Das Versenden von Fragebögen an jeden Lieferanten ist keine effektive ESG-Due-Diligence

Es gibt eine sehr positive Entwicklung bei der Lieferantenauswahl und dem Onboarding: die Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung des bevorzugten Lieferanten, um sicherzustellen, dass der Lieferant bestimmte Kriterien und erwartete Verpflichtungen erfüllt. In den letzten Jahren wurde diese "Due Diligence" verbessert, um zusätzliche Risikobereiche des Lieferanten zu bewerten, einschließlich einiger ESG-bezogener Risiken wie Datenschutz, Informationssicherheit, Menschenrechte, Sanktionen, Bestechung und Umweltrisiken. Diese neue und verbesserte Form der ESG-bezogenen Due Diligence ist für die meisten Unternehmen eine hervorragende Ergänzung ihrer Auswahl- und Einführungsprozesse. Sie wird Ihnen sicherlich dabei helfen, schwache Lieferanten in wichtigen Risikobereichen zu identifizieren und Lieferanten auszuwählen, die besser zu Ihrem Risikoprofil passen. 

Teil dieses Due-Diligence-Prozesses ist eine Recherchephase, in der das Unternehmen, das den Lieferanten auswählt, Informationen über den Lieferanten sammelt. Am einfachsten ist es, dem Lieferanten einen Online-Fragebogen zukommen zu lassen. Der Umfang und die Tiefe der in Online-Fragebögen abgedeckten Themen hat exponentiell zugenommen, da immer wieder neue Bereiche in die Untersuchungsliste aufgenommen werden, die es abzuhaken gilt. Der Prozess des Versendens von Fragebögen, einschließlich der Frage, welche Fragen zu stellen sind, der Interpretation der Antworten und der Entscheidung, ob und unter welchen Bedingungen weiter vorgegangen werden soll, ist Gegenstand vieler Gespräche unter den Fachleuten für Lieferkettenmanagement und Compliance.  

Es ist zwar einfach, einen Fragebogen an jeden Lieferanten zu senden, doch müssen einige Herausforderungen berücksichtigt werden, bevor Sie Lieferantenfragebögen in Ihren Prozess der ESG-Due-Diligence in der Lieferkette aufnehmen. 

• Das Ausfüllen von Fragebögen kann für Lieferanten zeitaufwändig und teuer sein. Sie müssen unter Umständen Stunden oder sogar Tage damit verbringen, die geforderten Informationen zusammenzutragen, und müssen unter Umständen auch für die Dienste eines Dritten bezahlen, der ihnen beim Ausfüllen des Fragebogens hilft. Dies kann für Lieferanten, insbesondere für kleine Unternehmen, eine erhebliche Belastung darstellen.
• Für die Anbieter kann es schwierig sein, alle Fragen in einem Fragebogen genau und ehrlich zu beantworten. Möglicherweise verfügen sie nicht über alle angeforderten Informationen oder sie zögern, bestimmte Angaben zu machen, weil sie befürchten, dass diese gegen sie verwendet werden könnten. Dies kann zu ungenauen oder unvollständigen Informationen führen, die es den Unternehmen erschweren, die richtigen Lieferanten auszuwählen.
• Größere Lieferanten haben möglicherweise die Ressourcen, um die Fragebögen schnell und genau auszufüllen, während kleinere Lieferanten dies nicht können. Dies kann den größeren Anbietern einen unfairen Vorteil bei der Lieferantenauswahl verschaffen.
• Viele der Fragen in diesen Fragebögen sind obligatorisch, doch die darin behandelten Themen sind selten auf das Risiko des Lieferanten zugeschnitten. Die harte Arbeit einer Risikobewertung wird nicht im Vorfeld geleistet, um den Fragebogen kürzer und für den Empfänger relevanter zu gestalten. 
• In den meisten Fragen wird verlangt, dass Daten in Form von Strategien und Verfahren hochgeladen werden, doch werden diese nur selten überprüft, berücksichtigt, bewertet, beurteilt oder kommentiert. Sie scheinen eher der Vollständigkeit und der Form als dem Inhalt zu dienen.
• In vielen Fragebögen werden Informationen abgefragt, die auf der Website des Empfängerunternehmens oder in den Akten öffentlich zugänglich sind, was sowohl für das Unternehmen als auch für den Lieferanten eine Zeitverschwendung darstellt.
• Die schiere Menge an Unternehmen, die Fragebögen verschicken, und an Lieferanten, die gebeten werden, Fragebögen auszufüllen, ist mittlerweile exponentiell und führt zu unnötigen Engpässen im Onboarding-Prozess.
• Die Fragebögen sind Teil eines Forschungsprozesses zur Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung, und dem Unternehmen wird nur wenig Nutzen in Bezug auf seine Antworten und die Frage geboten, ob es Schritte oder Maßnahmen zur Verbesserung seines Risikomanagements ergreifen sollte. Es ist zu oft ein einseitiger Prozess. 

Aufgrund dieser Faktoren können Fragebögen die Lieferanten davon abhalten, sich an der Lieferantenauswahl zu beteiligen. Dies kann es den Unternehmen erschweren, qualifizierte Lieferanten zu finden, was zu höheren Kosten und qualitativ schlechteren Produkten und Dienstleistungen führen kann. 

Es gibt einige Dinge, die Unternehmen tun können, um das Auswahlverfahren für Lieferanten weniger aufwändig zu gestalten. Dazu gehören: 

• Begrenzung der Anzahl der Fragen auf dem Fragebogen - nur Fragen stellen, die für den Entscheidungsprozess wesentlich sind
• Der Fragebogen ist leicht verständlich und leicht auszufüllen - verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache und vermeiden Sie Fachjargon
• Rückmeldung an die Lieferanten - Rückmeldung an die Lieferanten zu ihren Antworten auf den Fragebogen, um die Leistung der Lieferanten in künftigen Auswahlverfahren zu verbessern
• Verwendung intelligenterer Fragebögen, die das Risiko spontan bewerten und ausgeklügelte Verzweigungsfragen verwenden, um sicherzustellen, dass nur relevante Fragen gestellt werden
• ein anderes Erfassungsmodell in Erwägung zu ziehen und Fragebögen nur dann zu verwenden, wenn dies erforderlich ist (z. B. können sie für bestimmte globale Lieferanten oder Unternehmen, die Einzelhändler oder große bekannte Anbieter sind, ausgeschlossen werden). 

Mit diesen Schritten können Unternehmen dazu beitragen, den Prozess der Lieferantenauswahl sowohl für sich selbst als auch für ihre Lieferanten effizienter und effektiver zu gestalten. Die ESG-Due-Diligence ist wichtig und wird in Zukunft unerlässlich sein, da neue Gesetze verabschiedet werden, die die Due-Diligence-Prüfung verbindlich machen. Was nicht vorgeschrieben ist, ist die Art und Weise, wie die Due Diligence durchgeführt wird. Zwar liegt ein großer Schwerpunkt auf der Verwendung von Fragebögen, doch müssen diese mit Bedacht eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass sie sowohl die Lieferanten als auch die Mitarbeiter im Unternehmen, die sie prüfen, nicht überfordern.