Implementierung eines intelligenten Whistleblowing-Programms
Wie die Harvard Business Review im Januar 2020 berichtete, kamen Forscher der University of Utah und der George Washington University School of Business zu dem Schluss, dass Whistleblowing-Programme für das finanzielle Wohlergehen eines Unternehmens entscheidend sind.ealth eines jeden Unternehmensda sie zu niedrigeren Geldstrafen, geringeren Kosten für Vergleiche und weniger Klagen wegen Verstößen gegen die Vorschriften führen. Dies gilt für alle Verstöße, von der Fälschung von Spesenabrechnungen über sexuelle Belästigung bis hin zu Verstößen gegen Rechtsvorschriften.
Unabhängig davon, ob es nun mehr Compliance-Verstöße und Straftaten zu melden gibt oder ob die Menschen heutzutage einfach eher bereit sind, sie zu melden, bleibt die Schlussfolgerung dieselbe: Ein wirksames Whistleblowing-Programm ist aus Sicht des Rufs, der Mitarbeitermoral, der Unternehmensführung, der Finanzen, der Ethik und der Vorschriften sinnvoll.
Sechs wichtige Punkte, die Sie für ein wirksames Whistleblowing-Programm beachten sollten
1. Die Prozesse für das Whistleblowing-Programm müssen angemessen und abgebildet sein
Ein Compliance-Verstoß könnte einen direkten Vorgesetzten oder genau die Mitarbeiter betreffen, die mit der Untersuchung von Verstößen beauftragt sind. Es sollten alternative Wege für die Einreichung und Untersuchung geprüft werden, vorzugsweise durch eine ausgelagerte dritte Partei, die die Informationen erhält. Eine klare und zeitnahe Bearbeitung, die Dokumentation der eingegangenen Informationen in Meldeprotokollen und regelmäßige Folgemaßnahmen sollten ebenfalls Bestandteil des Whistleblowing-Programms sein.
2. Whistleblower müssen dem System vertrauen und sich bestätigt fühlen
Sowohl das US-amerikanische Dodd-Frank-Gesetz als auch das Sarbanes-Oxley-Gesetz enthalten Bestimmungen zum Schutz von Hinweisgebern vor Vergeltungsmaßnahmen. Als Faustregel gilt, dass Whistleblowing-Programme Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower verbieten müssen. Denn um wirksam zu sein, müssen die Mechanismen zum Schutz von Hinweisgebern so überzeugend sein, dass sich die Informanten wirklich sicher fühlen, um (oft anonyme) Meldungen über sensible Themen abzugeben. Gleichzeitig sollten die in einem Whistleblowing-Programm festgelegten Verfahren dem Informanten die Gewissheit geben, dass objektive Untersuchungen stattfinden werden.
3. Die Berichterstattung sollte einfach und nach einheitlichen und objektiven Grundsätzen erfolgen
Automatisierte Prozesse und klare und präzise Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Meldung von Missständen geben den Beteiligten die Gewissheit, dass die Grundsätze des Whistleblowing-Programms eines Unternehmens in der gesamten Organisation konsequent, fair und einheitlich angewandt werden. Eine einfache Meldung in der Muttersprache des Informanten trägt dazu bei, dass die Häufigkeit der Meldungen zunimmt.
4. Der Ton an der Spitze muss klar sein und kommuniziert werden
Vergewissern Sie sich, dass die Unternehmensleitung den gesamten Prozess unterstützt und stellen Sie sicher, dass die Führungsspitze den Mitarbeitern ihr Engagement für das Whistleblowing-Programm vermittelt, einschließlich des Verzichts auf Vergeltungsmaßnahmen und der Anwendung strukturierter und einheitlicher Verfahren. Die Ernennung eines nicht geschäftsführenden Direktors, der sich für das Whistleblowing-Programm des Unternehmens einsetzt, wird von der britischen Finanzaufsichtsbehörde (Financial Conduct Authority) erwartet und ist auch in allen anderen Rechtsordnungen ein bewährtes Verfahren.
5. Alle Mitarbeiter des Unternehmens müssen eine Schulung zum Thema "Whistleblowing" erhalten.
Whistleblowing-Schulungen können in die bestehenden jährlichen Schulungen zur Einhaltung der Vorschriften sowie in die Managementschulungen integriert werden und dienen dazu, die Grundsätze des Whistleblowing-Programms eines Unternehmens zu fördern und hervorzuheben. Transparenz in Prozessen und Verfahren und deren Vermittlung durch regelmäßige Schulungen führen zu Vertrauen in das Whistleblowing-Programm.
6. Das Whistleblowing-Programm muss vertraulich, zuverlässig, sicher und geschützt sein
Datenschutz, Verlässlichkeit, Sicherheit und Schutz müssen in jedes Whistleblowing-Programm eingebaut werden, und dies erfordert zwangsläufig verschlüsselte Systeme, die Aufbewahrung aller Daten, einschließlich unbestechlicher Meldeprotokolle, und häufig KI-Technologie.
Gut konzipierte Whistleblowing-Programme helfen den Unternehmen, ihren guten Ruf zu bewahren, sich gegen behördliche Zensur zu wehren, sich vor finanziellen Verlusten zu schützen und alle Interessengruppen des Unternehmens zu beruhigen.
