitik könnte die Verpflichtung der Organisation zum Ausdruck bringen, niemals Bestechungsgelder zu zahlen, um Aufträge zu erhalten. Aber ein Anti-Bestechungs-Managementsystem wie ISO 37001 bietet einen strukturierten Rahmen. Es umreißt Prozesse für Risikobewertungen, die Einbindung der obersten Führungsebene, Sensibilisierung, Kommunikation, Schulung, Zielsetzung, Ziele, Maßnahmen, Due-Diligence-Prüfungen, Geschäftsbewertungen, Geschenke und Bewirtungsgenehmigungen. Das System umfasst Verfahren für den Betrieb sowie für das Management von Nichtkonformität und kontinuierliche Verbesserungsprozesse. Es stellt Ressourcen für Qualitätsschulungen zur Verfügung und sieht Mechanismen zur Überwachung und Bewertung der Wirksamkeit der internen Kontrollen vor. 

Die Vorteile eines Managementsystem-Ansatzes

Die Investition in ein robustes Managementsystem bietet zahlreiche Vorteile gegenüber dem alleinigen Verlassen auf Richtlinien:

• Verbesserte Effizienz und Effektivität: Klare Prozesse und Verfahren straffen die Abläufe und sorgen für eine konsequente Umsetzung der Politik.
• Verbessertes Risikomanagement: Durch die proaktive Identifizierung und Abschwächung von Risiken im Zusammenhang mit der Umsetzung von Richtlinien gewährleistet das System ein besseres Management potenzieller Probleme.
• Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßige Überwachung und Bewertung führen zu einer ständigen Verfeinerung des Systems im Hinblick auf optimale Leistung und Anpassung an sich ändernde Bedürfnisse.
• Nachgewiesene Konformität: Ein gut definiertes Managementsystem liefert einen prüfbaren Nachweis für das Engagement eines Unternehmens bei der Lösung bestimmter Probleme und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften oder Branchenstandards.
• Stärkeres Engagement der Mitarbeiter: Klare Anweisungen und gezielte Ressourcen befähigen die Mitarbeiter, die Richtlinien effektiv umzusetzen und zur kontinuierlichen Verbesserung beizutragen.
• Zertifizierungen: Akkreditierte Zertifizierungsstellen wie Speeki Europe können Ihr Unternehmen anhand des Managementsystems zertifizieren und Konformitätsbescheinigungen ausstellen.

Schlussfolgerung: Aufbau einer nachhaltigen Kultur der Exzellenz

Eine Politik ist ein wichtiger erster Schritt, aber sie ist nur die Saat. Um einen blühenden Garten des positiven Wandels zu schaffen, müssen Organisationen ein Managementsystem kultivieren.